退職時の手紙の書き方。必要項目と例文で完璧なビジネスレターの完成

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退職というのは今までお世話になった会社に別れを告げるということで、色々な気持ちが交差することになるのでしょう。しかしどんな事情があったにせよ、退職をすると決めたのであれば、そのままにしてはいけません。

手紙は必ずしも書かなければいけないというものではないかもしれません。それは、その人の価値観の問題ですし、そこに強制力は一切ありません。

ただ、せっかく今の自分を育てていただけたもしくは影響を受けたという人はご自身にとって少なからずとも一人ぐらいはいることでしょう。

そんな人に対して、何もせずに会社を離れるというのもなかなかつらいことでしょう。

ここでは、今までお世話になった方々に感謝の気持ちを伝えられるよう、参考になるようなことをいろいろとご紹介していきたいと思います。

そもそも退職時に手紙は本当に必要?

お世話になった方々に感謝の気持ちを伝えたいと思うことは、その会社で働いてきたことを考えれば、よほど会社と揉めに揉めてしまった場合でなければ、それはある種当然のことではないでしょうか。

前述したように、退職時の手紙が必要かどうかは、人の価値観の問題ですし、そこに強制力は一切ありません。

その方法の一つが手紙を渡すことだと考えます。しかし、今これだけ情報社会になって、スマートフォンなどの普及がされてきたので、メールやLINEなどのSNSでもいいんじゃないかとなってきています。

逆に言えば、こういったSNSが手紙を書くということ自体を減らすもしくは無くしてしまっているかもしれません。便利になったことが、人と人との関わりの温かさを減らしてしまっているのは事実あるでしょう。

ここはしっかりと残る手紙という形にして感謝の気持ちを伝えてみませんか?きっと受け取った方は嬉しい気持ちになります。

また、「私は字がきれいじゃないから」とおっしゃる方がいますが、字の上手下手はここでは関係ありません。むしろ丁寧に今までの感謝の気持ちを伝えるということの方が大切なことなのです。

手紙は誰に送ればいいのか

これについては、皆さんの考え方次第です。先程来述べていますように、この人にはお世話になったと心から思っている人にはしっかり思いを伝える必要があるのではないかと思います。

一方で、仲間としてと言いますかお世話になったけれども、ご挨拶程度でいいかなと思えるような方には、メールやSNSなどを利用するのもいいかもしれません。

ただ、メールなどではちょっとなぁと考えられる場合は、ひとりひとりにわざわざ長文を書くというのも手間ひまがかかってしまいますので、最近よく文具店などでも見かける一言便箋などを利用するのもオススメです。

一言便箋と思われるかもしれませんが、手書きで、一言「今までお世話になりました」とあるだけでも受け止め方は異なって見えるはずです。それを同じ部署の人全員に書き上げるということだけでもすごいことです。

または、「お世話になりました、ありがとう」という気持ちを込めて、一言便箋などでメッセージを添えて、お礼共々菓子折りを在籍部署に送るというのもよく見ることのできることかなと思います。

手紙を書く前に基本的なマナーや礼儀を知っておきましょう

友達に渡すような軽さはここでは必要ありません。よって、かなり堅苦しいものになるとは思いますが、それは仕方ありません。正しい言葉を使わないと間違った印象を与えてしまうことにもなります。

ここでぜひ押さえた上で書いてみましょう。それでは、基本的な手紙を書く上でのマナーをここからは、見ていただきましょう。

封筒や便箋はできるだけシンプルなものを利用しましょう

封筒はこういう時は茶封筒などは絶対にいけません。基本は白です。もちろん便箋も白が基本です。色付きは極力避けた方がいいでしょう。

茶封筒は請求書や書類系を送るのに使うことが多いです。

決してビジネスとしてではなく、一個人としてのものですので、絶対に色使いには注意が必要です。そして、どちらも極めてシンプルなものを利用します。基本は無地で、便箋の仕切り線ぐらいで十分です。

それ以上の装飾は一切必要ありません。キャラクターなどが描かれた便箋や封筒を使うなんてもってのほかです。

縦書きが基本

文章は縦書きがマナーですので、便箋は縦書きのものにしましょう。

現代はなんでも横書きになりがちですが、ここは古式ゆかしきというところで、理由はともあれ、縦書きで書かなければいけないと認識しておきましょう。

横書きの便箋も発売されていますが、どうしてもレポート用紙のようになってしまうので、手紙としては難しいでしょう。こういったことが日本人のマナーとして見られている以上は、ここは縦書きの選択をしましょう。

