募集に応募して採用されるためには、きちんとした志望動機を作成することが必要になります。特に秘書の場合には、仕事上重要な取引相手や高い地位の人に接する機会が必然的に多くなります。

そのため、多くの場合経験を積んだ人が秘書の仕事を任されることになります。その場合でも、社内において選考に臨んで合格しなければならない、といった場合が多々あります。

ここでは、こうした時に秘書になるためにはどのような志望動機を作成し、どのようなポイントに注意を払えばよいのかをまとめました。

秘書の仕事内容と、必要なスキル

志望動機を作成するためには、仕事に対する情報を収集する必要があります。仕事内容と求められる能力がかわからなければ、作成する方向性が見えてこないためです。

まず秘書の仕事とは、どのような内容でしょうか。

それは、ある程度地位の高い上司の仕事上のスケジュールや行動計画を管理・進言し来客対応などをこなし、その人の雑務をこなしていく仕事です。

こうした仕事を遂行するために、秘書にはさまざまな能力が求められます。下記にその一例を述べます。

• 記憶力
• 判断力と力行動
• 情報収集能力
• 人間性

では、それぞれの内容について見ていきましょう。

記憶力

初めに紹介する秘書に求められる能力は記憶力です。これは、秘書が企業内のどの程度のランクの人の予定を管理するかによって変わりますが、概ね求められることは同じでもあります。

代表例としては社長秘書が挙げられます。通常、大企業の社長クラスにもなれば秘書は１人ではなく、数人から数十人単位で秘書室を構成している場合が少なくありません。

そのなかでも秘書室の室長である、筆頭の秘書には特にこの能力が求められます。なぜならば、新しく出会う人の名前や企業名、立ち位置などをきちんと覚えておく必要があるためです。

社長自身は、その場で会う人をなるべく把握することはできますが、細かい立ち位置までその場では頭が回らない場合が少なくありません。そのために、こうした部分を秘書が補う必要がでてきます。

この補うという部分は、人間の記憶力が最も必要とされる部分です。調べればわかることから、実際に面会してみてどのような印象の人なのかといった極めて細かいことまで、秘書はなるべく覚えている必要があるためです。

判断力と行動力

次に求められる能力は、判断力と行動力になります。基本的に上司の意思に沿うように行動することが鉄則ですが、状況に応じて自分で判断し行動することが求められる場合があります。

地位が上の人であればあるほど、いつでも面会できるという訳ではありません。出張やさまざまな場所で行われる会議などに出席するなどの関係で、常に連絡が取れるとは限らないためです。

こうした時に、そうした上司の決裁を必要とする問題が発生することは決して珍しい話ではありません。決裁権は自分になくとも、こうした問題が発生した場合に秘書がどのような行動するかで、上司の行動が変わってくるためです。

例えば、どのような問題が発生したのか、その原因は何か、どれぐらいの被害額が発生しているのか、世間の注目度合いはどうか、といったさまざまな点が考えられます。

これらを上司が戻ってきたときに、情報が揃っている場合と揃っていない場合では対応が全く異なってくることは、容易に予測がつきます。情報が揃っていなければ、上司が説明を求められた時に不正確なことを述べる可能性が高まります。

このような意味で、たとえ直接的には上司の指示がなくとも自分で問題の程度を判断して、自力で対応することを求められる場合があります。秘書には、そうした意味での臨機応変さが強く求められると言えます。

情報収集能力

次に求められる能力は情報収集能力です。企業の活動として必ず必要とされる部分が、この情報になるからです。

昔は｢ヒト・モノ・カネ｣に注意することによって、事業を発展させることができました。現代では、これに｢情報｣を追加し現状をきちんと正確に把握していることによって、より戦略的な行動ができるようになります。

秘書は、この点において極めて鋭敏である必要があります。最終的な行動や判断を決定することは社長などの上司ですが、その基本となる部分の情報収集などの仕事は秘書が行うことが多いからです。

