転職活動や就職活動で、企業への内定の断り方や、内定辞退するときに気を付けるべきポイントと電話、メール、直接内定辞退、または内定承諾後で内定を断るときの採用担当者への連絡方法などの注意点や、内定を断る理由の例文をご紹介します。
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▼目次
転職活動や就職活動で、内定の断り方や、内定辞退するときに気を付けるべきポイント
本命の企業以外からの内定はとりあえず「保留」にしておく
転職、就職活動では、1社だけではなく10社20社と複数企業に応募することが一般的です。そうすると第一希望の企業よりも、第二、第三希望の企業から先に内定がくる場合があるのです。
第一希望以外の企業から内定があった場合は、すぐ承諾するのではなく「保留」にしましょう。「家族と相談するので、○日間（大体1週間程が上限）までお待ち頂けませんか」など伝えることで、内定決定後に辞退するより、内定辞退しやすくなります。
出来る限り早めの電話連絡が大事
せっかく貰った内定、お断りするのであればなるべく早めの連絡が大切です。出来れば1週間以内に企業の採用担当者へ連絡しましょう。連絡する場合は、電話がおすすめです。
採用担当者が不在の場合は先にメールで内定辞退の連絡をしておき、採用担当者が戻り次第改めて電話連絡をします。メールのみでの内定辞退では失礼だと怒る企業も少なくありませんから、面倒でも電話連絡をすることで誠意を伝えましょう。
納得されやすい理由を伝える
どうして内定を辞退するのか、採用担当者が納得できる理由を伝えましょう。例えば「希望職種（業種）の内定ではなかった」、「他にやりたい仕事を見つけた」、「地元に貢献したいので」などです。
あまり詳しく話してしまうと、企業もせっかく手に入れた内定者をどうにか捕まえようと強引に連絡をしてくるでしょうから、簡潔に伝えましょう。
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電話で内定を断る（内定辞退）ときの注意点
電話連絡は10時～12時または14～17時の平日に行う
電話で内定辞退をする場合、企業に電話をかけるのは10時～12時または14～17時の間がおすすめです。大抵の企業はこの時間が就業時間だからです。土日祝日が休業日の企業もありますから、平日に電話をかけましょう。
内定辞退の謝罪を伝える
企業に内定辞退の電話をする場合、採用担当者に「内定辞退することで迷惑をおかけすること」を謝罪しましょう。「せっかく内定を頂いたにも関わらず一方的な都合により、ご迷惑をおかけして申し訳ございません」という一言があるだけでも印象が違います。
採用担当者不在の場合は用件を伝えてもらう
電話連絡をしたときに採用担当者が不在である場合、電話に出た方に内定辞退の件で電話をしたことを採用担当者へ伝言してほしい、と伝えましょう。そして改めてお話しをしたいので採用担当者が戻られたら連絡をもらえるようにとお願いしてください。
採用担当者がいなかったから内定辞退の連絡はしなくていいや、伝言を残したからこれでいい、では印象が良くありません。なるべく採用担当者に直接内定辞退の連絡をできるように配慮しましょう。
メールで内定を断る（内定辞退）ときの注意点
メール後に一応電話連絡しておく
メールだけで内定辞退の連絡をするよりも、メールの後に企業へ電話をかけて改めて電話連絡することをおすすめします。
メール連絡のみだと「失礼な対応だ」と悪印象を持たれやすく、とくに転職エージェントや大学からの紹介の場合、今後は内定辞退者が出た転職エージェントまたは大学からは一切採用しないと厳しい対応を取る企業もあるからです。
内定辞退の内容だとわかりやすい件名をつける
メールの件名を見ただけで内定辞退のメールだとわかってもらえるように、件名は「貴社内定辞退のお詫び ○○大学○○学部○○（氏名）」、「採用内定辞退のお詫び ○○大学○○学部○○（氏名）」としましょう。
「内定辞退のお詫び」の言葉の後ろに自分の大学名や学部名と氏名（転職の場合は氏名のみでも可）を入れることで、より丁寧でわかりやすい件名となります。採用担当者は1日に何十通、何百通ものメールを貰っているので、他のメールに埋もれない件名をつけるのです。
失礼にならないメール文を作成する
若者言葉を使ってのメール文はもっての他、相手企業に失礼のないような、丁寧なメール文を作成しましょう。敬語を使うことが苦手、ビジネスメールが苦手な場合は、内定辞退のメール例文を参考にしてください。
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直接、内定を断る（内定辞退）ときの注意点
相手の都合の良い日時に訪問
内定を出した企業の採用担当者に内定辞退の連絡を伝えた場合、企業へ来て直接話しがしたいと呼び出されることがあります。どうしても呼び出しを断れないようなら、またはちゃんと謝罪したいという気持ちがあれば行ってもいいでしょう。
直接内定を断る場合は、こちらの都合よりも採用担当者の都合を優先することが大事です。いつなら都合が良いか聞いて、その日時に伺いましょう。
誠心誠意謝罪する
わかりやすい嘘をつく、ふざけた態度、へらへらした表情での謝罪は採用担当者にもすぐバレます。顔を見て内定辞退するならば、低姿勢で「申し訳ございません」と謝罪しましょう。
