会社を休む欠勤メールの例文。次の出勤日が憂うつにならない文章とは

4 コメント
twitter
はてな
facebook

社会人になったら、日頃から自分の体調管理をしっかりして風邪を引いたりしないように心がけておくことは大切です…が!

そうはわかっていても、風邪が流行していれば感染してしまうことだってありますし、どうしても休まなければならない日だってあるでしょう。

会社を休む時、どのようなメールで連絡をすればいいのかについて解説します。次の出勤が億劫にならないような、会社に悪い印象を与えてしまわないような文章をいっしょに考えましょう!

会社を休むことの心配よりも、早く会社に休む旨を伝えることが大事

例えば…ただの風邪で会社を休むのは社会的にどうなのか、そう考えるあなた。

風邪を引いてしまったりして体調不良になってしまうのは、いくら気を付けていても仕方がないことですよね。

「このまま風邪で会社を休むのは会社の人たちに申し訳ないから、無理をしてでも行くべきだ」と考える人もおられるでしょう。

実際に明らかに体調不良なのに、無理矢理会社に出てきている人って結構いたりするんですよね。

でも、この行動は会社からしてみるとどうなんでしょうか。体調不良でも、それをおしてでも会社に頑張って来てくれるその姿勢自体は立派です。

しかし、そのように体調不良なのに会社に出てきたところで、業務ができなかったりすれば周りの人たちに迷惑をかけてしまうことになるでしょう。

さらに、風邪などで休む場合にはウィルス周りに撒き散らしてしまう可能性も大なのです。

もしインフルエンザだったりする場合、会社内で集団感染が起こってしまう可能性も、ゼロではありません。

高熱が出ている場合などには、決して無理をして出勤をしてはいけないのです。

ですから、会社としては体調がおもわしくないのに無理矢理にでも仕事をしに来るのはあまり良くないこと…だと言えるでしょう。

やはり仕事は元気で体力が万全の時だからこそ、できることだということですね。

でも、理由は体調不良だとしてもいきなり会社を休むということはどうしても周りに迷惑をかけてしまうことになってしまいます。

しかし、それについてあれこれ思い悩んでも仕方がありません。まずは早急に会社に休むことを連絡することを考えましょう。

始業時間ギリギリになってから連絡したのでは遅すぎます。

それこそ周りに迷惑をかけてしまうことになるので、遅くとも始業時間の一時間前までに連絡をするようにしましょう。

会社への連絡は電話が基本。それでもメールをする際に気を付けておきたいこと

そもそも会社を休むことをメールで連絡するのは、社会人のマナーとしてはどうなんでしょうか。

今はSNSが普及していることもあり、電話以外でも連絡を付けることが普通になっています。

しかし、会社を休む時に連絡手段として使うのなら、メールは本来のマナーとしてあまりオススメはできません。

メールだとちゃんと読んでくれているかも分かりませんから、確実なものではないのです。

ラインなどのSNSなら既読の文字は付きますが、相手がちゃんと読んでくれたかどうかは分かりません。ページを開いただけでも既読になりますからね。

会社に電話しても繋がらなかった場合

朝会社に連絡しても上司や同僚などが誰もいないことがあります。そのような時には上司や同僚の携帯電話に直接電話をすることになるでしょう。

朝の通勤時間はとても忙しく、電話に気づかないことも多いと考えられます。もし連絡が付かなかったとしても、何度も電話をするのは止めておいたほうがいいです。

そしてその場合には電話ではなく、メールを使って連絡をした方がいいでしょう。

とりあえずメールで連絡をしておいて、後からまた電話で自分の言葉で謝罪をいれておくのがやはり社会人としてのマナーだと言えますね。

体調不良によって声が出ないとき

体調不良や風邪を引いた時には、声が出ないときもあるでしょう。そんな時に電話してもこちらの話の内容もうまく伝わらず、上司に迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。

