転職活動の電話応対マナー。知っておかないとあ~あ、と思われる!?

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就職希望先の企業から電話が掛かってきたときや掛けるとき、緊張したことはありませんか?

電話応対の仕方は合否に直結とまではいかなくても、あなたの印象を左右する要因の一つになります。そして、当たり前のように電話応対ができたら、好印象を与えることも可能です。

この記事では電話応対での最低限のマナーと、採用担当者に好印象を与える方法や例文を紹介していますので、ぜひ読んでみてください。

電話応対の知っておきたい基本マナー

まず、はじめに電話応対の基本マナーについて紹介します。社会人として人事や採用担当者との電話にはきちんとした対応をしておきたいものです。そこで、まずは電話応対の基本マナーを紹介します。

  • 大きな声でハキハキと話すこと。
  • 電話に出たら「はい。○○です」と自分の名前をしっかり伝えること。
  • 電話を切るときは「失礼いたします」と言ってからきること。

スマートフォンで電話をする方がほとんどだと思います。スマートフォンの性能は高いですが、小さな声でゴニョゴニョと話していたら相手が言葉を聞き取ることが出来ません。

声が大きすぎても相手に迷惑をかけてしまいますが、ハキハキと話すことは常に心掛けましょう。

電話に出たときに「はい」や「もしもし」としか言わない方も多いです。知らない電話番号から掛かってきたときはしょうがないかもしれませんが、基本的には自分から名乗るようにしましょう

また、企業から電話が掛かってきたときに、まだ電話番号を登録していなかったら電話帳に電話番号を登録しておくことをおススメします。

最後に電話を切るときは、何も言わずに切るのではなく、「失礼いたします」と言ってから切るようにしましょう。

この三つは電話応対をする上での最低限のマナーです。電話が掛かってきたときには必ず実践しましょう。

企業から電話を受けたときの基本マナー

企業からかかってくる電話のほとんどは、面接日やリクルーター面談の日程の連絡です。このときの対応の仕方で不合格になることはほとんどありません。ですが、せっかくならよい対応をして好印象を与えたいものです。

ここでは企業から電話を受けたときの対応例を以下にまとめました。これを参考に、電話応対で好印象を採用担当者に与えましょう。

(あなた)はい、○○です。
(人事)お忙しいところ、恐れいります。◯◯会社人事部の○○です。面接の件でお電話いたしました。ただいま、お時間よろしいでしょうか?
(あなた)はい、問題ありません。
(人事)選考の結果、◯◯さんは一次選考合格です。おめでとうございます。ぜひ二次面接に進んでいただきたいと考えております。
(あなた)ありがとうございます。ぜひ、二次面接を受けさせていただきます。
(人事)ありがとうございます。では、面接の日程についてですが、◯日の〇時からのご都合はよろしいでしょうか?
(あなた)申し訳ありません。あいにく、そちらの日程は都合が悪く、参加できません。誠に恐縮ですが、他の日程をお願いできますでしょうか。
(人事)わかりました。では、◯日の○時からはいかがでしょうか?
(あなた)はい、そちらの日程でお願いいたします。
(人事)では、◯日の○時に東京本社ビルの受付までお越しください。
(あなた)かしこまりました。◯日の○時、東京本社ビルですね。
(人事)何か質問はございませんか?
(あなた)いえ、特にございません。
(人事)では、当日お待ちしています。○○さんとお会いできるのを楽しみにしております。
(あなた)はい、よろしくお願い致します。本日はお電話いただき、ありがとうございました。では、失礼いたします。

上記のやり取りが一般的なものとなります。このように手際よく電話応対ができたら好印象を与えること間違いなしです。

電話を受けるときの注意事項

先述したようなやり取りを自然に出来れば、電話応対に問題はないでしょう。企業からの電話はこちらが準備していないときでも急に掛かってくるときがあります。

そこで、以下の二点に注意するようにしましょう。

  • 筆記用具とメモを用意すること。
  • なるべく静かな場所に移動すること。

筆記用具やメモの準備については企業側から確認されることもありますが、言われなくても自分から用意するように心掛けましょう。

また、外出時に電話を受けた際はなるべく静かな場所に速やかに移動しましょう。もし、電車内等で電話が掛かってきたときは出ないのも一つの作戦です。

周りがうるさくて声が聞こえないからと、スピーカーフォンにすることも避けましょう。多少相手の声は聞きやすくなるかもしれませんが、相手に騒音が届いてしまいます。

電話に出なかったからと言って、それがその場で評価に関係することはありません。静かな場所に移動してから電話をかけ直しても構いません。

企業に電話をかけるときの基本マナー(質問事項編)

