内定辞退メールの極意&例文。メールと電話の使い分けにも注意!

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今、空前の売り手市場と呼ばれ、来春の新入社員の獲得活動が非常に熱を帯びています。そのため、今新卒の学生の方においては、就職活動を経て複数の内定先を確保されているというケースがも数多く聞かれています。

その一方、あなたが行ける会社は当然一社しかありません。そのため、複数内定を貰ったら一社を除き全て辞退をしなければなりません。しかし、内定辞退はどのように行うのが正しいのでしょうか。

そこで、本編では内定辞退という観点から、内定回りのマナー、コミュニケーションの方法についてご紹介させていただきたいと思います。

内定がでたら守るべきはスピード感!内定時の初動について

では、企業から内定の連絡をもらった際、内定、内定辞退に関する連絡はどのようにすればよいのかですが、その内定に対し、即返答できるのであればメールでも電話でも問題ありません。

特に内定承諾の際に関しては電話までかける必要はありません。 もっと極端な話をすれば、宛名、自身のお名前、内定承諾の意思さえ伝われば問題がないのです。

また、内定辞退を即断即決できる場合も同様です。こちらも、宛名、自身の名前、内定辞退の意思、および申し訳ないという謝罪の一言さえ入れておけば良いでしょう。

会社側から電話で内定の連絡を貰った場合、その場で自身の意思決定ができるならばそのまま口頭で伝えてしまっても問題ありません。

なぜこのようなシンプルな対応で問題ないのかと、内定に関する意思決定を即断即決してくれる新卒学生はは企業側にとって非常にありがたいからです。

どういうことなのかということですが、大抵の企業において、内定を出すときは承諾してくれたらありがたいが、辞退される可能性も十分あると考えて採用を決めています。

そのため、例外はありますが、内定承諾でも辞退でも素早く意思決定してくれるというのは企業側にとって非常にありがたいことなのです。

むしろ困るのが、意思決定を先伸ばしにするケースです。なぜなら、あなたに内定を出した段階で大事な採用枠を使ってしまっている状況なので、場合によればその期間面接ができない、内定を出したい人に内定が出せない状況になります。

従って、スピード感のある意思決定と言うのは最低限のマナーさえ備わっていればどんな方法でも問題ないと言えます。

悪いことこそ誠意を持って対応!内定辞退時のメールと電話の使いわけ

そもそも電話とメールでは持っている役割が異なります。では、どのように役割が違うのか以下でメールと電話の役割についてご紹介します。

メールの役割

メールの主だった役割については以下の通りです」

  • 記録を残す
  • 相手側の都合に関わりなく伝達できる

メールは作成に時間がかかります。そのため、スピード感の必要なコミュニケーションには向きません。また、謝罪の意など喜怒哀楽を伝えたいとき、メールのみだと無味乾燥な印象しか伝わりません。

ですので、相手に謝罪したり、熱意を伝えたりしたい場面でメールをしても、それらは伝わらないとお考えください。

その一方メールは実際に文字が残ります。そのため、約束ごとを行う際に、言った言わないという状況を避けるための記録・証明の作成や、なかなか捕まらない相手にメッセージを伝えるツールとしては非常に有用です。

電話の場合

次に電話の役割についてです。電話の主だった役割については下記3点となります

  • スピードコミュニケーションに有効
  • 感情・意志が伝わりやすい
  • 交渉ごとにも有益

上述の内容と重複しますので詳細は割愛しますが、自身の気持ちを伝えたり、文章作成をしなくていいため、即対応ができるというのがメリットです。

加えてリアルタイムで話を展開できるため、メールより交渉ごとにも向きます。ただし、フェイストゥフェイスよりはダイレクトな気持ちのやり取りができないため効力が落ちるのは難点です。

内定留保の際はメールだけではダメ!内定留保時のマナーについて

以上の点から考えると、内定留保時においては、企業側の採用機会を一時的にではありますが奪ってしまう行為になるといえます。

とはいえ、採用をされた場合受諾することを検討するのもあなたに与えられた権利ですのでその権利を放棄するべきではありません。

そのために大事なのは採用企業、および担当者に悪い印象を与えないようにしながら、確実に自身の権利を守るということが大事です。

では、どのように行うのでしょうか。結論から言えば、内定の出たタイミングで、企業側に電話をかけ、回答を待ってもらうようお願いをすることです。

また、いつまで待ってもらえるのかというところも同時に確認を行ってください。なお、一般的には回答期限については1週間程度なので、その期間を目途に待ってもらうようお願いをしましょう。

そして、こちらの回答期間が決定したら、メールでお礼と約束された期間までに回答する旨企業の採用側にメールを送りましょう。

これで双方の約束を証明することができ、回答期限について言った、言わないという状況が発生しないようになります。

ただ、社会人経験の豊富な人事採用者であれば、逆に電話で回答期限について約束した後、この期間までに回答をしてくださいという連絡をメールで送ってくれるはずですので、その場合はお礼と期限までの回答の約束について返信をしてください。

