この記事の専門家

矢次 信一郎　ファイリング研究室コンサルタント

株式会社キングジム

製造業の現場向けスローガンに「5S＝整理、整頓、清掃、清潔、しつけ」があります。実践すると生産性が高まる、というもので、近年はオフィスでも5Sを実践しようという取り組みが広まってきています。

もちろんオフィスでも整理整頓は重要です。しかし「常識的にはわかっているが、気付くとデスク周りがゴチャゴチャになってしまう」という人も少なくありません。

しかし！実は、整理整頓はコツさえつかんで実践すれば、簡単にデスク周りをスッキリさせることができるんですよ。

今回は、オフィス文具のパイオニアで、日本のオフィスに「ファイリング」の文化を定着させた「株式会社キングジム」のファイリング研究室コンサルタント・矢次信一郎さんに、デスク周りの整理整頓のコツを教えていただきました。

株式会社キングジム ファイリング研究室コンサルタントに整理整頓のコツを聞く！

1927年の創業以来、ファイルと電子文具を生産・販売している、オフィス文具・電子文具のパイオニアである株式会社キングジム。

「ファイリング研究室」では株式会社キングジムが長年かけて研究・開発してきたファイリングスキルをもとに、オフィスのファイリング構築のサポートをおこなっています。

今回は、デスク周りの整理整頓術について、ファイリング研究室コンサルタントの矢次さんにそのコツを伺ってきました。

デスク周りを整理整頓するポイント1．デスクの上を「物置」にしない

デスク周りを整理整頓するポイントのひとつ目、「デスクの上を物置にしない」ということですが‥

わかってはいても、ついつい物であふれてしまうんです！具体的な取捨選択の方法はありますか。

整理整頓を紐解いていくと、整理とは不要なモノを捨てること、整頓は必要なモノを誰もがすばやく探せる状態にすることと言えます。

つまり、整理整頓の一歩目はまず「捨てる」ことです。

しかし、捨てる、捨てないの判断が難しい人もいらっしゃるかと思います。そこでまず始めに試していただきたいのが「見極めBOX」を使う方法です。

準備するものは、物をどさっと入れられる段ボール箱だけ。

机の整理をしているとき、手に取ったものが必要かどうかを判断し、不要品はゴミ箱へ、迷ったものは「見極めBOX」へ入れておきます。

見極め期間は1週間でも1ヶ月でも構いません。必要になった時にBOXから取り出し、一度使用したものは机に正規のスペースを作って収納します。

そして期間が終了した時、見極めBOXに入っていたモノ、つまり取り出さずに終わるモノはほとんど使用する機会が無く「不要」であると判断できますので、残ったものは捨ててください。

誰にでもすぐに実践できる方法です。ぜひ試してみてください。

「見極めBOX」を使用した不要で捨ててしまっていいものの選択の仕方、たしかに誰でもすぐに試せますね。しばらく使わないままのものって、意外に多くある気がします。さっそく実践してみます！

デスク周りを整理整頓するポイント2．モノの置き場所を決める

机が整理できたら、次は整頓です。

そのためには、モノの使用頻度に応じた動作に合わせた配置を考慮します。

机の上は「ゼロ・アクション」のスペースとして手数をかけずに動作に入れる場所としてスペースを空けておきましょう。

ファイルや書類が横倒しで積み重なっていると、それらをどかす手間が発生し、作業効率は低下してしまいます。

一方で、引き出しの中は「ワン・アクション」。引き出しを開けてすぐに必要なものが取り出せるような配置にしましょう。

デスクの上を「物置」にしないようにするためのコツは、モノの置き場所をデスクの上以外の場所に決めてしまい、使うときにだけ持ってくるようにすることです。

例えば、散らかりがちな引き出しの中には、モノの収納位置を決められる「かたづけマス」がおすすめ。

(ツール整理ブロック かたづけマス)

引き出しの中をどこに何があるかが一目で分かるため、小物を出し入れする際のわずらわしさが省け、「ワン・アクション」ですっきり整理できます。

「かたづけマス」は美しく収納できて、すぐに必要な物が取り出せる秀逸な商品ですよね。自分のもっとも良いようにカスタマイズできる楽しさもあり、個人的にも非常にイチオシの商品です！

