パソコンでの履歴書作成ガイド。手書きと比較したメリットデメリット

あなたは、履歴書を手書きして何枚も書き直しした経験はありませんか?そんな時にたった1度だけ履歴書をパソコンで作成するだけで大変便利に使うことが出来ます。

履歴書は、就職をする際にほとんどの企業から提出を求められるものです。高校や大学、専門機関で就活する時、転職活動する時、何枚も用意が必要です。

原本を作成しておけば後から必要になった時でも、面倒な手間を省くことが出来、時間短縮になります。メリットが沢山、パソコンで簡単に出来る履歴書の魅力やポイントをご紹介します。

履歴書をパソコンで作成するメリット

履歴書とは、自分のプロフィール(基本情報)に取得した資格や学歴と経歴の記入をする欄があります。また、応募先の志望動機や自己アピールも合わせて記入します。

履歴書書きは意外と時間や手間がかかるものです。そんな時、データ保存した履歴書を何枚も印刷するだけで時間もかからずサクサク準備できるので、空いた残りの時間を本当に大切なことに使うことが出来るのです。

それでは実際にパソコンで作成するメリットを見ていきましょう。

パソコンで作成することで追加や修正が簡単

1度パソコンで作成しておくことでデータ管理します。次回使用する時には日付や写真・志望動機の変更や、履歴の追加を上書き保存で更新していけば良いのです。

手書きのように最初から間違えて書き直しをしたり、1から時間をかけて経歴事項を調べる必要がなくなります。特に、年号部分は、職歴が増えるほど調べて記入することになるので、パソコンで作成しておくことは大変便利です。

作成後の保存はパソコン上だけでなくUSBやSDカードに保存しておくと印刷機能のあるコピー機であればコンビニや企業、移動先どこでも印刷可能です。

今現在のパソコン技術とスキルアップ

履歴書をパソコンで作成することは、Word又はExcelファイルで管理できますが自分の今のパソコン技術を改めて知るきっかけになります。

企業側からすれば、パソコンの技術がどの程度あるのかということも確認する材料として見られます。初心者の場合は、無料ダウンロードの履歴書フォーマットがあるので簡単に入力し作成することが出来ます。

始めは、時間がかかるかも知れませんが一生懸命作成した履歴書は、タイピングの練習になったり、変更修正したりとWordのスキルアップに繋がるでしょう。

履歴書をデータ管理することで世界中どこへでも送信できる

今は、世界中の企業へ、簡単にメールで履歴書を添付し送信することが出来ます。勿論、そのデータは個人情報を含んでいるので大切に扱われることになりますが、インターネット環境があれば数秒で相手先に応募出来ます。

海外での就職やインターンのほどんどは、履歴書はメール添付で求められることがほとんどです。その場合、郵送とは違い写真も自分のスマートホンやアプリで撮った写真を貼り付けます。写真代も印刷代もかからずコスト削減です。

履歴書をパソコンで作成するデメリット

次にパソコンで作成することにはどんなデメリットがあるか見ていきましょう。

手書きならではの良さがある履歴書

履歴書をパソコンで作成した時のデメリットとして一番に挙げられるのは、間違いなくこれでしょう。

これだけパソコンが普及している社会でも、いまだに手書きの履歴書が重視され、パソコンで作成した履歴書を送ろうものなら、「心が籠っていない」という理由で、内容を読まずに不採用になるパターンも少なくないようです。

一見すると、物凄く理不尽なようにも見えますが、採用担当者側は手書きの履歴書を見ることで、まずは応募者の人となりを見極めることも多く、手書きの履歴書が無くならない理由は、そこにあるとも言えます。

ちなみに、IT関連の企業なんかでは、パソコンを使うだけあって、パソコン作成の履歴書に対して寛容な部分もあったりします。

自分で考えるべき文章が雑になる

もう一つのデメリットとして挙げられるのは、パソコンで履歴書を作成していると、流れ作業になりがちだという点です。

手書きの履歴書と違い、間違えてもすぐに修正が出来る、パソコン打ちに馴れていればかなり早く作成できるというのに加え、名前や住所や学歴や職歴といったような、今後も変化が無いような部分をデータとして残しておけるため、一枚を作成するのに要する時間は非常に少なくて済みます。

