企業へのメールガイド。最低限のマナーと好印象な例文

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企業に初めてメールを送るときは、就活や転職活動の時が多いと思います。

どんな風に送ったらいいのか分からず、困ったことはありませんか?

企業にメールを送る際には注意しなければいけないことが多々あります。

企業ですから友人にメールを送るのとは違い、誤字がなく丁寧な言葉遣いで文章を打ちます。

用件や本文は簡潔に分かりやすくを心がけ、必ず宛名と挨拶、最後の署名は忘れてはいけません。

メールや電話は相手の顔が見えない分、文章で印象が決まることもあります。

今回は、企業へ送るメールで気をつけたいこととともに、例文をご紹介します。

就活で企業へ送るメールで気をつけたいこと

就活中に企業へ送るメールには、いくつか気をつけたいことがあります。

特に本命の企業であれば、失敗はできません。

では、どのようなことに気をつけていけばいいのでしょうか?

できるだけ返信は素早くがカギ

就職活動中には、説明会や面接の調整の件などで企業とのメールのやり取りをすることが増えます。

やむを得ない場合以外には、できるだけ早く返信することが大事です。

返信が早いことで、企業は日程の調整が早くできたり、「返信が早い=仕事も早い」と受け取られ、好感が持てます。

今は外出先でも簡単に返信することが可能ですが、早く返信することが先走り、誤字脱字や読みにくい文章になってしまったりしないよう注意しましょう。

件名には簡潔に用件を書く

件名は、一目見て本文で何を伝えたいのかわかるように書かなければいけません。

的確に一言でまとめられるようにします。

ここで件名のよい例をご紹介します。

  • 説明会の日程調整につきまして
  • 内定のご連絡のお礼
  • 面接の日程変更につきまして
  • 募集要項の給与形態につきましてご質問

など、具体的な内容を一言で記載するようにします。

本文に宛名と挨拶、最後の署名を忘れずに

本文の最初には「〇〇会社御中 〇〇部 〇〇様」と必ず会社名、部署、担当者の名前を記載するようにします。

就活中にかかわらず、入社しても取引先の方へのメールは、必ず宛名を記載することはビジネスメールの基本であります。

そのあと、

  • お世話になっております
  • この度は、面接の日程の連絡をいただきありがとうございます
  • お忙しい中、早速のご返信ありがとうございます

など、一文の挨拶を最初に入れるようにします。

そのあと、自分の名前を名乗り、最後の締めでも署名をします。

誤字なく丁寧な言葉遣いに気をつける

企業へのメールは、普段友人などと交わすメールとは違います。

丁寧な言葉遣いや語句を知っておくようにしましょう。

言葉遣いが丁寧だと、メールを読んだ担当者からは良い印象を持ってもらえます。その人の印象を決める一つのポイントです。

また、誤字には十分注意しましょう。

メールの本文が打ち終わったら、誤字がないか全文を読み返すようにすることが大事です。

分かりやすく読みやすい文章にする

メールを読んだ人が、読みにくく伝わってこない内容だとストレスになります。

メール本文を打つ時は、読み手のことを考えながら打つことを心掛けましょう。

読み手側が分かりにくいと感じてしまったら、今後の入社に関しても不安に感じてしまうかもしれません。

伝えたい内容から逸脱していないか、文章はおかしくないかなど確認してから送信するようにしましょう。

企業へ送るメール例文

では、実際にどんな風に送れば良いのか、具体的に例文にしてみます。

面接のお礼メール

〇〇会社 面接担当(部署名など) 〇〇様

お世話になっております。

本日面接をさせていただきました、〇〇大学 〇〇学部の 〇〇と申します。

本日はお忙しい中、面接にお時間を割いていただき、まことにありがとうございました。

御社の面接を受けて、御社の風通しの良い社風やチームで業績を作るということを知り、ますます御社で働いてみたいという気持ちが高まりました。

末筆ではありますが、面接のお礼をさせていただきたく、メールいたしました。

今後とも御社のご発展及びご活躍をお祈り申し上げます。

〇月○日
〇〇大学 〇〇学部 氏名
住所
携帯電話
メールアドレス

日程変更や調整に関するメール

〇〇会社 面接担当(部署名など) 〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学 〇〇学部 〇〇と申します。

この度は、面接の日程変更のご連絡をいただきありがとうございます。

ご提案にありました日程でお伺いできる日を下記のとおり、記載させていただきますので調整していただければ幸いです。

・ ○月○日(○曜日)○時〜

お忙しい中恐れ入りますが、宜しくお願い致します。

〇〇大学 〇〇学部 氏名
住所
携帯電話
メールアドレス

企業へ送るメールで印象が伝わる

メールの文章や言葉遣いで、その人自身の印象が決まることがあります。

返信が遅かったり、内容がわかりにくい文章では、採用しても今後の仕事を任せていく上で不安になります。

メールでのやり取りも、採用に響くことを十分に理解しておくことが大事です。

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