デスク周りを整理整頓するポイント3．進行中の案件のみ管理する「仕掛かりBOX」をつくる

次に、整理が行き届いても、机に収納できる物量には限りがあるので、本当に必要なものだけを手元に置いておくことがポイントです。

収めたファイルを「ワン・アクション」で取り出せるのが理想の状態ですので、詰め込みすぎたりする前に、捨てるか、収納場所を移すなどして量をコントロールしてください。

このコントロールには「仕掛りBOX」が役に立ちます。

(GボックスPP　4633N)

やり方はかんたん。ますは2つのボックスファイルを準備し、仕掛り中の資料は1案件ごとにクリアーホルダー（仕掛りホルダー）に入れて、作業待ちの仕掛りBOXに保管します。

作業が終了した仕掛りホルダーをもう一方のBOXに移動し、分けて管理。

作業待ちと作業済みで分けておくことで見落としを防ぐことが可能です。

「こんな古い資料が出てきた」という経験、あります‥。作業待ちと作業済みで分けておくこと、これは絶対に必要な管理ですね。ボックスファイル2つ、さっそく用意します。

デスク周りを整理整頓するポイント4．スペースを確保するツールを使用する

他にも、理想の机にするには、小物や道具にこだわるのも良いです。

整理した机をさらに有効活用する便利グッズを使えば、スペースを生み出すことも可能です。

例えば、机の引き出しに取り付けられる「デスクポケット」は、よく使う文房具をこれに収納することでいちいち引き出しを開けずに済むため、作業効率アップできます。

(デスクポケット)

また、モニターをのせる「デスクボード」を使えば、モニター下にキーボードをしまえるため、更にスペースを有効活用できます。

(デスクボード)

自分の作業内容や動作に合ったアイテムを選ぶとさらに使い勝手の良い机になります。

「ディスプレイボード」も非常に有効なツールですよね。

液晶ディスプレイの幅や背面形状に合わせて調節可能なので、種類を選ばず簡単に取り付けできる特長が素晴らしいです。

(ディスプレイボード)

デスクまわりは今やる作業に集中できる環境へ

ファイリングは「いつでも準備OK」の状態にすること。

仕事（＝書類）を整理し、今やる作業に集中できる環境を整えることです。

そういった環境整備にこの記事を参考にして取り組んでいただけたら幸いです。

リアルな机の上だけでなく、PCのデスクトップやスマホやタブレットを含んだドキュメントフォルダの中身にも考え方を応用してください。

デスク周りは社内の人、来客にも見られることがある重要な環境。仕事の効率が下がってしまうようなデスク周りでは、恥ずかしいですからね。

忙しいからという言い訳で乱雑なデスク周りになってしまう方は多いかもしれませんが、整理整頓も仕事のうちと考えるべきということでしょう。

本日は株式会社キングジムの素晴らしい商品の活用法といっしょに、整理整頓についてプロフェッショナルな意見を伺えて非常にためになりました。

矢次さん、大変ありがとうございました！

株式会社キングジムおよびファイリング研究室のご紹介

今回のインタビューでご協力いただいた矢次信一郎さんが所属する株式会社キングジム、ファイリング研究室について紹介いたします。

株式会社キングジム（代表取締役社長：宮本彰氏）は、1927年の創業以来ファイルと電子文具を生産販売している、オフィス文具・電子文具のパイオニアです。

1947年からルーズリーフやバインダーなど各種ファイルを生産販売し、代表製品「キングファイル」は日本のオフィスに「ファイリング」という文化を定着させました。

キングファイルは、パイプ式ファイルの国内シェア約70％を占める大ヒット商品です。キングジムは、自社の強みであるファイル分野中心に、バラエティ豊かな製品を次々と世に送り出していきました。

そして、キングジムにはキングファイルに並ぶもう一つの代表製品「テプラ」があります。こちらも市場シェアの約60％をほこる大ヒット商品です。

常識をくつがえすチャレンジ挑戦を続けるキングジムは、キングファイル、テプラに続き、アナログとデジタルが融合した電子文具など、新たな時代を切り拓く商品を次々と生み出していきました。

高い機能性とデザイン性を備えた製品も数多く、1977年～2019年の間には「グッドデザイン賞」「グッドデザイン・ロングライフデザイン賞」を157回も受賞しています。