しかし、志望動機やアピールポイント、自分の長所や短所といったような項目については、毎回頭を捻って作成する必要があります。

手書きの履歴書ならば、作成に時間が掛かっているのもあり、「何としても渾身の一枚を作り上げる」といったような気持ちで、そういった欄の作成に毎回望むことが出来ますが、流れ作業になってくると、とにかく早く仕上げたいという気持ちが働き、「まあ、これがダメでもすぐに作れる」と、全然推敲せずに提出するようなことが増えてきます。

パソコンで履歴書を作成することで、沢山の会社に送れるというメリットはありますが、それを活かすためには、一枚一枚丁寧に仕上げるつもりで臨む必要があります。

データ管理の問題点と予防法

履歴書をパソコン作成しデータ保存後、パソコン自体が壊れてしまうとデータが復元できない可能性があります。また、USBやSDカードに保存しても保存状態が悪ければ壊れたり紛失したりすることもあります。

保存先は1つではなく、複数のデータで管理しましょう。また、万が一の場合に紙面で1枚印刷しておくのもオススメです。大切な個人情報を扱う履歴書がウイルス感染する危険性のあるのでセキュリティ対策しておきましょう。

パソコンでの履歴書の作成方法

インターネット上にあるテンプレートのデータを拾ってくる方法

  1. インターネットに接続し、「履歴書 サンプル」といったようなキーワードで検索
  2. 無料の履歴書サンプルを配布しているサイトが幾つか引っかかるので、そこをクリック
  3. WordやExcelのデータで無料のサンプルが手に入るので、自分のパソコンへダウンロード
  4. データを開いて使用

最近は、本当に便利になってきており、インターネット上で無料の履歴書サンプルを配布してくれているサイトが幾つかあるので活用しましょう。

 

Wordで自作する方法

  1. Microsoft Wordを起動する
  2. テンプレートの検索欄に、「履歴書」と入力
  3. 履歴書のサンプルが幾つかヒットする
  4. 自分の好みのものをクリックして使用

先程は、インターネットを経由して拾ってくる方法について書きましたが、最近のWordには、そもそも履歴書のフォーマットが入っています。

そういったものの中から、自分に合ったもの、もしくは、自分のイメージするものに近いものを選んで修正して使うと、非常に便利です。

これだけ便利な状態なので、ゼロからWordで作成する人はあまりいないでしょうが、念のために書いておきます。

  1. Microsoft Wordを起動する
  2. 白紙の文書を選択
  3. 挿入タブから表のアイコンを選択
  4. 必要なだけの行と列を使った表を作成
  5. 必要に応じて、レイアウトタブでセルの数を減らしたり、結合したり、行間を広げたりする

上記のような手順で、履歴書を作成することが可能です。

名前の欄を広げたり、外周を囲む線は太くしたりと、細かい調整も必要になってくると思うので、実際の履歴書を隣に置いて作成するのがおすすめです。

 

履歴書をパソコン作成するときの注意点

フォント

特に決まりはありませんが、明朝体やゴシック体といった一般的なものを使うと良いでしょう。丸字やポップなものを使うと、それだけでふざけて見えてしまうので、避けるようにしましょう。

 

文字サイズ

これも特に決まりはありませんが、作成している履歴書の行のサイズに合わせて、大きすぎず小さすぎずといったような文字サイズにすれば問題無いでしょう。

手書きの時と同様に、行の上下が少しずつ空いているぐらいが望ましいです。

 

文字の配置

実は、これがかなり大事だったりします。文字のバランスの悪い履歴書というのは、当然見栄えも悪くなりますし、非常に読みづらいです。

相手のことを考えるなら、右揃え・中央揃え・左揃えとバラバラになっているようなものは、どこか一箇所に統一して揃えるべきですし、文章を書いていて、変な位置で改行されているようなら、しっかりと調整しておくべきです。

また、画面上は上手くいっていたにも関わらず、印刷してみたらおかしな感じになってしまうこともあるので、完成したと思っても、とりあえず一度印刷し、ズレている箇所等が無いか確認しましょう。

メリットが沢山!パソコンでの履歴書作りまとめ

パソコンを使って履歴書を作成しておくことは、時間もコストも削減できるものです。紙は風化しますが、データ保存は風化しません。パソコンを使うということは指先を動かし、脳を刺激するので老化防止にも繋がります。

メリット・デメリットもありますが、総合的に作成しておくことはパスポートと同じ働きをします。是非、この機会にパソコンで履歴書を作成してみましょう。その行動が次の活動への意欲に繋がるきっかけとなることでしょう。