内定承諾はメールだけで十分!その理由と例文、内定前後で必要なこと

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厳しい面接を通じ、内定を獲得し、内定承諾書をメールを通じてもらえた時、あなたはとてもうれしい気持ちになるでしょう。そして、すぐ内定承諾をしようと考えるでしょう。

しかし、どう答えたらいいのか、また内定承諾段階でどのようなことが問題になりうるのか意外とご存じない方も多いのではないでしょうか。そこで本編では内定承諾に関わる対応やルールについてご紹介をしたいと思います。

内定承諾はメールで十分!内定承諾がメールだけで問題ない理由

ではまず内定後の承諾ですが、基本的に決まった文面、形などはありません。内定を取得した企業側に内定を承諾する旨を伝えれば問題ありません。

また、わざわざお礼の電話なども必要ありません。むしろメールだけちゃんと送っておけば問題ありません。しかし、なぜお礼の電話が必要なく、メールで内定承諾の連絡をすれば問題がないのでしょうか。

理由は簡単です。企業はあなたを採用し、活躍してくれることを期待しています。あなたが電話でお礼を言い、決まりきった定型文を送ってくれることを期待していません。

実際、中途採用においては、転職エージェント経由での転職の場合は、転職エージェントに内定を受諾しますと連絡しておけば、あとは入社前までに既定の書類を提出するだけで問題ないのです。中には、入社日まで何もしなくていい会社すらあります。

新卒採用と中途採用は違うという方もいらっしゃるかもしれませんが、実はそんなに変わりません。採用人事側からすれば、採用目標というものがあり、決まった人数の良い人材を採用すればそれでOKなのです。

そのため、どうやって内定承諾を伝えようと考えているのは非常に時間や労力がもったいないです。最低限のマナーは必要ですが、必要以上にメールの文面作成にエネルギーを使わないようにしましょう。

とはいえ、どのような文面で内定承諾のメールを送ればよいのかイメージがわかない方もいらっしゃるかと思います。そこで、以下で内定承諾時のメールの実例をご紹介したいと思います。

件名:貴社内定受諾のご連絡
本文:
○○株式会社 
人事部××様

お世話になっております。内定の通知をいただきました、■■です。
この度内定いただき、誠にありがとうございました。

貴社からの内定を受諾させていただきたいと思いご連絡をさせて頂きたいと思いご連絡をいたしました。
入社後は、一日も早く貢献できるよう努力して参りますので、どうぞよろしくお願いいたします。

以上、今後ともよろしくお願いいたします

署名

上記のように内定を承諾する意思と、最低限の敬語さえ整っておけば特に問題はないのです。上記の文章ではなくても、このようなテンプレートはインターネットで検索すれば見つけることができます。

内定を受諾しますという明確な意思表示だけしっかり行うこと、また内定受諾の意思が固いのであれば可及的速やかに内定受諾の意思表示を行うことを意識しましょう。

大事なのは内定承諾を保留する場合!?NGメール例

上述では、基本的に内定を承諾する際には、承諾の意思を明確にすればよいとお話ししました。ただ、内定承諾の保留については注意点があります。そこで、内定留保時の対応とNGメール例とそのポイントについてもご紹介したいと思います。

では、まず内定留保時の対応として大事なのは、メールだけで済ませてはならないこと、そして電話のみでも済まさないということです。まずは電話で申し訳ないですが、保留させてくださいという意思表示のあとメールで別途連絡をしましょう。

なぜ、このような二度手間とも取れる方法を行うのかというと、電話とメールではビジネスにおける役割が違うからです。では、どう違うのかというと電話は自身の意思や感情を伝えるときに相手に正しく伝わります。

対して、メールというのは記録を残すときというのは、証拠を残すとき、また正確に情報を共有する際に使うということにその機能を発揮します。
そのため、内定承諾を保留するときには、少し時間をくださいというお願いの気持ちを電話を使って伝え、大事な約束についてはメールで伝えるというのが重要です。

では、どのようなメールを企業人事側に送らなければならないのでしょうか。まずは下記で内定保留時に送付するメールのNG例をご紹介いたします。

件名:貴社内定に関して
本文:
○○株式会社 
人事部××様

お世話になっております。このたび内定の通知をいただきました、■■です。
この度内定いただき、誠にありがとうございました。

貴社から内定をいただき、非常に光栄に感じておりますが、自身の人生を決定する大事な決断となりますので、家族と相談し決断したいと思います。つきましては、お電話でもお伝えさせていただいたように、今少しお時間を頂けたらありがたく思います。

以上、よろしくお願いいたします

署名

一見問題がなさそうな文面に見えるかと思いますが、この例文には決定的なポイントが1つ欠けています。それは、内定の承諾期限です。あなたがほかの会社から内定を取得するまで、内定承諾のを保留を許可し続けてくれる奇特な会社は原則存在しません。

そのため、口頭でも問題ないので、内定をもらった場合はいつまでに回答をするのか明確な日付を決め、そこまでに回答しますというあなたと会社側とでお互いの承認を取っておくという対応が必要となります。

また、内定の承諾保留を認めてくれる期限としては、一般的に1週間が限度です。そのくらいの感覚値をもって、内定承諾期限を採用企業側と相談をしましょう。

そして、その期間でOKをした場合は、上記のNG例に何月何日までに回答します、といった旨メールに記載し、送付ましょう。

この日程が曖昧な場合、採用企業側が待ちきれないなどと急に今日中に回答してほしい旨の連絡があった場合、あなたは急きょ内定承諾、もしくは内定辞退をしなければならなくなってしまいます。