また「ファイリング研究室」では、キングジムが長年かけて研究・開発してきたファイリングスキルをもとに、オフィスのファイリング構築のサポートもおこなっています。

親しみやすさもキングジムの魅力のひとつです。Twitterのキングジム公式アカウントは、フォロワー数およそ36万人（2020年2月現在）と、企業アカウントの中でも爆発的な人気をほこっています。

2020年3月には、10年分のツイートをまとめた書籍「寄り添うツイッター」（KADOKAWA）も発刊されます。

「寄り添うツイッター」（KADOKAWA）

キングジムは「独創的な商品を開発し、新たな文化の創造をもって社会に貢献する」という経営理念のもと、文房具以外の事業でも新しい挑戦を続けていきます。

キングジムの製品

キングジムは、オフィス用品や電子文具を中心にさまざまな情報整理用品を製造・販売しています。

キングファイル

キングファイルは、背表紙にカラフルな「スクエアマーク」を施した、デザイン性と機能性を兼ねたファイルです。

キングファイルの特徴

• 表紙ととじ具が丈夫で、安心してファイルが保管できる
• 商品バリエーションが豊富
• グリーン購入法適合品で環境に優しい

1964年の発売から約5億冊を売り上げ、誰もが一度はキングファイルを目にしたことがあると言って過言ではない定番文具となっています。

ファイル・バインダー業界で初の「グッドデザイン賞」も受賞。発売から50年以上そのデザインはほとんど変わっていませんが、さらに使いやすさを追求し、細かい部分は少しずつ進化し続けています。

テプラ

テプラは、日本のシェアNo.1をほこるラベルライターです。

初めて発売されたのは、まだパソコンがあまり普及していない1988年。クライアントの「ファイルのタイトルをきれいに表示したい」との声で、テプラが誕生しました。誰でも美しいラベルが作れるということで大ヒットし、全国のオフィス、学校、家庭に導入されていきました。

テプラも時代の変化にあわせて進化、幅広い用途に対応した機種が販売されています。高速印刷ができるハイスペックタイプ、操作が簡単で絵文字や記号が選べるホーム用、パソコン・スマホ用などラインナップも豊富です。

また、国内居住の外国人や訪日外国人が急増していることを受け、外国語ラベルが作成できる製品も提供しています。あわせて無料テンプレートサイト「テプラ 外国語ラベル工房」で外国語の文例を提供し、ラベルづくりでインバウンド対策に貢献しています。

pomera（ポメラ）

デジタルメモ「pomera」は、テキスト入力に特化したモバイル端末です。コンパクトサイズで携帯性に優れ、会議や外出中などさまざまなシーンで利用できます。

シンプルな機能で電源を入れるとすぐ立ち上がり、打ちやすいキーボードでサクサクと操作できるので、思い立ったときにすぐテキスト入力できます。

microUSB、SDカードやアプリとの併用で、パソコンやスマホにも転送可能です。ディスプレイには目に優しい電子ペーパーEInkを採用したモデルも発売されており、多彩なテキスト編集機能を搭載し、文書作成の機会が多い方から高い支持を得ています。

HITOTOKI（ヒトトキ）

※画像はHITOTOKI特設ページより

HITOTOKIは「日々をたのしむ文房具」をコンセプトとした、女性向け文具のブランドです。

「暮らしの中のなにげないものにひとてまを加え、日々の暮らしをもっと好きになろう」とのメッセージをこめ、使うと暮らしが楽しくなるようなアイテムを展開しています。

「HITOTOKI STANDARD」では、シンプルな色合いで周りの雰囲気に溶け込むデザインのファイル、フォルダー、ボックスなどを展開。柔らかい雰囲気で、デスクや本棚にすっとなじみます。

そのほか「こはる」「ガーリー テプラ」などかわいいテープが作れるアイテム、マスキングテープを貼って新しいシールを作る「マスリエ」や、カットされていてかさばらないマスキングテープ「KITTA」など、楽しく便利に使える文具が販売されています。

対話型翻訳機・ポータブル翻訳機「ワールドスピーク」

ワールドスピークは瞬時に母国語に翻訳する翻訳機です。2台1組が据置型になっている「対話型翻訳機」と携帯できる「ポータブル翻訳機」があります。

72言語に対応し、翻訳した会話文は画面に瞬時に表示されます。高精度な翻訳エンジンを搭載して常に最適な翻訳をおこなっているため、相手の話している外国語がわからなくてもスムーズにコミュニケーションがはかれます。

