【例文あり】内定辞退の連絡マナー。不快感を与えない電話やメール

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就職・転職活動を進めていくなかで、家庭の事情や複数の企業から内定が決まった場合など、せっかくもらった内定を辞退しなればならないこともあるかと思います。

入社の機会を与えてくれた企業に断りを入れなければならないと考えると、申し訳なさからとても気まずい気持ちになりますよね。

しかし、企業側に何も伝えずにフェードアウトしてしまうことは、社会人として許されないマナー違反です。

内定辞退を伝えるときの基本的な対応や、電話やメールで相手に不快感を与えない断りの入れ方など、内定辞退に関するあれこれについてまとめました。

内定辞退のマナー。電話とメールでは基本的に電話がベスト

複数の企業から内定をもらい、ほかの企業への入社を決めてしまった場合や、 条件面で折り合いがつかない場合など、企業から内定をもらったものの辞退してしまうことを「内定辞退」といいます。

せっかくもらった内定を辞退するわけですから、相手を不快にさせないように配慮する姿勢が大切です。

基本的なマナーや、電話・メールで辞退を伝える方法についてご紹介します。

辞退を決めたら即連絡しよう。内定辞退の基本的なマナー

せっかくもらった内定を断るわけですから、辞退の連絡は基本的に直接事情を説明することができる電話がベストです。

やはり内定を辞退するというネガティブな内容を伝えることは、なかなか気が引けるものですよね。

しかし、「連絡しない」という選択は絶対にNGです。

内定先の企業は、あなたの入社に向けて研修プログラムを組み始めたり、専用のデスクや制服を用意するなど、さまざまな準備をしています。

なかにはあなたの採用が決まったので、募集をストップし、ほかの応募者へ不採用通知を送っている場合も。

辞退を決めたら、なるべく早めに採用担当者へ入社諾否の連絡をしましょう。

内定通知が届いてから、遅くとも2日~1週間以内の連絡が必要です。

内定辞退の連絡は、早ければ早いほど相手側に迷惑がかからないと覚えておきましょう。

採用担当者からの連絡を無視したり、何のアクションも起こさないままフェードアウトすることだけは絶対に避けてください。

内定を辞退するときは電話が基本。直接話して誠意を伝えよう

内定辞退の連絡は、基本的に電話で行ってください。

採用を担当してくれた人と辞退について直接話すことは、とても気まずいかもしれませんが、やはり一度内定を出してくれた企業への礼儀として、電話口でのお礼とお詫びの言葉は必要不可欠です。

転職などでエージェントサービスを利用した場合は、内定通知や辞退もエージェントサービス経由で行うことが多いのですが、自分から応募した企業は辞退についての連絡も自分で行う必要があります。

電話する時間帯は、相手の都合を考えて、出社前や退社後、また12~13時などお昼の時間帯は避けた方が無難です。

就業時間内であっても、作業の多い朝一番や、退社時間の直前は避けてください。

相手に余裕のある時間帯を考慮することで、誠意や謝罪の気持ちが伝わりやすくなります。

電話での第一声は、必ず「お世話になっております」という一言を付け加えましょう。

はじめに「内定の通知をいただきました○○と申します」と伝え、「採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか」と電話口に呼び出してもらいます。

担当者の方が電話口に出られた場合、先ほどと同じように「内定の通知をいただきました○○と申します」と自分の名前や所属を伝えてください。

まずは「この度は内定のご連絡をいただきましてありがとうございます」と内定に対するお礼を述べましょう。

辞退の理由については「検討の結果」など、簡単なものでかまいませんが、詳細を聞かれた場合に備えて準備が必要です。

このときだらだらと辞退の理由について話すのではなく、短い時間で完結に伝えることができるよう練習してください。

内定辞退の理由については、自分から詳細を伝える必要はありません。

担当者の方から聞かれたときのみ、正直に答えるようにしてください。

内定辞退の理由については一人ひとりちがいますが、どのような理由であってもあいまいな伝わり方にならないように「内定を辞退させていただきたい」ということをはっきりと伝えましょう。