誠心誠意悪いと思っていますという態度で内定辞退すれば、それ以上しつこくは言ってこないはずです。
詳しい理由は言わなくても良い
内定辞退の理由を聞かれても、そこまで詳しいことを話さなくても良いのです。「他にやりたい仕事が見つかったので」など、それ以上突っ込んで聞かれないような言葉で断ってください。他の内定待ちや面接予定の企業名は言わない方が良いです。
「御社で働く自信がない」と言えば「入社してみないとわからない」と納得されません。弱気な態度だと強引に内定承諾をさせらて、余計に内定辞退がし辛くなるので注意しましょう。
内定承諾後に内定を断る（内定辞退）ときの注意点
法的には辞退可能だが電話で謝罪の旨を伝えること
法的には内定を貰ったあとも、内定承諾したあとも、辞退することは可能です。内定辞退は法的には悪いことではありません。しかし企業にとって内定辞退は「お金をかけて募集したのに時間も労力も無駄になった」ことなので、謝罪の気持ちは大切です。
遺恨を残さないためにもなるべくメールではなく電話にて内定辞退を伝えましょう。内定承諾後はとくに企業もピリピリしやすいので、嘘をつかずに誠意を伝えてください。
電話連絡後に手紙で改めて謝罪する
電話にて内定承諾後の内定辞退について連絡をした後は、手紙でも連絡をしましょう。とくに大学からの紹介企業や、転職エージェント、先輩や上司など知り合いから紹介された企業の場合、丁寧な対応をすることで周りからの印象も良くなります。
罵倒、損害賠償請求されても引かない
内定承諾したのに内定辞退するなら損害賠償を請求する、と罵倒したり脅し文句を言ってくる採用担当者もいますが、そこは一歩も引いてはいけません。そもそも私達には職業選択の権利があります、それを罵倒して損害賠償請求を求めるということは「恐喝」などの脅し行為です。
「それは脅しです、警察に相談します」など強気に対応しなければ、気が弱い人なら無理やり入りたくない企業に入社してしまうことになるので、心が折れないように気を付けてください。
内定を断る場合（内定辞退）の理由の例文
他企業からの内定を貰ったことを理由とする場合
件名：貴社内定辞退のお詫び
○○会社○○課○○担当
○○（採用担当者名など）様
○○大学 ○○学部（大学生の場合は大学名と学部を入れる）
○○（氏名）です。
お世話になっております。
この度は、内定通知を頂きまして誠に有難うございます。
内定を頂きましたにも関わらず大変身勝手ではありますが、御社への入社を辞退させて頂きたくご連絡させて致しました。
内定辞退の理由は、別の企業の選考を受けており、そちらからの内定を頂いたためです。
自分の将来のことを考え、また家族にも相談するなど、慎重に検討した結果、他社へ入社することを決断致しました。
一方的な都合となり○○様には大変なご迷惑をおかけしており、申し訳ございません。
直接お伺いしてお詫びをしなければならないところですが、メールでのご連絡をお許しください。
貴社益々のご発展と、○○様、社員皆様のご多幸をお祈りいたします。
○○大学 ○○学部（大学生の場合は大学名と学部を入れる）
○○（氏名）
連絡先メールアドレス
希望する職種や業種ではなかったことを理由とする場合
件名：貴社内定辞退のお詫び
○○会社○○課○○担当
○○（採用担当者名など）様
お世話になっております。
○○大学 ○○学部（大学生の場合は大学名と学部を入れる）
○○（氏名）でございます。
この度は、貴社の内定通知を頂きまして誠に有難うございます。
内定を頂きましたにも関わらず大変身勝手ではありますが、御社への入社を辞退させて頂きたくご連絡させて致しました。
自分の適性や将来を考慮した結果、申し訳ございませんが内定を辞退させて頂きたく存じます。
貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず○○様には大変なご迷惑をおかけしており、申し訳ございません。
直接お伺いしてお詫びをしなければならないところですが、メールでのご連絡をお許しください。
貴社益々のご発展と、○○様、社員皆様のご多幸をお祈りいたします。
○○大学 ○○学部（大学生の場合は大学名と学部を入れる）
○○（氏名）
連絡先メールアドレス
他に辞退理由がある場合
件名：貴社内定辞退のお詫び
○○会社○○課○○担当
○○（採用担当者名など）様
お世話になっております。
この度貴社より内定を頂きました○○大学 ○○学部（大学生の場合は大学名と学部を入れる）○○（氏名）と申します。
先日は内定のご連絡を頂き、心よりお礼申し上げます。
内定を頂きましたにも関わらず大変身勝手ではありますが、○○の事情により、辞退させて頂きたいと存じます。
一方的な都合となり、○○様、そして面接でお世話になりました皆さま方には大変申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。
直接お伺いしてお詫びをしなければならないところですが、メールでのご連絡をお許しください。
末筆ながら、貴社益々のご発展と、○○様、社員皆様のご多幸をお祈りいたします。
○○大学 ○○学部（大学生の場合は大学名と学部を入れる）
○○（氏名）
連絡先メールアドレス
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