【有給取得ガイド】理由の文章例&スムーズに取得するための注意点

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「有給がとりにくい」という話をいろいろな場所で耳にすることがあります。

法律でも定められている有給ですが、冠婚葬祭などの特別な事情でないと取得できないと思い込んでいる人も多いそうです。

もしあなたが転職活動中だったとして、書類審査が通って面接に向かう日、有給取得の理由に「転職活動のため」とはなかなか書きにくいですよね。

そもそも有給は、何か理由がなければ取得できないものなのでしょうか。

労働者の権利のひとつでもある有給休暇につてまとめました。

有給取得は働く人の権利。理由は何でもいいって本当?

そもそも有給とはどんな権利なのでしょうか。

有給は年次有給休暇の略称です。

働いている人が一定条件のもと与えられるもので、雇用者から賃金が支払われる休暇日を指します。

労働基準法39条の第一項によれば、会社は雇った日から6か月間継続的に勤務し、全労働日の8割以上出勤した労働者に対して、最低でも10日の年次有給休暇を与えなければならないと決められています。

また、労働基準法附則第136条によれば、会社が有給を取得した労働者に対して賃金を減額したり、その日を欠勤とみなすなどの不利益な処分は禁止されています。

有給休暇は働いている人なら誰でも与えられている権利です。

しかし、いろいろなところで「有給がとりにくい」という話をよく聞きます。一体なぜなのでしょうか。

どんな理由でもOK!無理に明示する必要もなし

フルタイムで働いていると、市役所での用事や病院での検診にかかりにくいこともありますよね。

必要な休みだけでなく、旅行や花見などの行事や、疲れた心とからだをリフレッシュしたい日も当然あると思います。

私用を有給の理由にすることに、何か問題があるのでしょうか。

結論からいえば、有給取得には特に理由は必要ありません。

労働基準法によれば、働いている人は雇用者に請求した有給を理由の内容に限らず取得できるとされています。

有給取得時に必要となる有給休暇取得届に書かなければならない項目は、

  • 氏名
  • 取得日

の二点のみです。

理由は必須ではなく、任意での書き込みになります。未記入でも問題ありません。

冠婚葬祭はもちろん、病院へ通ったり、旅行で遠出するためなど、なんでもOKです。

また、もしあなたが有給取得の理由に嘘を書いてしまっても、罰せられることはありません。

しかし、もし何らかの形でばれてしまったとき、会社とあなたの信頼関係が壊れてしまう恐れがあります。

どうしても明示したくない場合は、有給取得届に記入欄があったとしても書き込む必要はありません。

会社に嘘をつくよりは、未記入での提出が無難かと思います。

有給は正社員だけに適用される権利なの?

有給について、自分は非正規社員だから関係ないと思っているひとはいませんか?

有給は正社員が年に何日間か取得する休みというように考えている人も多いかと思いますが、非正規の社員であっても取得は可能です。

労働者が入社してから6カ月間勤続し、全労働日の8割以上出勤した場合に与えられるものなので、この条件を満たしていれば

  • 派遣社員
  • 契約社員
  • パートタイマー
  • アルバイト

でも、その権利は発生します。

有給は、一定の条件を満たせば労働者の誰もが平等にもつ権利であることを覚えておきましょう。

労働者の権利と会社の権利。時季変更権について知っておこう

時季指定権とは、労働者が理由に限らずいつでも休暇を取得することができる権利を指します。

しかし、ここで注意しなければならないのは、労働者に時季指定権があるように、会社側には時季変更権が認められているということです。

あなたが会社側に事前の連絡や調整、業務計画に基づいた交代要員への受け継ぎなどを行わずに長期休暇を取得しようとした場合、会社側の時季変更権が提示されることがあります。