他社への入社を決めた場合、正直に「他社の内定を受ける」と伝えてもかまいませんが、社名は出さないようにすることがマナーです。

「別の企業とのご縁をいただきましたので、他社への入社を決意致しました」と、あくまで丁寧に伝えましょう。

「給与が納得できない」「福利厚生に不安を感じる」など、本当に思っていることを伝えると角が立つ場合もあります。

このような理由の時はなるべく柔らかい表現を選び、相手に不快な気持ちを与えないよう配慮してください。

また、本当は入社したいのに、家庭の事情が突然変わってしまい辞退しなければならないような場合は、自分から正直に辞退の理由を話してみてもよいと思います。

入社の意思はあるがやむを得ない事情があったことを説明し、「機会があれば改めて選考していただきたい」と前向きな姿勢を伝えることで、再度応募しやすくなります。

辞退の理由を述べて、担当者の方がわかりましたと承諾してくれたあとは、「本来ならば直接お詫びに伺うべきところを、取り急ぎお電話で申し訳ございません」「面接で貴重なお時間を頂戴し採用していただいたにも関わらず、大変申し訳ございません」と謝罪の言葉を伝えましょう。

このように、謝罪と感謝の言葉をバランスよく使うことで、内定辞退という相手にとってネガティブな情報をスムーズに伝えることができます。

電話のマナー全般に当てはまりますが、会話が終わったあとにすぐブチっと電話を終了してしまうと、マナー違反になります。

相手が切ったことを確認してから、ゆっくり通話終了のボタンを押すようにしてください。

少しの工夫で、誠意の伝わり方は大きくかわります。

一度はご縁があった企業です。できる限りの丁寧さで対応しましょう。

メールでの内定辞退は簡潔かつ丁寧さが大切

内定辞退の連絡をしようと電話をかけても、採用担当者との時間がなかなかあわないという場合もあります。

辞退について電話で伝えられない状況なら、メールで伝えることも可能です。

この場合は「先ほどお電話にてご連絡させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼します」と、一度電話した旨を伝えることで、相手に良い印象を与えることができます。

件名には「内定辞退のご連絡」と、件名だけで内容がわかるようにシンプルに書きましょう。

本文のはじめには「株式会社○○」「人事部」「○○様」と宛名を書きます。これはどのビジネスメールでも共通の出だしです。

まずは、前述した電話口での内定辞退の連絡と同じように「この度は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます」と内定のお礼から伝えます

その後、辞退の理由を伝え「内定を辞退させていただきたくご連絡をさしあげました」と続けてください。

このとき「誠に恐縮なのですが」と前置きをすることで、結論である内定を辞退したいという内容に丁寧な印象でつなげることができます。

辞退の理由については、詳細を書かずに「検討の結果」でかまいません。

ほかにも

  • 自身の適性を改めて考えた結果
  • 自身の希望職種を改めて考えた結果
  • 自分のやりたいことについて再度検討してみた結果

など、簡潔な理由で大丈夫です。

次に、電話口での内定辞退と同じように「本来ならば直接お詫びに伺うべきところを、メールでのご連絡となることを何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます」とお詫びの言葉をそえましょう。

最後に、「面接をご担当いただいた○○様及び採用に関わってくださった皆様に心より感謝しております」と、就職・転職活動を通してお世話になったことへのお礼を伝えてください。

相手の会社の発展を願う文章である「末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます」という言葉で締めれば、きれいにまとまります。

メールでの内定辞退の連絡は、直接の電話ではなかなか伝えづらいことを、推敲を重ねて書けるというメリットがあります。

謝罪とお礼をバランスよく組み合わせ、誠意があらわれるような文章で辞退を伝えましょう。

待ってもらえる?第二志望企業の内定通知が先に出てしまった場合

第一志望の内定通知よりも先に第二志望企業の内定通知がきてしまったときは、どうすればよいのでしょうか。

本音をいえば、第一志望企業の内定通知を待ってから、第二志望の企業へ入社諾否の返事をしたいですよね。

こんなとき、焦って第二志望の企業への入社を決めたり、辞退をしなくても、丁寧に連絡することで待ってくれる場合があります。

ポイントは、「入社の意思があることが伝わるようにお願いする」ということです。

先方の都合や礼儀に配慮しながら、「お願いして待ってもらう」という姿勢で交渉をすすめましょう。

もちろん内定先の企業としては「今すぐに返事がほしい」というのが本音です。

会社にもよりますが、1週間を限度に待ってもらえることがあるそうです。

1週間以上になるようなら、最悪の場合内定を取り消されることも覚悟して交渉に臨んでください

入社承諾書を提出したあとの内定辞退について

入社承諾書という書類についてご存知ですか?

