就活メールの基本。この8つを守れない応募者は論外!?

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現代の就活では、企業との電話でのやりとりに加えて、メールでのやりとりが生命線です。メールの中身だけでなく、件名や署名(所属・名前)、表現にも気をつけていきましょう。

また「いつでも見られる」「いつでも返信できる」ことが重要です。

さらに、相手から見て「(社会人にしては)変わったメールアドレス/キラキラアドレス」では、相手に誤解を生じさせます。

中身だけでなく全体に注意した上で、相手と「誠実なやりとり」ができるようになるためのビジネスメールの基本を、キャリアコンサルタントが普段目にするメールで気になる点をまじえつつ、まとめてみました。

メールはいつでも見られるように

就活では、先方の企業もメールの反応を大いに気にしています。説明会や面接日程など「早いもの勝ち」という場合も少なくありません。

大学等のアドレスやフリーアドレスで登録している人も、自宅パソコンやスマホ等に転送して「いつでも見られる」ようにしておくと良いでしょう。「いつでも返信できる」ことが重要です。

そうは言っても、深夜や早朝まで「即返信」する必要はありません(逆に「その時間に起きているのか」と思われてしまいます)。

常識的な時間(イメージとしては午前9時~午後6字くらい)に、常識的レベルで返信できるよう(夜に到着したメールは翌日午前に返すくらいに)、意識しておけば良いでしょう。

飛行機や鉄道など就活の移動時間等で反応が遅れた場合は、その旨理由を書いてお詫びのメールを事後に送ればOKです。

アドレスは「変なもの」を避ける

時々アニメの主人公や好きなアイドル・ミュージシャンなどの名前をもじったようなアドレス(=キラキラアドレス)を使っている人を見かけますが、相手先企業に偏見を持たれかねません。

また、全く意味をもたないと一見で判断できる、英数字のランダムな羅列も不親切です。

フリーメールなどを活用して、就活の前に無難なアドレスを用意しておくことが重要です。

件名はしっかり書く

特にスマホでメールを送る学生・若手に見られがちなことですが、件名なしに送られてくるメールがあります。

忙しい社会人はメールの件名で仕事の優先順位を判断します。何の用件でメールを送ったのか、しっかり分かるように件名に記載しておく必要があります。

先方からのメールへの返信であれば、先方の件名を流用するのも良いでしょう。

例えば先方から「面接の日程調整について」という件名でメールが来たら、「re: 面接の日程調整について:○○大学吉田太郎」のように書くと、さらに相手に分かりやすくなるかもしれません。

末尾の所属・名前は忘れずに

これもスマホを使う学生・若手に多い例ですが、末尾に所属・名前が入っていないメールも多いものです。

友人間であればアドレスから誰からのメールか分かるかもしれませんが、公式なメールではメールの末尾に所属・名前を入れるのは必須であり礼儀です。

メールソフトの「署名」機能などを活用して、必ず所属や名前は入れるように意識しましょう。

敬語・丁寧語は普通でいい

敬語や丁寧語に馴れていない人は、過度に敬語や丁寧語を使いがちです。普段使わないような「~でございますでしょうか」や「課長様におかれましては~」というような表現は一切不要です。

基本は「ですます調」とし、敬語やマナーについては日々少しずつ勉強しておきましょう。

顔文字や記号は原則NG

友人間であれば顔文字や記号は「今の自分の気持ちや感情」を伝えるのに便利かもしれません。しかし社会人同士の公式的なメールでは、ふざけた印象を持たれます。

あなたの性格や人格、特徴などは、誤解が生じないように、面接など実際に先方と会った時にアピールすることとし、メールでは原則として礼儀正しく正確な表現をするようにしていきましょう。

返信には一言添えて

例えば、面接日時の調整に「(不)可能日」だけ書いて送ってくるような「伝達内容だけが書いてある」メールもあります。趣旨は伝わりますが、受け取ったほうは冷たい感じを受けるものです。

そういう場合は、最初に「ご連絡ありがとうございます」、そして最後に「よろしくお願いいたします」のような文章を付け加えることで、受け取ったほうも気持ちのよい文章になります。

段落・改行をつけて

スマホに慣れていると、段落も改行もなしにメールを打つ人もいます。しかし先方はほぼ間違いなくパソコンでメールを見ています。

下の例にように、宛先・内容ごとに改行を入れて「見やすいメール」を意識してください。

(株)○○ ○○様

ご連絡ありがとうございます。
面接日時の件ですが、○月○日と△日、×日は参加可能です。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

====
署名
====

社会的・公式的なやりとりはルールを守って丁寧に

就活は、結局は人と人との社会的・公式的なやりとりです。お互いの性格を良く知った友達との私的なやりとりとは、ルールが異なります。

お互いに気持ちよく就活ができるよう、先方企業へのメールは「相手への配慮」や「思いやり」を持って、そして一定のルールに従って送るように心がけましょう。

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