やむを得ず面接の日程変更を希望するときのメール、電話連絡の文章

0 コメント
twitter
はてな
facebook

面接の約束は、友達との約束やデートの約束とはわけが違います。原則、面接の日程変更をすべきではありません。しかし「原則でない事由」によって日程変更をせざるを得ない場合がないわけではありません。

たとえば体調が著しく悪いときや身内にご不幸があったというような場合は、日程変更やむなしの判断も妥当ですね。また、転職の面接の場合、前職場の引継ぎなどの理由から、日程変更の可能性は新卒者よりも高いです。

今回は面接の日程変更について考えます。

面接の日程変更を余儀なくされた場合、電話連絡かメールのみの連絡か

まず、面接の日程変更が起こる起こり方としては、基本的には

  • 会社の都合による日程変更
  • 自分の都合による日程変更

の2とおりであると考えても一般性を失いません。この2とおりだけ考えればすべてOKになりますね。会社の都合で面接が日程変更になることなんてあるの?と思うかもしれませんが、あります!

実は筆者が学生時代にそういうことが起こりました。結局その後日時の折り合いがつかず(なんとなく軽んじられているようで行くのがめんどうになってしまった)、その会社は面接に行きませんでした。

ただどうしても入りたい会社であれば、そんなことは言っていられないと思います。このケースでは、こちらには非がないわけですから堂々と、ただし上から目線には間違ってもならずに、ちゃんと話し合って日程を決めましょう。

まあこれはほぼありえないケースかと思います。問題は、自分のほうの都合で、面接の日程変更を会社にお願いし、了解してもらう必要が生じたケースですね。こちらのほうが可能性としては大でしょう。

ただしこの場合にも、明確な理由を正直に話して(たとえ寝坊であっても!)、なんとしても面接には行きたい!という想いを会社側に伝える必要があります。そこで問題になるのが「伝える手段」です。

というのも、電子メールというものがこの世になかった時代には、緊急時には決まって「電話」が使用されたその名残が今もあるからです。面接の日程変更の要請は、こちらからすればやはり「緊急時」に分類されるでしょう。

しかしここはあくまでも「自分都合」であって、会社都合ではないことを考える必要がありますね。今電話をかけてしまうと、会社にとっては迷惑千万な時間帯である危険もあります。

まあその程度で評価を下げるような会社なら「こちらから願い下げじゃ!」ということでも悪くない気もしますが、大事なことは、評価よりも何よりも、「相手の立場に立って考えること」のほうですよね?

面接当日に遅刻したいということであれば電話のほうがよいかもしれませんが、あくまでも「日程変更(面接の日付を変更)」として考えるなら、むしろメールで連絡を入れたほうが無難といえるでしょう。

もちろんとらえ方は会社によっても個人によっても異なるとは思いますので、最終判断はご自身で下していただきたいと思います。

面接の日程変更を希望するメールの文章のつくり方

電話では絶対にダメということではありませんが、ここからは「メールで面接日程変更を要請する場合」としてお話していきますね。ということで、あなたのほうから会社の人事担当にメールを入れることになったわけです。

あなたが今の彼氏、彼女や旦那さん、奥さんをはじめて目にしたとき、どんな印象を覚えたでしょうか?もちろん善し悪しはあると思いますが、それはともかく、「相手の第一印象はよく覚えている」のではないでしょうか?

藪から棒に何かと思うかもしれませんね。もちろん就職先、転職先の人事担当者はあなたの彼氏でも奥さんでもないはずです。しかしこれ、意外と重要なポイントなんです。

面接の日程変更の希望を申し入れるメールは、いうなればあなたと会社とのファーストコンタクトとなります。したがって、会社の人事担当としては、確かな第一印象をそのメールから感じ取ることになります。

体調を崩そうがアクシデントに見舞われようが寝坊をしようが、そんな理由はこの際どうでもよいのです。第一印象を確実に与えるメールを送る重大な意味をよく考えていただく必要があります。

というのも、面接の日程変更を希望するということは、ただでさえ自分の都合で会社に迷惑をかけることになるわけです。そこにきて、カチンとくる内容のメールなんて送ってしまった日には、お先真っ暗ですよ。

前の会社で数多くの実績を残してきた転職希望者であったとしても、やはりファーストコンタクトとなるメールは非常に重要なんです。では、どんなメールにすべきか、そのポイントを検証しましょう。

知っていてももう一度確認!メールの本文の構成をチェックすべし!