そんな時にはメールの文面に声が出ないので電話ができないことを記載しておくといいですね。

基本的には、なるべく自分の声で話せるほうが「会社を休んでしまって申し訳ない」という気持ちと誠意が伝わりやすいということを覚えておきましょう。

メールで休みを連絡する時に気を付けたいこと

それでは会社を休むメール内容は、具体的にどのようなものにすればいいのでしょうか。

体調が悪いからといって、適当なメールを送ってしまっては絶対にいけません。メールで会社を休む連絡をすることになったのなら、気を付けておきたいことがあります。

まず休んだことを、上司や他の社員に対して謝罪をする

体調不良は仕方がないことではありますが、自分が仕事を休んでしまうことでどうしても周りに迷惑をかけてしまうことは分かっていますよね。

ですから、まずは仕事を休んでしまうことを上司や他の社員、または同僚にメールで謝罪をする必要があるでしょう。

内容としては「休ませてください」ではなく、「休ませていただきたいのですが」と懇願をする形にすると印象が良くなります。

とにかくきちんと当日分の引き継ぎをする

自分が突然休んでしまうことで、その日にする予定だった仕事が滞ってしまうことになります。

クライアントに会う予定があったのなら必ず日にちを変更してもらう旨を伝えなければなりませんよね。

さらに、何か書類を送らなければならなかった場合には同僚にその作業をお願いすることになるかもしれません。

その場合にも同僚にお願いメールを送らなければなりません。その内容も、相手の気分を悪くさせないようにしておかなければいけません。

もちろん同僚に助けてもらったら、後日元気になってからお礼をすることを忘れないでください。

メールの件名には、会社を休むことが一目で分かるようにする

会社を休むメールは忙しい朝の時間帯に送るわけですから、件名には気を付けなければいけません。

自分の名前を書いたりするのではなく、会社を休むことがパッと見て分かるようにしておく必要があるでしょう。

そのためオススメな件名としては、「勤怠連絡」という文字を入れたり「本日体調不良により欠勤させていただきます」などでしょう。

今日は会社を休むということが分かるようにしてください。早くメールを見てもらうために工夫することが大事なんです。

5W1Hを意識してメール文を書く

欠勤メールの内容は、5W1Hを基本としましょう。

5W1Hとは

  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • だれが(Who)
  • なにを(What)
  • なぜ(Why)
  • どのように(How)

という5つのWと1 つのHによる情報伝達のポイントです。

5W1Hを参考に欠勤メールを書くと、

  • 今日(いつ)
  • 体調不良で(なぜ)
  • 欠勤します、明日出勤予定です。(なにを)
  • 本日予定○○の件は、先方に延期の連絡をしております。(どのように)
  • 営業企画部(どこで)
  • ○○(だれが)

となります。

  • いつ休むのか(当日の今日か後日か)
  • どんな理由なのか(体調不良や忌引き)
  • 次はいつ出勤できるか
  • 欠勤日の仕事の予定はどうなっているか(引継ぎはできたか、緊急の仕事はどうなっているか)
  • 誰からの欠勤メールなのか部署と氏名

を入れます。

LINEで欠勤の連絡をする場合も同じです。簡潔に「なぜ休むのか、予定はどうするか、次はいつ出勤するか」などを書きましょう。

欠勤メールに返信が来たとき

欠勤メールを送ったあと、またはLINEで連絡後に、相手から「わかりました」など返信がきたとしましょう。その場合は、欠勤して申し訳ない気持ちを伝えましょう。

場合によっては「詳しい症状を知りたい」、「○○の仕事について」など質問が来ることがありますから、可能ならば答えられる範囲で答えてください。

また、相手から送信されたメールへ返信する場合、件名に「Re:」がつきます。ソフトによっては「Re:」を削除して返信するとメールのツリー構造が崩れて、どのメールへの返信なのかわかりにくくなるので、「Re:」をつけたままでもマナー的に問題ありません。

会社休みをメールで報告する場合の例文

それでは、上記の事を踏まえながら会社休みをメールで連絡する場合の例文を作ってみましょう。

◇◇課◯◯様

おはようございます。お忙しい時間に失礼いたします。◇◇課の◯◯です。

突然の連絡、申し訳ございません。昨晩から私の体調が急に悪化し、本日になっても症状が良くならず高熱が出ていて立ち上がれない状態です。

本日◯日は療養させていただきたく、お休みを頂いてもよろしいでしょうか。

メールは随時確認しておりますので、急ぎの用件があればご連絡していただければと考えております。

本日クライアントに連絡する必要のある内容については、これから◯◯さんに引き継ぎをさせてもらう予定です。

皆様には大変ご迷惑をおかけしてしまいます。恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

◇◇課 ◯◯

今日会社を休むことと、本日の仕事内容が引き継ぎ予定であることを伝える必要があります。

さらに仕事を休んでしまって申し訳ない、という気持ちがメール文面で伝わるようにしてください。

同僚に仕事でのサポートをお願いする場合に送るメールの例文

当日に何かの書類を送らなければいけない場合には、同僚に仕事のサポートをお願いすることになります。

その場合にもやはり早めの連絡が必要になります。こちらも最初にするべきなのは電話で、繋がらない場合にはメールを送るようにしましょう。

メールの件名としては、【サポート業務のお願い】などにすると分かりやすいです。同僚へ送るメールの例文はこちら。

◯◯様

朝早くから失礼します、◯◯です。突然のメールすみません。

本日私は体調不良にて、休みをいただくことにさせていただきました。皆さんには多くの迷惑をかけてしまい、本当に申し訳なく思っております。

◯◯さんにお願いがあるのですが、私の机の一番の右側上の引き出しの中にある◯◯様宛の書類に宛名を記入し、封筒に入れて提出してはいただけないでしょうか。

お忙しい中仕事を増やしてしまい大変恐縮なのですが、何卒よろしくお願いいたします。

メールは随時確認しておりますので、何かありましたらご連絡していただければ幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