インバウンドのおもてなしに重宝するほか、日本語と日本語の会話にも対応しているので、聴覚障害のある方と会話したいときにも利用できます。

電子メモパッド「ブギーボード」

液晶画面に直接書き込みができる電子メモパッド。繰り返し何度も使え、サイズは3.9インチから13.8インチまで幅広いので、メモ、筆談ツール、お子さんの学習やお絵かきなど様々なシーンで活躍します。

そのほか、スマホ・タブレット関連用品、名刺・防災・マイナンバー対応製品など、文具の分野を超えた便利な製品を多数提供しています。

キングジムは、デジタルとアナログの区分にとらわれず、業界でもいち早く製品に電子商品を取り入れてきました。

オフィスでは紙媒体の資料だけでなく、データを共有してやり取りをすることも増えています。

そのため、デジタルを融合させた文具「デジアナ文具」の開発にも力を入れ、手書きした文書をデジタル化する「SHOT NOTE」やアラーム付きのメモ帳「カクミル」など、時代のニーズにマッチした製品も次々と作り出しています。

ファイリング研究室

キングジムの「ファイリング研究室」は、オフィス環境の改善、業務の見える化、情報セキュリティ対策や内部統制対策の一環としての取り組みなど、文書管理環境の構築運用をサポートしている部門です。

自治体、メーカー、金融機関、通信事業など対象に「ファイリンスシステム」の構築に関するコンサルティングやゼミナールを実施しています。

ファイリング研究室は、ファイリングシステムの中でも、シンプルでわかりやすく誰の目にも見える「オープン・ファイリングシステム」を推奨しています。

コンサルティング

コンサルタントが、オフィスの要望に合ったファイリングを提案し、ステップごとに訪問して巡回指導を行います。

キングゼミナール

キングゼミナールでは、ファイリングシステムのスキルを身に付けたい方を対象にセミナーを開催しています。

• 基礎コース：ファイリングの基礎を勉強したい方向け
• 実務コース：基礎コース受講済みの方・文書取扱担当者向け
• 実務トライアルコース：基礎コース＋実務コース
• 無料公開セミナー：気軽にキングジムのファイリングが学べる無料のセミナー

書籍

「”オフィスのプロ”だけが知っている　キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213」（キングジム ファイリング研究室 著/KADOKAWA 出版)

ファイリング研究室は、キングジムが長年培ってきた「超」整理術を、1冊のTips集にまとめました。

デスク・身のまわりの整理、ファイリング、オフィス環境の整え方など213の整理術を図表入りでわかりやすく解説されています。片付けが苦手な人は必見です。

整理整頓も仕事のうち・仕事がはかどるデスクを作ろう

キングジム「ファイリング研究室」室長の矢次信一郎さんに、デスクの整理整頓のコツと、整理整頓に役立つ便利ツールを教えていただきました。

デスク周りがスッキリ片付いていると作業にも集中でき、ムダな手間が省けるので、仕事の効率もぐんとアップします。

忙しいと、つい整理収納が後回しにしなり、物が出しっぱなしになりがちです。しかし、整理整頓も仕事のうちと考え、今回教えていただいた整理術を参考に早速デスク周りの環境を整えていきたいですね。

キングジムのサイトでも、人気コンテンツ「お役立ち情報」の「すぐに始められるデスク周りの整理術」を紹介しています。また、今回おすすめいただいた魅力的なツールのほかにも、たくさんのオフィス文具があります。こちらも是非チェックしてみてくださいね。

この記事の専門家

矢次 信一郎　ファイリング研究室コンサルタント

株式会社キングジム

1986年、キングジムに入社。2003年よりファイリング研究室にて、事務用品メーカーであるキングジムが長年にわたり培ってきたオープンファイリングシステムを基本とするノウハウをベースに、紙文書・電子文書を問わずファイリングシステム導入のコンサルティングを実践している。2019年2月発売「”オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす超整理術213」の編纂に参画。

URL：ファイルとテプラのキングジム

(本記事の情報は2020年3月時点のものです)