インターネットだけでなく雑誌や書籍、新聞、ウワサなどあらゆる範囲の情報を正確に分析し判断に役立つ形で、上司などに提供する必要があります。

また、こうした収集した情報に自分が意見することを求められる場合があります。企業の役員などはある程度独立した決定権を持っていることが多いですが、その判断に自信が持てない微妙な案件を判断することが多々あります。

こうした時に、役員などの秘書の場合には自分の教養や識見を問われることになります。このような意味でも、情報収集の能力とそれらがどのように企業に関連してくるのかということを日頃からきちんと考えておくことが大切です。

人間性

次に求められる能力は、魅力的な人間性を備えていることです。これには容姿が優れていることも同時に含まれます。

秘書はその立場上、何らかのパーティや公式の行事に参加することを求められることが非常に多い職種でもあります。こういった場面で、多くの人に気にいられるような立ち振る舞いや人間性が求められます。

多くの人の目を惹きやすい特別美人である必要性はありませんが、企業のイメージを彷彿させる場合も多くあるので、なるべく綺麗に着飾り業務に当たる必要が求められることもあります。

それ以外にも、秘書室の室長などの立場の場合には自分の部下である秘書をまとめ上げる必要性があります。室長として上司としての立場が求められる面もあります。

このような意味合いを含めて、秘書には高い人間性が求められると言えます。

志望動機を作成するためのポイント

上記のようなさまざまな能力が必要とされる秘書ですが、こういった秘書になろうとする場合にはどのような志望動機を作成すればいいのでしょうか。

これには大きく分けて、二通りの志望動機が考えられます。それは、事務職などの秘書に近い仕事をしたことがあるかないか、という点です。

秘書は通常、一般事務職や受付嬢などの中から高い適性を持っている人物を選定し秘書にします。そのため指名された段階ですでにある程度適性がある、ということになります。

この場合には、今現在働いている職場における経験や学んだ内容、トラブルに対処した実績などを述べて自分が秘書に向いていることをアピールすることが大切です。

その上で、なぜ秘書を志望するのかを述べることができれば採用される可能性がかなり高くなります。

一方で未経験の場合には、基本的にはかなり厳しい採用をくぐらなければならないことを覚えておく必要があります。

未経験の場合には、上述で述べている秘書に必要とされる能力を理解し、それを習得するために努力している、という方向性の文章を作成するようにしましょう。

未経験である以上実際の仕事について体感的に知らないことは仕方ありませんが、その部分では素直に自分の未経験による知らないということを認めつつも、自分の努力によって不足している部分を補っていくという姿勢が大切です。

こうした姿勢を見せた上で、なぜ秘書の仕事に応募したのかという理由の部分を自分の熱意を込めて記載することによって通過することができる可能性が高まります。

具体例でみてみよう！経験者、未経験者の場合の志望動機の例文

それでは実際に応募する際に用いられる具体例を見ていきましょう。以下がその一例になります。

これは、文章の内容から見て当然ですが経験者の場合の文章になります。主にすでに秘書として働いている人が、より大きな舞台の秘書に挑戦する場合に求められる志望動機をイメージして作成したものになります。

自分が職務上で経験した内容をもとにして、秘書としての仕事で求められるであろうことを列挙した上で、特定の企業を志望する理由を述べています。

次に未経験者の場合では以下のような例になります。

この場合は未経験の内容になります。秘書はやったことはなくても何らかの事務経験があれば、こうしたアピールポイントを兼ねた内容を作成することができます。

秘書は縁の下の力持ちです

秘書の志望動機を作成するにあたって必要な内容をまとめましたが、秘書は基本的に表にはあまり出しゃばらず、縁の下の力持ちであるべき存在になります。

実際に責任と名誉を受ける立場にあるのは、社長であり上司です。これらの人々が輝けるように必要なことを準備する立場の仕事が秘書です。

そのため、他の誰かを際立たせる役に立ちたい、サポートする仕事をしたいという人にとって秘書は適切な仕事であると言えます。

さまざまな面において仕事面のみならず、全般的にサポートし配慮することができる人が真の秘書であると言えるでしょう。