そうならないためにも内定承諾を保留する際には、上記のNG例に具体的な期日を加えて回答することが重要なのです。

内定承諾後の対応と内定承諾書

では、実際の入社承諾書のやりとりについてもご紹介します。実際の入社承諾書については後日あなたの手元に郵送されます。その入社承諾書と必要書類を返送すれば対応は完了となります。

ただ、この入社承諾書に関しては、あなたに対して法的拘束力はなく、あくまでも約束程度に過ぎません、法的に効果が出てくるのは、入社日から、もしくは内定日からなどと言われます。では、実際はどうなのかという点にも触れておきましょう。

まずは、内定承諾書に関して、重要な民法の条文がありますので、その条文をご紹介したいと思います。

「契約期間の定めのない労働契約においては、労働者は2週間の予告期間を置けば、特段の理由を必要とせずに労働契約を一方的に解除できる(民法627条1項)

内定承諾というのは就労始期付解約権留保付労働契約というもので、新卒採用の方の場合は、翌年の4月1日から労働契約が正式にスタートしますという予告付きの労働契約に承諾したこととなります。

この契約については企業側から取り消す場合には卒業できない、経歴詐称など看過しえない嘘を新卒の学生が企業側についていた場合でないといった条件を満たさないといけません。

一方、労働者、すなわち来年から社会人となる学生は、労働契約が実質始まっていない以上、原則内定は労働者側から解除しても問題がありません。

内定承諾書を提出後でも、他社内定がを理由に、内定辞退をする学生というのは倫理的には正しくないのですが、法的には間違っていないのです。

つまり、内定、および内定承諾書を発行する企業側というのはよほどのことがない限り内定を取り消すことができないのに対し、内定承諾をした学生についてはその承諾に法的拘束力ないと示しているのが上記の条文であるといえます。

とはいえ、採用企業の人事側も学生数を確保しなさいと経営からプレッシャーをかけられています。そのため、オワハラと言われる内定を承諾し、就職活動終了を強要させる動きを取るケースがあります。

中には、人事から内定を辞退した学生を呼び出し、内定辞退の撤回をさせ、できなかった場合にコーヒーやお茶を浴びせるという逸話もあります。

オワハラは認められるものではないし、コーヒーやお茶を浴びせるなどといった行為は刑法上暴行罪が適用される愚挙です。

とはいえ、採用側も必死であなたを採用するために頑張っていることを認識しておくことが必要です。

以上の点から、内定保留の際には、電話で採用企業側に相談のうえ、メールを使って内定受諾期限を明確にしましょう。

また、内定承諾後の辞退というのは法的には問題ないと判断されるケースが多いです。しかし、これから社会人になるあなたにとって、内定承諾という約束を簡単に反故すべきでないということも同時に認識しておきましょう。

新卒採用と中途採用で違う点は?中途採用の内定承諾

ここまで新卒採用の内定承諾に関してお話をさせていただきましたが、中途採用の内定承諾についても触れたいと思います。では、新卒採用と中途採用の内定承諾のフローについては原則変わりません。

採用面接を経て内定をもらったら、直接採用であれば採用企業側に、転職エージェント経由での転職活動であれば転職エージェントに内定承諾の意思をメールで伝えれば事足ります。

ただ、新卒採用と大きく異なるのは、内定承諾から入社までの期間が非常に短いということです。新卒採用の場合だと、早い人であれば1年前に内定を取得していることになりますが、中途採用の場合は1か月~2か月で次の会社に入社することになります。

そのため、内定を承諾したら、すぐ現職側に退職交渉を始めなければなりません。加えて、上述でお話ししたような入社承諾書の提出をはじめ、必要書類の準備というのも必要となります。

新卒採用の時のように、内定を1社確保して、別の会社の内定をもらうために就職活動をするというのは、上記でご紹介した 民法627条1項の規定上からすれば理屈上は可能です。

ただし、よほど特殊な事情があり、且つ特殊な能力を有している方でなければ、採用企業側は1~2か月程度での入社を求め、それが許容されない限りは内定を出さない、もしくは内定取り消しをするケースがあります。

以上のことを踏まえて考えると、内定承諾をした場合、その内定承諾をした会社にお世話になるというのが通常であるとお考えください。

内定承諾は手続きより意思決定と心遣いが重要!内定承諾は社会人としての一歩目!

以上のように、内定承諾については、新卒も中途の方もそんなに細かい手続き、精密なメールでの文章作成は必要ありません。最低限の礼儀さえ押さえておけば、内定に対し、承諾する旨を採用企業側に伝えれば問題がありません。

重要なのは、内定を保留するとき、期限を決め、そこをしっかり押さえ、合意をとるためのメールを送るということが重要となります。

また、内定に関しての法律に関しても知っておくというのがあなたにとって損をしない就職活動が可能となりますが、それ以上に大事なのは気持ちです。

あなたが自身を採用したいと言ってくれる会社に、内定承諾するにしても内定を辞退するにしてもしっかりした手続きを踏んで、礼をつくした対応をしましょう。

社会人は、信用を大事にします。信用を作り上げていくことで、お客さんから支持をされお仕事をもらうことができます。また、対顧客だけではなく、社内においてもあなたの信用が次の仕事をもらえることに繋がるのです。

その信用を作るためには、約束を守るということが第一ですが、約束が守れない場合は相手のことを考え、礼を尽くすということが大事になります。

また、あなたが就職活動を頑張っているのと同様に、採用企業側もあなたをはじめ自社で活躍してくれる人材を採用するために非常に頑張っているのです。

信用を作るため約束を守る、守れないときは礼や相手のことを考えた行動をとること、それが社会人としての第一歩を踏めたことになるとお考えください。

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