面接の電話のかけ方・受け方。準備しておくもの&ケースごとの例文

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アルバイトや就職活動の際、一番緊張するのは面接や、企業との電話でのやりとりですよね。メールや履歴書ならばじっくり考えて書くことができますが、直接のやりとりとなるとそうはいきません。

「どう答えればいいのだろう」「敬語を間違ったらどうしよう」と、途端に頭が真っ白になってしまうという人も多いことでしょう。

そこで、企業に応募する際の電話や、面接の日程を調整するためにかかってくる電話など、避けては通れない受け答えについて回答例やコツをご紹介します。

もう焦らない!面接の電話を上手に受けるコツ

電話となると途端に自信がなくなる、という人は、電話を上手に受けるための準備が不足しているからこそ、そう感じてしまいます。

電話は声だけで相手とコミュニケーションを取るために、ちょっとしたミスが気になりがち。しかし、お互いの姿は見えないので、実はこっそり準備をしても相手にバレないというメリットがあります。

落ち着いて受け答えするためにも、電話をする時はこっそり以下のような対策をしておきましょう。

カンニングペーパーを用意しよう

焦らず確実に電話を乗り切るために、最も簡単で確実な対策はカンニングペーパーを用意してしまうことです。最初から最後まで、自分のわかりやすいように、

  • 電話に出た時の第一声
  • 返事のしかた
  • 相手に問い合わせする順番
  • お礼の言い方

など、自分が苦手だと思う部分について、全てあらかじめカンニングペーパーに記載しておきましょう。いざ電話がかかってきたら、後は読み上げるだけなのでとても簡単です。

また、「あれ、どこに書いてあったっけ」と途中で探し出し、時間をロスして慌ててしまうことのないよう、カンニングペーパーは事前によく読み込んでおくのがおすすめです。

どこに何が書いてあるのかをしっかり把握しながら電話を受ければ、電話が怖いと感じることはなくなるでしょう。

カンニングペーパーを読み上げる時は、ついつい早口になってしまいがちなので気をつけましょう。ゆっくりとした調子で話すことを心がければ、相手に聞き取りやすく、しかも自分も慌てずに済みます。

筆記用具など必要なものをあらかじめ準備しておこう

電話する時の基本として、

  • 筆記用具やメモ
  • スケジュール帳
  • 求人雑誌や企業から受け取った書類

など、関連するものは全て手元に揃えておきましょう。また、用意するだけでなく、聞かれた時にすぐに答えられるよう、あらかじめ都合の悪い日を確認したり、書類をよく読んでおくことも大切です。

静かな場所に移動しよう

電話に出る時は、できるだけ静かな場所、落ち着いた場所に移動しましょう。相手の声が聞き取りやすくなるだけでなく、相手からも自分の声が聞き取りやすくなるため、コミュニケーションをとりやすくなります。

また、相手に音声以外のザーザーとした環境音が聞こえてしまうと、相手に不快な印象を与えることになりかねません。できるだけ、テレビの音や音楽、外での雑然とした音が聞こえないようなところで電話を受けるのがコツです。

時間を考えよう

相手にも都合というものがありますから、電話をかける時間にも注意しましょう。一般的に、

  • 作業の落ち着いていない始業直後
  • 休憩をとっているであろうお昼前後
  • 終業間際で忙しい時間帯

は避けた方がよいとされています。これを踏まえると、電話をかけるおすすめの時間帯は14時~16時頃です。

仕事もいったん落ち着いて、お腹もいっぱいになり、気持ちに余裕が出てきているこのくらいの時間帯の方が、相手も気持ちよく電話を受けることができるでしょう。

電話をかける時の基本的な手順

実際に、電話をかける時の細かい流れをご紹介します。電話をかける時のポイントは、大きな声でゆっくり、はっきりと発音すること。小さい声だと聞き取りづらく、相手に負担をかけてしまいます。堂々としていましょう。

名前を名乗る

「求人情報を拝見しました、○○と申します」
まずはこのように、何を見て電話しているのかということと、名前を名乗りましょう。

また、第一声として「お世話になっております」と言うケースもあります。

用件の概要を告げ、誰あての電話なのかを述べる

「求人を拝見し、ぜひ応募したくお電話いたしました。採用ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」