転職を希望する人であれば、すでにメールのやりとりには慣れっこになっているかもしれませんね。しかし「落とし穴」というやつは、そういうところに掘ってあるもの。知っていても再確認していただきたいものです。

メール本文の構成

  1. 宛名・・・「株式会社○○御中」と書く。担当者がわかっている場合は「株式会社○○ ××様」。(株)はNG
  2. あいさつ・・・「お世話になります。○日○時に面接に伺う予定でした○○(フルネーム)です。」
  3. 内容・・・段落と空白行に配慮して読みやすく、予定当日の面接に行けない明確な理由を記し、全体的に謙虚なトーンで書く。
  4. 締め・・・相手が多忙かもしれないことへの配慮を示す。「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など。
  5. 署名・・・名前、住所、電話番号、メールアドレスの順に記載。

転職を希望する人なら問題ないと思います。1点注意するならば、「あいさつ」のところです。「お世話になります」という表現ですが、一般のあいさつでは「お世話になっております」と記すケースが多い印象があります。

しかしファーストコンタクトとなるメールでは、「お世話になります」がベストです。というのも、「お世話になっておる」のは、すでにお世話になっているからそのように記すことが多いからです。

これに対しファーストコンタクトのメールでは、主にこれから(とりあえず面接で)お世話になるという「ごく近い未来」を示す必要があります。とはいえまさか「お世話になるでしょう」なんて書けませんね・・・

でも大丈夫。一般の現在形で十分「ごく近い将来お世話になることになると思います」という意図は伝わります。日本語だとかえって難しいかもしれませんが、英語の現在形をイメージするとわかりやすいかもしれませんね。

ということで、面接の日程変更を要請するはじめのメールでは、「お世話になります」がよいでしょう。まあ基本的にいつでも一般の現在形を用いた「お世話になります」としておけば、間違うことはないともいえますね。

お願いしっぱなしはダメ!面接日程変更承諾をもらったらお礼のメールを

当然、面接の日程変更を承諾してもらったならば、確実にお礼のメールを送りましょう。もちろん常識の範囲としてみなさんにもご理解いただいているかとは思います。

メールの返信は原則24時間以内です。「件名」には要件と名前を記入します。そして返信メールですから、自動で表記される「Re」はそのまま残します。

Reを消してしまう間違いがけっこう多くみられます。この点には注意しましょう。ただし、先方から「新規メールで返信を」と指定があった場合には、当然新規にメールを作成します。

では面接日程変更承諾のお礼メールの例文も紹介しておきます。

【例文1】

株式会社○○御中(※1)
人事部 ○○様(※1)

お世話になります。面接の件で問い合わせしました○○(フルネーム)です。
日程変更をご快諾いただきありがとうございます。

改めて頂戴しました中から、下記の日程でお伺いさせていただきますと幸いです。

平成○年○月○日○時

お忙しい中恐れ入ります。
何卒よろしくお願い申し上げます。

--------------------
フルネーム

自宅住所(郵便番号から)

電話番号(ふつうは携帯)

メールアドレス
--------------------

【例文2】

株式会社○○御中(※1)
人事部 ○○様(※1)

お世話になります。面接の件で問い合わせしました○○(フルネーム)です。
日程変更をご快諾いただきありがとうございます。

つきましては、下記の日程いずれでもお伺いすることが可能です。

①平成○年○月○日○時
②平成○年○月○日○時
③平成○年○月○日○時

お忙しい中恐れ入ります。
何卒よろしくお願い申し上げます。

--------------------
フルネーム

自宅住所(郵便番号から)

電話番号(ふつうは携帯)

メールアドレス
--------------------

注意点として、確認のため新たな面接日程をメールの本文にはっきりと書き入れ、ご自身と会社双方で確認できるようなお礼メールを作成するのが望ましいという点が挙げられます。

それと「御中(おんちゅう)」の扱い(※1の部分)についてですが、この用語は、担当者名がわからない場合、はっきりしない場合に「人事部 ○○様」と書く代わりに、企業名の最後のに加える用語です。つまり、

株式会社○○御中

お世話になります。・・・
・・・・云々

とするか、例文の御中を取り払った形、すなわち、

株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になります。・・・
・・・云々

とするかのいずれかに絞られます。できるだけ担当者の名前は知っておくべきでしょうね。仮に担当者の名前が過去メールに記載されていたとしたら、「御中」はおかしいですから。

まあ転職希望者の場合、このあたりにぬかりはないとは思いますが、ご自身の将来にかかわる面接関連の必要事項なので、より確実なものにしていただきたいと思います。

面接の日程変更をお願いしたいなら、まずはメールで理由説明を!

面接の日程変更の申し出は、「本来なら認めることができない要望」であることを忘れてはいけません。まずはメールでその旨を伝える必要があります。そのときに、日程変更を望む理由をはっきりと記さなければなりません。

正直、そこから先の判断はすべて会社側がイニシアチブを握ることになりますが、まずは理由説明のメールを送らないことには何もはじまりません。メールの作成は、今回お話したルールに基づきます。

このことをしっかりと理解していただき、会社とのファーストコンタクトとなる面接日程変更希望メールを作成していただきたいと思います。

bg
あなたの性別は?
  • DODA 第二新卒歓迎!働きながら業界トップレベルの技術を学ぶモノづくりエンジニア募集
  • リクナビNEXT 約8割が未経験からのスタート!大手商社でグローバルに活躍できる人材を募集中!
  • マイナビ転職 女性の働きやすさ抜群!有給消化率98%の有名メーカーで事務スタッフを募集中
  • エン転職 フレックス制で自由な社風!未経験者OK!平日夜・土日面接OK
  • @type 残業月20h未満/年休125日/定着率95%【入社祝金アリ】
12月19日 23:14 求人更新
0 コメント
twitter
はてな
facebook

pagetop