電話が掛かってきたときの対応は理解できましたか。次はこちらから電話をかけるとき(質問事項)の基本マナーについて説明します。

不用意に電話を掛けることはおススメできませんが、選考に向けて改めて確認・質問したいことがあったら電話をするべきです。

そこで、電話を掛けるときの一般的な流れを以下にまとめたので参考にしてください。

(あなた)お忙しいところ失礼致します。私、◯◯株式会社(○○大学)の○○と申します。
(企業)お世話になっております。どういったご用件でしょうか。
(あなた)恐れ入ります。選考についてお伺いしたいことがあり、お電話致しました。人事部の○○様にお取次ぎいただけないでしょうか。
(企業)かしこまりました。少々お待ちください。
(あなた)ありがとうございます。
人事部登場
(人事)お待たせいたしました。人事部の○○です。
(あなた)お忙しいところ、失礼いたします。私、◯◯株式会社(○○大学)の○○と申します。
選考についてお伺いしたいことがx点あります。ただいま、お時間よろしいでしょうか。
(人事)大丈夫ですよ。どうしましたか?
(あなた)あらかじめ準備しておいた質問をする。
(人事)質問に答える。
質問が終了後
(あなた)お忙しいなか、ありがとうございました。○月○日の選考の際はよろしくお願いいたします。
(人事)いえいえ。○○さんに選考で会えるのを楽しみにしています。
(あなた)本日はありがとうございました。失礼いたします。

上記のやり取りが一般的な流れになります。人事部の方は貴重な時間を割いて応対してくれているということを忘れずに質問をしましょう。

電話を掛けるときの注意事項

こちらから電話を掛けるのは緊張しますよね。電話を掛ける上で留意したいことを以下にまとめました。参考にしてください。

  • 人事の方が忙しい時間帯、お昼休みは避けること(9時から10時、12時か13時、17時から19時)。
  • 担当者が不在のときは、用件と取り次いで欲しい相手(部署・名前)を言うこと。
  • 日時や場所など重要な事項は復唱して確認すること。
  • 最後にもう一度重要事項は確認し、お礼を言うこと。

人事の方は志望者からの質問を面倒くさがる人はいません。ただし、基本的なマナーを守れていないと悪い印象を与えてしまいます。

きちんと正しいマナーを身に付け、疑問点を解決するために電話を利用しましょう。

企業に電話をかけるときの基本マナー(選考・内定辞退編)

なんならかの事情で選考もしくは内定を辞退しなければならないとき、どうすれば良いのか悩みますよね。

どちらの場合も辞退をすると決めたら、速やかに連絡するようにしましょう。詳しい事情は話さなくとも、早めに連絡をいれることでお互いにギクシャクすることを防ぐことが出来ます。

選考辞退をしたいとき

選考辞退をしたいときは当日など急な場合以外はメールでの連絡で問題ありません。メールでの連絡をした後、電話で連絡をいれたら丁寧な印象を与えることもできます。

他の会社に内定をもらい、選考を辞退したいと思ったら、早めに連絡することを心掛けましょう。面接や説明会のドタキャンは社会人として絶対にしてはいけません

内定辞退をしたいとき

内定辞退をしたいときはメールで済ませるのではなく、電話をすることをおススメします。もちろんメールでも構いませんが、何かそっけない印象を与えてしまうのも事実です。

いつ、どんなところで相手企業と縁があるかわからいので、電話で丁寧に辞退を申し込みましょう

内定辞退の理由は聞かれなければ詳しく答える必要はありません。ですが、企業側も今後の参考にといろんなことを聞いてきます。

全て丁寧に答える義務はありませんが、差し支えない程度に答えるのも良いかもしれません。

企業側はあなたと一緒に働きたいという思いで内定を出してくれています。こちらからすればいくつかある内定のうちの一つかもしれませんが、企業側の思いを無下にしないためにも最後まで真摯に対応するようにしましょう

▼詳しくはこちらの記事でも解説しています
内定辞退の電話。きれいに理由と誠意が伝わる電話のポイント&例文

就職活動における電話応対の重要さについて

就職活動では企業の人と話す機会がたくさんあります。電話応対の仕方であなたがどういった人間なのか自然と評価されています。

その評価が直接選考に関係することはないかもしれません。ですが、面接前に電話応対がしっかりしていた○○さんと電話応対がなっていなかった○○さんとでは面接に臨む前から抱かれている印象が異なります。

電話応対は日程や会場を聞くだけの作業ではありません。相手とコミュニケーションを図る大事な場面です。

堅すぎる言葉で話す必要はありませんが、丁寧な言葉と姿勢での電話応対を心掛けましょう

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