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会社を休む欠勤メールの件名、注意点、例文【取引先・上司・私用・熱】

会社を休むことを連絡するときのメール送信マナー、注意点、欠勤メールの件名や会社を休むことを連絡する欠勤メールの例文(取引先、上司、私用、熱などの体調不良)をご紹介します。返信が来たときはどうすれば良いのか、LINEで連絡してもいいのか、電話で連絡する方が丁寧なのか悩んでいる社会人は必見です。

会社を休むことを連絡する欠勤メールの件名はどうすれば良い?

会社を休むことを電話ではなくメールで連絡する場合、メール本文を開かなくとも緊急性が高く、どのような内容なのか、そして誰から送られてきたのかがわかる件名をつけて送ることがマナーです。

例えば「【勤怠連絡】体調不良により本日欠勤致します 営業企画部○○(氏名)」とします。勤怠連絡の部分は「欠勤連絡」に変えてもいいでしょう。

直属の上司または所属部署へ欠勤メールを送る場合、送信者のメールアドレスが登録されていれば「誰からの欠勤メールか」がわかります。しかし総務部などの普段関わりの薄い相手へ欠勤メールを送るなら、必ず誰からかがわかるようにしなければいけません。

緊急性が低い、または送信者が誰かわからない場合はメールに気づいてもらえない事もあり得ます。そうすると無断欠勤しているつもりはないのに結果的にそう捉えられてしまう場合もあるので、件名にも気を遣いましょう。

LINEで連絡する場合は、冒頭に「【勤怠連絡】体調不良により本日欠勤致します 営業企画部○○(氏名)」と入れておくことですぐにどのような用件かがわかります。

 

会社を休むことを連絡する欠勤メールを送るときの注意点

メール連絡が浸透していない会社なら電話連絡する

欠勤を当日にメールで連絡するなんて非常識という会社もありますし、そういった考えをもつ上司もいます。その場合は電話で欠勤を伝えましょう。

欠勤メールを嫌がる上司の場合、LINEで連絡することにも拒否感を覚えると懸念されます。仕方ない理由があっても良い顔をされない欠勤ですから、少しでも心証を良くするために、なるべくLINEで連絡するのは控えてください。

ただし、上司が不在である場合は緊急性を考え、欠勤メールを送ったあとに改めて電話で連絡すると丁寧な印象になります。

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欠勤メールを送信する相手は直属の上司と欠勤日に予定のある相手

会社自体で「欠勤などの勤怠連絡は全て総務部に連絡する」と規定があるなら、その通りにします。しかし一般的なマナーでは、欠勤の連絡は直属の上司、所属部署の上司に行います。

欠勤日に取引先や顧客との約束があるなら、そちらへも面談のキャンセルと次の面談日についての相談を送っておきましょう。

 

当日休むなら約束の時間または始業時間までに送信する

当日会社を休むなら、始業時間を過ぎてから、もしくは始業時間ギリギリに欠勤メールを送ってしまうと場合によっては相手がメールに気づかないこともあります。始業時間の1時間前には欠勤メールを送信しておきましょう。

取引先とのアポがある場合も、約束の時間の数時間前、できれば取引先会社の始業時間前には必ず連絡を入れておきましょう。

 

内容は5W1Hを参考にメール文を書く

欠勤メールの内容は、5W1Hを基本としましょう。5W1Hとは「いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」という5つのWと1 つのHによる情報伝達のポイントです。

5W1Hを参考に欠勤メールを書くと、「今日(いつ)・体調不良で(なぜ)・欠勤します、明日出勤予定です。(なにを)・本日予定○○の件は、先方に延期の連絡をしております。(どのように)・営業企画部(どこで)・○○(だれが)」です。

いつ休むのか(当日の今日か後日か)、どんな理由なのか(体調不良や忌引き)、次はいつ出勤できるか、そして欠勤日の仕事の予定はどうなっているか(引継ぎはできたか、緊急の仕事はどうなっているか)、誰からの欠勤メールなのか部署と氏名を入れます。

LINEで欠勤の連絡をする場合も同じです。簡潔に「なぜ休むのか、予定はどうするか、次はいつ出勤するか」などを書きましょう。

 

欠勤メールに返信が来たとき

欠勤メールを送ったあと、またはLINEで連絡後に、相手から「わかりました」など返信がきたとしましょう。その場合は、欠勤して申し訳ない気持ちを伝えましょう。

場合によっては「詳しい症状を知りたい」、「○○の仕事について」など質問が来ることがありますから、可能ならば答えられる範囲で答えてください。

また、相手から送信されたメールへ返信する場合、件名に「Re:」がつきます。ソフトによっては「Re:」を削除して返信するとメールのツリー構造が崩れて、どのメールへの返信なのかわかりにくくなるので、「Re:」をつけたままでもマナー的に問題ありません。

