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【面接日程変更】メール返信、電話、当日、前日変更、お礼のマナーとは?

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今回の記事では、面接の日程変更をメールで返信する場合、当日や前日に変更する際のマナー、お礼のポイントや、メールの例を記載していきたいと思います。就活や転職をしていて、日程変更をしたいと考えている人は、是非参考にしていただければと思います。

面接日程変更をメールで返信するときのポイント

都合が悪くなった時点で速やかに連絡を入れる

就職活動や転職活動を行っていると、面接の日程の都合が悪くなってしまうこともあります。他社の面接日程とかぶってしまう場合など、どちらかの会社の面接日程を変更せざるを得ません。

基本的に、就職活動中の企業と求職者との間の連絡はメールで問題ありませんので、面接日程の変更を企業にお願いする場合にはメールでの連絡で充分ですが、気をつけるべきポイントがいくつかあります。

まず、もっとも重要なのは面接日程を変更しなければならないことが確定した時点で速やかに連絡を入れるということです。

就職活動中は、選考で不利になるのではないかといろいろなことに怯えがちです。そのため、面接日程変更のお願いを先延ばしにしてしまう学生や転職希望者も多くいます。

しかし、企業からしてみれば、面接日程の変更は十分想定の範囲内です。そのため、面接日程の変更をお願いしただけで選考に影響があることは考えくく、それよりも重要なのは迅速に連絡を入れるということに尽きるのです。

 

必ず文中にお詫びと複数の候補日程を入れる

企業とのメールで気を付けなければならないのは、最低限のマナーや礼儀を払うということです。企業の担当者にとってみれば、これから部下になり得る人材がそういった気配りができるのかどうかは重要な評価ポイントです。

過度に気を遣う必要はありませんが、単なる事務的な連絡に終始しないよう気を付ける必要があります。

中でも面接の日程の変更は、時間を割いて設定してもらった面接予定を動かすということなので、担当者に対してお詫びの言葉を述べることが必要になります。

さらに、面接日程の変更連絡は一度のやりとりで済ませたほうが担当者の手を煩わせずに済みますから好印象です。そのためには、変更後の日程の候補をメールの中に複数挙げておくことが重要で、これにより担当者との都合がつきやすくなります。

もし、候補日程をひとつしか挙げなかった場合、その日程で担当者の都合が悪ければ再度メールのやり取りを行わなくてはならず煩雑です。

5つ程度、希望日程を挙げておくと一般的にはその中の日程で確定することが多くなります。

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面接日程変更を当日にするときの注意点

電話で日程変更を伝える

面接日程の変更を当日、企業に伝える必要が出てくる場合も中にはありえます。もちろん、説明会ならまだしも面接の当日キャンセルは極力避けるべきですが、体調の問題や家庭の事情など仕方ない場合もあります。

その場合には、連絡は電話で行うことが必須です。面接日程変更のみならず、緊急の連絡は確実に相手に伝わる電話で行わなくてはなりません。

また、電話連絡を行う中であくまでも面接日程の「変更」を希望するのであって「辞退」ではないということをはっきりさせておくことも重要です。そのためには担当者に丁重にお詫びをした上で、新たに面接の時間をもらえないかを相談する必要があります。

 

面接日程変更を前日にするときの注意点

日程変更の理由に気を付ける

当日や前日の連絡を行うと、担当者から理由を聞かれることも多々あります。その場合、やむを得ない理由であれば、正直に話してしまっても問題ないのですが、例えば他社の選考と日程がかぶったため、といったような場合は理由を話さないほうが良いこともあります。

担当者にしてみれば、自社の志望度が日程のかぶった企業と比べて低いのではないか、といった疑念を抱いても無理はないからです。そのため、他社選考の件は伏せた状態でその他の理由を述べることが重要になります。

また、前日の連絡の場合も電話で直接担当者に連絡を入れることが大切です。メールでの連絡は、緊急を要さない場合の普段の連絡に用いるという認識を持ちましょう。

 

面接日程を変更してもらったときのお礼をするときのポイント

こちら側の非を認めた上でお礼する

面接日程の変更は致し方ない場合もありますが、担当者にとって歓迎すべきことではありません。双方の同意の元、新たな面接日程が決まった場合には、お礼メールを送る際もこちらの非について一言お詫びを入れた上でお礼するようにしましょう。

例えば体調不良が理由の場合は、「私の体調管理の甘さゆえご担当者様を始めとした貴社の皆様に御迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした」といった具合にです。

 

面接の際にも一言お礼を言う

面接当日、部屋に通され面接官と対面した後、面接の日程変更をしてもらった件についてお礼を述べると丁寧な印象を与え、ベターです。

具体的には自己紹介後、着席を促されますので着席した段階で面接官にお礼を述べるようにしましょう。面接全般において言えることですが、予め用意していたセリフを読み上げるという感覚ではなく、自然と切り出すことが重要です。

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面接日程変更のメールの例文

件名:○次面接日程変更のお願い(大学名 氏名)

本文:

株式会社○○

○○部 ○○様

いつもお世話になっております。

○○大学 ○○と申します。

先日は○次面接の日程のご連絡を頂きありがとうございました。

しかしながら、本日は面接日程の変更をお願いしたくメールを差し上げた次第です。

○月○日、○時からの日程でお願いしておりましたが、こちらの都合で大変申し訳ないのですが、面接に伺うことができなくなってしまいました。

大変恐縮ではありますが、下記いずれかの日程でご都合の合う日程がございましたら面接日程の変更をお願いできませんでしょうか。

  • 4月25日 13時
  • 4月25日 15時
  • 4月27日 12時
  • 4月28日 17時
  • 4月30日 11時

お手数をおかけしまして、大変申し訳ございません。

何卒よろしくお願いたします。

○○大学

氏名

電話番号

メールアドレス

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