まず簡単にどんな用件で電話しているのかを告げることで、正しい相手に繋いでもらうことができます。

相手の具体的な名前がわからない時は、「採用ご担当者様」という言い方が汎用的にどの会社でも使えるので便利です。

相手の都合を聞く

「今、お時間を頂戴してもよろしいでしょうか」
「今、お時間よろしいでしょうか」

いきなり用件を話し出す前に、こうしてワンクッション置きましょう。自分の都合で突然電話をかけている以上、相手の状況に配慮が必要です。

また、相手が了承したら「ありがとうございます」とお礼を言うことも忘れないようにしましょう。

用件を話す

「本日は求人雑誌○○に乗っていた求人の件でお電話いたしました。まだ、募集はされていらっしゃいますか?」

電話の相手が最初から変わった場合は、最初に述べた用件が相手に伝わっているとは限りません。必要であれば同じ用件をもう一度言いましょう。

復唱する

「はい、○○日に、○○にて面接ですね?承知いたしました」
重要事項は常に全て復唱しましょう。電話越しですので、細かい部分が間違って伝わることはよくあります。

たとえはっきり聞こえていたとしても、復唱しましょう。相手もきちんと伝わっているということがわかり安心できます。

お礼を言う

「貴重なお時間を割いていただき恐縮です」
「当日はよろしくお願いいたします」

無事用件が終わったら、お礼は欠かさず言いましょう。

相手が電話を切るのを待つ

「失礼いたします」
という言葉が最後の言葉であるのが暗黙の了解です。しかし、ここで受話器を置いてはいけません。

基本的に、こちら側が先に電話を切ってはいけないのがマナーです。相手が電話を切ったのを確認するまで待ちましょう。

電話を受ける時の手順とマナー

反対に、電話を受ける時の手順もご紹介します。おおまかな流れはかける時と変わりませんが、相手の用件がわからないと臨機応変に対応する必要があるでしょう。

慌てないように、あらかじめ電話の近くにカンニングペーパーを用意しておくのがおすすめです。

相手:「お世話になっております。○○会社の○○と申します。○○さんはいらっしゃいますでしょうか?」

名前を名乗る

「はい、私が○○です。お世話になっております」

名前と挨拶はきちんと返しましょう。また、余裕があるなら「お電話ありがとうございます」と感謝の言葉を添えてもよいでしょう。

用件を聞く

相手:「○○の件でお電話いたしました。~についてなのですが~でよろしいでしょうか?」

相手からの用件を確認します。メモを取ることもあるので、あらかじめいつ電話が来てもいいよう、電話の周りに筆記用具の用意をしておきましょう。

また、場所を移動する時は音を立てないよう注意します。

相手に答える

「はい、~ですね。問題ありません」

「大変申し訳ございません。その日はどうしても外せない用事があり、伺うことができません。別の日程に調整していただくことは可能でしょうか」

この時、ありがちなのが「うーん、その日はちょっと……」というように悩んで困ってしまう場合。

悩んでいると返答にラグが出ますし、相手にも伝わります。できるだけ即答できるように心がけましょう。また、はっきりとした口調で話しましょう。

質問事項があれば聞く

「何か○○することはありますでしょうか?」

気になることがあれば聞いておきましょう。わからないままだと、再びこちらから電話をかけ直すことになります。

最終的な確認をする

「では、○○の時に、○○させていただきます」
話し合って決まったことを、復唱して確認しましょう。

お礼や挨拶をする

「お電話ありがとうございました」
「当日はよろしくお願いいたします」
「失礼いたします」

かける時と同様、締めとして挨拶は欠かせません。

相手が電話を切るのを待つ

相手からかかってきた電話であっても、念のため、相手が切るのを待つ方がよいでしょう。

先方も心得て先に切ってくれることがほとんどですが、数秒待ってもどちらからも切る様子がないという場合は、相手が待っていてくれている可能性が高くなります。

そっと電話のボタンを押してこちらから切りましょう。音を立てないようにすることが大切です。

こんな時はどう言えばいい?トラブル例文集

困るのが、予想外のことが起こった時の問答です。突発的な事態に人は弱いもの。できるだけ慌てないように、トラブルの時の対応も想定しておきましょう。

上手く聞き取れなかった時

「恐れ入ります。聞き取れなかったので、もう一度おっしゃっていただけますか?」

「申し訳ありません、お電話が遠いようなので、もう一度お願いできますでしょうか?」

質問や確認をしたい時

「お尋ねしてもよろしいでしょうか」
「○○について1つ、お訪ねしたいことがあるのですが、よろしいでしょうか」

電話に出られなかったことの謝罪

「先ほどは電話に出られず、大変失礼いたしました」
「○○でしたので、電話に出ることができませんでした。申し訳ありません」

折り返し電話をかける時

「さきほどお電話をいただいたのですが、○○様はいらっしゃいますでしょうか」

途中で電話が切れてしまった時

「先程○○の件でお電話しておりました○○です。大変申し訳ございません、途中で電話が切れてしまいました」

堂々と、臨機応変に。電話の対応を覚えよう!

普段は普通に話せるのに、電話となると途端に難しく感じてしまいますよね。でも、基本的なことさえ知っていれば電話は怖くありません。

「申し訳ございません」が「失礼しました」になったり、「お尋ねしたいのですが」が「伺ってもよろしいでしょうか」になったりしても全く問題はないのです。臨機応変に、自信を持って対応していきましょう。

また、順調に話していたのに、最後だけ怪しい敬語になってしまった!なんていう場合は恥ずかしいですが、引きずる必要はありません。細かなミスは誰にだってあるものですし、企業も忙しいのでそこまで気にはしません。

もし、言い回しが気になるようなら事前にカンニングペーパーを用意するなど工夫しましょう。

その上で、日頃から正しい敬語表現を意識するようにしていれば、いつかカンニングペーパーを見なくても、電話が自然とかけられるようになっていくはずです。

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