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会社を休むことを連絡する欠勤メールの例文

取引先に送るメールの場合

例えば事前に休むことが決まっているならこのような例文になります。

件名:【休暇のご案内】○月○日より○月○日まで

○○株式会社 ○○部

○○様

拝啓○○の候 貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

私事で恐縮ですが、来たる○月○日より○月○日まで休暇を取得させて頂きます。

当該期間につきましては弊社 ○○が対応させていただきますので、宜しくご協力をお願い申し上げます。

担当者○○が不在の際には、弊社○○課○○がご用件をお受け賜りますのでお申し付けください。

○月○日より○月○日担当者○○メールアドレスは○○です。

担当者不在の際のご連絡先は○○です。

尚、○日より通常業務の任務に就きますので、従来同様のご愛顧をお願い申し上げます。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫び申し上げます。

○○株式会社 ○○課

○○(氏名)

当日欠勤する場合、取引先との面談をキャンセルまたは延期するなら以下のような例文となります。

件名:【日程変更のお願い】○月○日お打合せの件

○○株式会社 ○○部

○○様

いつもお世話になっております。

株式会社○○ ○○部○○(氏名)です。

先程、○○様へお電話させて頂きましたがご不在とのことでしたので、メールにてご連絡させて頂きます。

本日○月○日○時から予定しておりましたお打ち合わせの件ですが、大変申し訳ありませんが○○(体調不良や忌引きなどの休む理由)により、下記日程のいずれかにご変更頂くことは可能でしょうか?

日程候補を記載

上記いずれの日程も変更が難しい場合には○○様のご都合のよろしい日程をお教えいただければと思います。

ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。

何卒宜しくお願い申し上げます。

○○株式会社 ○○課

○○(氏名)

 

上司に送るメールの場合

上司へ後日欠勤(有給申請)する旨のメールを送る場合は以下のような例文となります。

件名:【勤怠連絡】有給休暇取得の件 営業企画部○○(氏名)

○○課○○部長(または有給休暇取得担当宛)

お疲れさまです。

○○課○○担当の○○(氏名)です。

有給休暇取得申請の件でご連絡致しました。

有給休暇取得日

日時:○月○日(曜日)

理由:○○(結婚式出席など)のため、年次有給休暇を取得させて頂きます。

現在携わっている○○の業務には支障がないようにしっかりと引継ぎを行います。

ご迷惑をお掛けして申し訳ございません。

何卒よろしくお願い申し上げます。

○○部

○○(氏名)

 

私用で休む場合

当日に私用(忌引きなど)で休む場合は以下のような例文となります。

件名:【勤怠連絡】忌引き休暇取得の件 営業企画部○○(氏名)

○○課○○部長(または休暇取得担当宛)

お疲れさまです。

○○課○○担当の○○(氏名)です。

忌引き休暇を致したく、ご連絡致しました。

内容は以下の通りです。

期間:○年○月○日~○年○月○日(○日間)

理由:祖父(自分から見た故人の続柄)の葬儀準備・後片付けのため

葬儀の場所、日時は○○です。(場合によっては勤務先から香典が出されることがあるため記載しておくのも可)

○日には出勤できる予定です。

現在携わっている○○の業務には支障がないように○○さんへ引継ぎをしております。

急なご連絡となり、ご迷惑をお掛けして申し訳ございません。

何卒よろしくお願い申し上げます。

○○部

○○(氏名)

 

腹痛、熱、風邪など体調不良で休む場合

上司へ当日欠勤する旨のメールを送る場合は以下のような例文となります。

件名:【勤怠連絡】体調不良により本日欠勤致します 営業企画部○○(氏名)

○○課○○部長

○○課○○担当の○○(氏名)です。

突然の連絡にて恐れ入りますが、昨晩より体調が悪く、激しい腹痛により出社することが難しい状況です。

療養させて頂きたく、本日○日はお休みを頂いて宜しいでしょうか。

明日には出勤できる予定です。

A社との面談の件は○○さんへ引継ぎをしております。

また、急ぎの連絡は携帯電話、メールにて対応致します。

ご迷惑をお掛けして申し訳ございません。

何卒よろしくお願い申し上げます。

○○部

○○(氏名)

 

病院に行く必要があり休む場合

当日体調不良により病院へ行く必要があり欠勤する場合は以下のような例文となります。

件名:【勤怠連絡】体調不良により本日欠勤致します 営業企画部○○(氏名)

○○課○○部長

○○課○○担当の○○(氏名)です。

突然の連絡にて恐れ入りますが、昨晩より体調が悪く、熱が40度あり出社することが難しい状況です。

インフルエンザの恐れがあるため、通院の上、療養させて頂きたく、本日○日のお休みを頂いて宜しいでしょうか。

詳しい状況は症状が落ち着き次第、折り返しこちらからご連絡させて頂きます。

A社との面談の件は○○さんへ引継ぎをしております。

また、急ぎの連絡は携帯電話、メールにて対応致します。

ご迷惑をお掛けして申し訳ございません。

何卒よろしくお願い申し上げます。

○○部

○○(氏名)