このあと、電話で連絡しておくと尚いいですね。自分ができない仕事をお願いさせてもらうわけですから、「申し訳ない」という気持ちがよく伝わるようにしましょう。

メールでの欠勤連絡がダメな会社もある

会社によって細かい規定があるので、休む場合のマニュアルが決められている場合もあります。

そのマニュアルの中で「◯時までに電話をするように」と記載されているなら、メールでの連絡はマニュアル違反になってしまうでしょう。

その場合には、会社で決められている通りにそれを守って電話で連絡をするようにしてください。

会社を休む時にはとにかく印象よく、を常に意識するようにする

会社を休む時には、必ず上司や同僚に連絡をしなければいけません。その時に気を付けておきたいことはこちらでした。

  • 連絡の優先順位は電話→メール
  • 始業時間の一時間前までに連絡をする
  • 休みを連絡するときの内容にはしっかりと気を付ける(懇願するように)
  • サポートを頼む同僚に対しても、きちんと考えて文章を作成する

体調が悪いときには熱もあったりして頭がボーッとしてしまうかもしれませんが、社会人として最低限のマナーをおさえておきましょう。

日頃から帰宅するときには仕事を整理しておくように心がける

なるべく体調を崩さないようにと気を付けていたとしても、いきなり会社を休まないといけないような事態になることはあります。

そんな時に自分の仕事がまとまっていないと、同僚に仕事を頼むことも大変になってしまうでしょう。

結局仕事を頼まれた同僚が資料探しをしたりしなければならなくなり、余計な仕事が増えてしまうことになるのです。

そうならないためにも、毎日帰宅するときには綺麗に書類などを整頓しておくようにしましょう。誰が見ても分かるようにマニュアルを作っておくとさらに安心できますよね。

紙の書類ならファイルに分けて入れておくことができますし、パソコンのデータならばフォルダに分けて分かりやすく件名などを付けておくとさらに親切です。

日頃から資料をきちんと整理しておくことで、もし何か急なことがあっても対応してもらうことができますよね。

誰が見ても分かりやすくなっているか、同僚などにチェックしてもらうこともオススメですよ。

お互いに助け合いができる環境作りをしておく

やはり、人間ですから体調を崩してしまうこともあります。そのような時に快く助けてもらえるように、日頃から良好な人間関係を作っておくことは大事です。

もちろん同僚が急に会社を休むことになった場合にも、できる範囲でフォローしておげるようにしましょう。

日頃から人間関係がうまくいかずに悩んでいる場合はどうでしょうか。

会社を休んだ時にも何かを頼めるような環境ではないと感じているなら、転職をすることを考慮する必要があるかもしれませんね。

やはり会社の人間関係が悪いと、どうしても働きにくくなってしまいますから。

会社を休むメールをする時には、マナーをしっかりと意識した内容にする

体調不良などで会社を休まなければならなくなった時には、まず電話で連絡をするようにしましょう。

電話で連絡ができない時や声が出ないときには、その旨を伝えてメールでの連絡を行うことができます。

メールで連絡をする場合にも、印象が悪くならないようにしっかりと注意して文章を作るようにしましょう。

bg
あなたの性別は?
  • DODA 第二新卒歓迎!働きながら業界トップレベルの技術を学ぶモノづくりエンジニア募集
  • リクナビNEXT 約8割が未経験からのスタート!大手商社でグローバルに活躍できる人材を募集中!
  • マイナビ転職 女性の働きやすさ抜群!有給消化率98%の有名メーカーで事務スタッフを募集中
  • エン転職 フレックス制で自由な社風!未経験者OK!平日夜・土日面接OK
  • @type 残業月20h未満/年休125日/定着率95%【入社祝金アリ】
11月16日 16:55 求人更新
4 コメント
twitter
はてな
facebook

みなさんのコメント

  • 30台

    読んでて気持ち悪くなってきた。
    風邪で休むくらいで色々気にし過ぎ。
    高熱出てる時にこんなんやってられんでしょ、休ませろよ。

  • 長いんだよ 本題とかけ離れた事ばっかり書きやがって

  • こんなぐちゃぐちゃやってられるなら休むほどじゃないよね
    元気で頭の回転がよろしい体調不良だこと

  • 匿名

    普通は会社で連絡フロー決まってるでしょ

あなたもコメントどうぞ!

pagetop