そして、この場合は内定承諾においても、辞退についても電話を入れましょう。

なぜ、電話を入れるのかというと、期限まで待ってくれたことに対するお礼の意を伝えることが重要だからです。

また内定辞退の場合は、せっかく待ってもらったのに辞退して申し訳ないという意思を伝えましょう。

実はこのような対応が必要だという明確なルールはありません。実は淡々とメールですべてやり取りをしても良いのかもしれません。

しかし、内定を承諾した方にとって入社する会社に対し、良い印象をもってもらうためにはどうすれば良いのかといえば言えば、やはり直接お礼を伝えるというのが良いです。

また、内定を辞退する方においては、自分のために行う行動だと捉えましょう。というのも、社会人の大原則として、悪いこと、言いにくいことこそちゃんと伝えましょうという大原則があります。

これは、相手に対し悪いということを誠意を込めて伝えるとかえって信頼を得られる、もしくは誠意のない対応を取った場合信頼されないということがよくあります。

そういったことを早めに認識するためにも、また社会人として働いていると巡り巡ってその時の対応が尾を引くというケースももありますのでそういった目を摘んでおくということが重要です。

とはいえ、企業人事の方も忙しいですし、あなたのために時間は取れません。そのため、その代わりの施策として電話連絡というのがベストであるといえます。

しかし、そういった人事の方は忙しいのであなたが電話をしたタイミングで不在である可能性もあります。

その場合は別の担当の方に伝言をお願いし、その後メールで内定承諾の場合はその旨を、内定辞退の場合はその旨を連絡しましょう。

これがポイント!内定辞退時のメール例文

では、内定辞退の際はどのようなメールを送付したらよいのでしょうか。いくつかのケースに分けてご紹介をしたいと思います。

内定に対し、即辞退する場合

件名:内定辞退のご連絡
本文:
○○株式会社 人事部
××様

お世話になります。今般内定の通知をいただきました、●●です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

真に申し訳ありませんが他社からの内定を受諾したいと考え、本内定を辞退させていただきたいと思います。

本来、直接お詫びを申し上げたいところではありますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご理解頂けたら幸いです。

以上、よろしくお願い申し上げます。

署名

なお、ポイントは以下の通りです。

  • 名前を名乗る
  • 内定辞退の理由を添える
  • 辞退であることを明確に伝える
  • メールでの回答となる点を謝罪する/li>

採用側としては、今後の参考として、内定をなぜ辞退されたのかという背景について知りたいと考えています。

そのため、簡単でいいので触れておくと良いです、また、辞退と明確に伝えないと自身の意思が明確に伝わらないのではっきり辞退と伝えましょう。そして、メールでの回答であることも詫びておくと心証が良いのでお勧めします。

内定に対し保留をお願いする場合

件名:内定保留に関して
本文:
○○株式会社 人事部
××様

お世話になります。今般内定の通知をいただきました、●●です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

先ほどお電話でお願いしたように、○月×日までに内定への意思表示をさせていただきたいと思いますので、
少しお時間をいただけたら幸いです

以上、お手数をおかけしますが何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

なお、こちらのポイントは、明確に期日を記載するということが重要となりますので、この点だけ忘れずに記載いたしましょう。

内定に対し保留後に内定辞退をする場合

件名:内定辞退のご連絡
本文:
○○株式会社 人事部
××様

お世話になります。今般内定の通知をいただきました、●●です。
この度は内定のご連絡、並びに回答に対し猶予を頂き誠にありがとうございました。

真に申し訳ありませんが、悩みに悩んだ結果、他社からの内定を受諾したいと考え、
本内定を辞退させていただきたいと思います。

先ほどお電話でご連絡をさせていただきましたが、ご多忙のことと伺いましたので早めの連絡が必要と考え、急ぎメールでご連絡をさせていただきました。こちらに関しても何卒ご理解頂けたら幸いです。

以上、よろしくお願い申し上げます。

署名

こちらのポイントとしては上述の内定辞退のポイントに加え、メールで連絡した理由を明確に伝えるということが重要となります。

ビジネスは気持ちが重要!マナーは大事にしよう

このように、内定辞退に関して、なぜきちんとした連絡が必要なのかというと、ビジネスとは合理性と信用を作ることで成り立っている世界だからです。そして、マナーというのは、信用を作るための行動につながってきます。

営業のお仕事は、お客さんが自社の商品やサービスをお金を出してかって貰うには、買うだけの理由と、あなたから買いたいと思う何かがほしいと感じています。

また、内勤の仕事においても、自分の仕事に協力してもらうため、ほかの方を巻き込んで仕事をしなければなりません。そのためには協力してもらう理由と、協力したいと思ってもらうことが大事です。

そして、内定回りの対応とは、社会人として必要な信用の作り方を学ぶ場になります。はっきり申し上げれば内定辞退の対応も内定をもらった後放置しても成立しないことはないです。

ただし、そのような対応をする人は社会人として不適格です。このようなマナーが守れない人は、信頼されないため、仕事が成立せず、成果を出せる人にはなることはできないでしょう。

内定を獲得された方は、自身が社会人として生きていくことの第一歩として、内定承諾に対してマナーを大事にすることは当然です。

しかし、それだけではなく、辞退する会社に対しても、人として社会人としてふさわしい対応をできるよう、辞退の連絡1つにおいてもしっかり行動していただきたいと思います。

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