別名、入社誓約書ともよばれるこの書類は、「特別な理由がない限り、この企業への入社を約束します」という内容が書かれたものです。

入社承諾書は内定通知が届いてから自宅に届きます。

署名や捺印が必要な場合もあり、本書類やお礼状と一緒に返送する方法が一般的です。

いわゆる「内定」とは、法律的にどのような状態なのでしょうか。

少しむずかしいのですが、内定とは「双方が解約権を持つ始期つきの労働契約」です。

これは始期、つまり労働をはじめる日にち(たとえば4月1日)が決まっている契約ですが、労働者側からも企業側からもこの契約をキャンセルすることができるという意味を指します。

しかし、突然内定を取りやめにされてしまうと、困ってしまいますよね。

そのため、企業側からこの契約をキャンセルするには、労働者側に履歴書の詐称があったり、入社前に犯罪があったなど、契約の解除に値する理由が必要です。

これは、やはり雇う側が雇われる側より強い立場にあることから定められた法律です。

一方で、労働者側からのキャンセルは制約がありません。

つまり、内定が決まったあとの辞退は、雇われる側の自由に決定できるということです。

民法の627条1項に「契約期間の定めのない労働契約においては、労働者は2週間の予告期間を置けば、特段の理由を必要とせずに労働契約を一方的に解除できる」という法律があります。

正社員の採用だった場合、特別な理由がなくても2週間前の予告をしていれば契約を解除することができるという法律です。

内定が決まっているのに、そんなことをしたら損害賠償を請求されてしまうのでは?と心配になる人もいるかもしれませんが、法律で契約解除の自由が約束されているので心配は不要です。

このように、入社承諾書を提出したあとの内定辞退は可能なことがわかっていただけたかと思います。

しかし、可能だからといって、入るつもりのない会社へ入社承諾書を提出することはお勧めできません。

職業選択の自由が保障されている労働者は、入社承諾書の提出後に辞退をしても、罰則や損害賠償を請求される心配はありませんが、その企業や採用担当者、他の就活生に迷惑をかけていることも事実だからです。

入社承諾書を提出後の辞退は、企業の信頼を裏切るだけではありません。

あなたの大学のイメージが悪くなって、後輩の就職活動に悪影響を及ぼすケースもあるのです。

無駄に複数の内定をキープするようなことは、絶対に避けましょう。

入社承諾書を提出したあとの辞退は、ただ内定を辞退する場合よりも企業に対して誠実な対応をする必要があります。

メールでの連絡ではなく、必ず電話で直接謝罪しましょう。

このとき事情を聞きたいからと会社に呼び出されることもあるかもしれませんが、そこでも真摯な謝罪を繰り返しましょう。

電話のあとは、できる限り早く詫び状を手書きで作成し、採用担当者宛てに送付してください。

落ち度があるのはこちら側であるという気持ちをもって、真摯な対応を心がけましょう。

内定辞退の連絡は、誠意をもった対応がカギ

せっかく内定をもらったのに、辞退の連絡をするのは気まずくて……とずるずる返事を引きずってしまうと、企業側に多大な迷惑をかけてしまします。

内定辞退の連絡は、早ければ早いほどよいと覚えておきましょう。

入社しないと決断をしたら、すぐに辞退を連絡することが就職・転職活動のマナーです。

そのためにも内定通知のスケジュールをしっかり把握し、連絡が遅れないように徹底してください。

辞退の連絡が遅くなり、内定先の企業があなた以外の応募者に不採用の通知を出してしまうと、企業はまた新しく求人に向けて費用や時間を使うことになります。

こうなってからの内定辞退は、学生の場合、就職課に苦情が入るなどトラブルに発展してしまうこともあるので注意が必要です。

また内定辞退の理由を詳しく聞かれたときに、本当の辞退理由ではなく、いわゆる嘘の理由を伝えて辞退する人も多いようです。

嘘をつくことで角を立てずに辞退できればよいという考え方もありますが、 やはり本当の理由でないと相手に誠意が伝わりづらいというデメリットがあります。

噓も方便という言葉もありますが、基本的に嘘はよくないものです。

社会人としての第一歩を踏み出すのですから、できるだけ本当の理由で辞退を申し出ましょう。

伝えづらいときは、前述したように表現を工夫してみてください。

就職・転職活動を行ううえで、内定辞退の連絡は避けられないものです。

誠意をもったお礼と謝罪で、相手に不快感を与えないように心がけましょう。

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