つまり、準備もなく一方的に長期に有給を取得してしまうと、会社のもつ権利でもある時季変更権によってあなたの時季指定権は取下げられてしまう恐れがあるのです。

会社側が「交代要員がいない」という理由で、あなたの長期の有給申請を拒否し、代わりの日を提案してきたとします。

これは、違法ではありません。

労働者が指定した休暇によって事業の正常な運営が妨げられてしまう場合、会社は労働者側へ休むタイミングを変えるよう打診する権利があるのです。

どうしても代わりの従業員が見つからなかったり、その人がいないことによって事業に支障がでてしまうときは、このように会社の時季変更権が提示されることがあります。

会社は敵ではありません。「休みをとらせろ!」と敵対するのではなく、まずは休暇の希望日などについて伝え、業務の様子を見ながら再調整してみましょう。

スムーズに有給を取得する方法とは

お盆や年末年始、ゴールデンウイークなどの長期休暇とは別に、自由な休みはとりにくいと思っている人も多いと思います。

私も常に繁忙期のような職場で働いていたころは、有休取得することに罪悪感をもち、取得できずにいました。

しかし、先ほどご説明したように、有給取得は特別な理由でなくてもかまいません。

労働者の権利でもある有休休暇ですが、できればスムーズに取得したいところですよね。

そのためのポイントについてご紹介します。

まず、有給は取得しようと思っている日の前日など、ギリギリに届を提出するのではなく、最低でも3日前までに届け出ましょう。

上司に休みを把握してもらうことで、その日あなたがするべき仕事を振り分けたり、スケジュールを調整するなど、事前の準備をすることができます。

また、連続で有給を取得する場合は、かわりの要員を確保しておきましょう。

会社内で円満な人間関係を維持するためにも、上司に対して事前の連絡は必須です。

もちろん、有給取得の理由について無理に答える必要はありませんが、海外旅行などで長期間の連絡がむずかしい場合はそのことを伝えておけば、いざというときでも安心です。

有給を取得しただけという理由であなたが不利益になることは法律で禁じられているので、何もいわずに有給を取得することもできます。

しかし、せっかくの休暇をストレスなく過ごすためにも、取得日について事前の報告は必要不可欠です。

有給休暇の理由のおすすめ文章

上司や会社との関係を悪化させないためにも納得できる理由を用意しておくことがおすすめです。以下に例を記載しておきます…が、もちろん嘘はダメですよ。

また、これらの回答例は口頭、メールでもどちらでも構いませが、回答例のフォーマット上メールでの例文方式で記載します。

私用のため

お疲れ様です。○○部の○○です。

急な申し出で誠に申し訳ございませんが、この度下記の通り有給休暇を取得申請いたします。

・有給休暇希望日

平成29年5月10日から

平成29年5月15日まで

理由

私用で引っ越しため物件探しと荷造りなどの為に有給休暇申請致します。

念のため休暇中の業務に関して影響の無いように受け継ぎと、業務時間内の携帯電話又はメール連絡は準備しておりますので、緊急を要する場合は連絡可能です。

この度は、誠に勝手ながらご迷惑をお掛けしますが、よろしくお願いいたします。

病院にいく

お疲れ様でございます。○○課の○○です。

この度下記の通り有給休暇を取得申請いたします。

有給休暇希望日

平成29年6月10日から

平成29年6月12日まで

理由

春期定期検診時に再検査となりましたため、有給休暇を頂戴したく存じます。

尚、休暇中の業務に関しましては同課の○○へ受け継ぎしておりますが、念のため、検査後(17:00予定)に私の方から一度ご連絡をいたします。

また、検査初日に問題が無いようでしたら、6月11日より通常出社を予定しておりますのでよろしくお願いいたします。

家事都合

お疲れ様です。○○です。

この度、下記の通り有給休暇の取得申請をお願いいたします。

有給休暇希望日

平成29年7月1日から

平成29年7月5日まで

理由

私事ですが、家族の者が病気になり家業の手伝いを行ないたく有給休暇申請いたします。

有給休暇中の受け継ぎに関しましては、同期の○○にも伝えておりますが、2日に取引先の○○様へのアポイントメントがありますので、私の方より時間をつくり連絡致します。

また、その為、業務で私用している端末を一度持ち帰り、自宅での利用を考えておりますが、持ち出し申請と管理台帳への記載をしておりますのでご確認の方をお願いいたします。

この度は、私事でご迷惑をお掛け致しますが、何卒ご理解の程よろしくお願いいたします。

退職のため(退職直前に取る有給休暇の場合)

お疲れ様です。○○部○○課の○○です。

この度、下記の理由により有給休暇の取得申請を願います。

有給休暇希望日

平成29年8月1日から

平成29年8月10日まで

理由

この度、8月末をもちまして退社をすることとなりました。

長い間、お世話になりまして心より感謝しております。

勤務中有給休暇の消費をしておらず、退職前という受け継ぎや、挨拶など大事な時期と理解しておりますが、有給休暇の申請をしたいと思っております。

今回の有給休暇前までには、退職日までの受け継ぎ作業などはすべて完了させておきますので、ご迷惑をお掛けしないよう最善を尽くします。

万が一、有給休暇中に何か連絡事項がありましたら、人事部へ申請しています緊急連絡先へご連絡いただければ対応できるようにしておりますのでよろしくお願いいたします。

有休取得条件について確認しておこう

有給取得を考えている人は、まず会社の就業規則や契約書について確認してみてください。

年次有給休暇は、1年ごとに毎年一定の日数が与えられますが、会社によって有給の日数が異なる場合もあります。

有給日数や取得条件、何日前までに届け出ればいいのかなどについて確認し、できるだけ早めの行動を心がけましょう。

また、上司がしつこく有給を取得する理由について追及してきたり、有給取得理由の内容のみで却下の判断を下した場合、上司側の就業規則違反となることがあります。

このようなことがあれば、会社の人事や労務の担当者に相談してみましょう。

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