文章量はあまり多すぎずに気をつけましょう

内容は気持ちの問題ですが、読む側がそこまで苦にならない程度の枚数にしましょう。

よく書いたとしても便箋で2、3枚が限度でしょう。

しかし、季節の挨拶や、ご自身の名前や宛先の方の名前などで、ある程度の行数を割いてしまいますので、実際の本文にかける量としては、便箋1枚から1枚半くらいが妥当なところではないでしょうか。

色々なことを伝えたいというのは悪いことではないのですが、あまり長々と書かれていても、読み手の気持ちになると、とても嬉しいのだけれども、結果として負担がかかることの方が残ってしまいます。

手紙の内容はどんなことを書けばいいのか

それでは、肝心の記入内容について触れていきたいと思います。ここではあくまで一例です。参考程度とお考えください。ここでは、ご自身の所属していた部署の部長宛てに書くもので見ていただきます。

  • 時候の挨拶
  • 退職の理由
  • お礼
  • 今後の展望
  • 最後のあいさつ

大まかな流れとしては以下の通りですので、ひとつひとつポイントもありますので、じっくり見ていただきたいです。以外と知らないことも多いかもしれませんよ。

前文:「拝啓」と、その時々における時候の挨拶

手紙は上司の方に送るものですので、はじめには目上の方につける「拝啓」を用います。拝啓などの言葉は頭語と呼ばれています。

同様の意味で「謹啓」という頭語があります。拝啓よりも敬意が高いですが、堅苦しさも見えてしまうので、拝啓でちょうどいいと考えていただいて大丈夫です。

ちなみに、絶対に使ってはいけないのが、「前略」です。文字通り「前文を略します」ということですので、家族や、兄弟、身内や友達などではいいでしょうが、上司など目上の方には失礼に当たりやすいです。

次に、季節の挨拶ですが、よく「時候の挨拶」と呼ばれますが、これは時期によって全く異なります。

1月なら、「初春の候、ますますご健勝のことお喜び申し上げます。」8月なら、「残暑の候、ますますご健勝のことお喜び申し上げます。」などと若干変わってきます。

いきなりそんな言葉が思い出せるということも難しいでしょうから、「○月 時候の挨拶」などで検索してみましょう。いろんな例文が出てきますので、一番ふさわしそうなものを選んでみてください。

主文:退職する旨の報告など、そしてお礼や感謝の気持ちを伝える

退職の理由について、一言添えましょう。

「この度、一身上の都合により○月○日付で○○○を退職いたしました。」

「この度、4月で就職することになり3月いっぱいで辞めることになりました。」

などはよく目にする例文ですね。

ここが一番伝えたいこととなるのですが、内容は手紙を渡すタイミングなどによっても変わってきます。そのため、退職に以前に手紙を渡すという場合は、必ず退職日を明記しておくことは忘れないでいただきたいです。

お礼などについては、具体的なエピソードを織り交ぜていきましょう。上司の方は、もしかすると忘れてしまっている内容のこともあるかもしれませんが、ここはご自身が感じたことですので、思いの丈を書き綴りましょう。

末文:最後の締めの挨拶と結語の「敬具」をお忘れなく!

ここについては、無難な感じでいいと思いますので、「末筆ながら、△△部長のご健勝とますますのご活躍をお祈りしております。」というよな感じで良いです。そして、最後に結語の「敬具」を忘れないようにしましょう。

ちなみに、頭語「拝啓」には、結語「敬具」です。

後付け:自身の氏名や宛名など

後付けには、日付も入れましょう。日付はお渡しする日が望ましいです。あとは、宛名や自身の氏名です。記入する場所や位置などもマナーがありますので、間違いないようにしましょう。

手紙の書き方、例文

本文中の○は空白ですので、○の分だけ文字をあけて書いてください。

退職時の手紙の例文画像

注意事項としては、○のところの文字を開けるということはもちろんのこと、3行目の「さて、私こと」のところは、必ず一番下に下げて記載してただくことが最大のポイントです。

ここで、「拝啓」とへりくだっているところもつながります。あと、ご自身の名前のところも下に下げて記載します。

参考:社外の取引先などへ手紙を書く場合

社内でお世話になった方にももちろんですが、取引先の担当者さんなどにも直接お礼ができない場合などもありますので、そう言った方には手紙を書くこともいいかもしれません。

内容的には、先程のようなエピソードなどをわざわざ記載する必要はないかもしれませんが、お世話になったことや、感謝の気持ちを伝える旨は是非記載していきましょう。

退職する内容については同じでいいでしょうが、取引先に対して非常に力添えをもらっていたとか、お世話になったというようなことについては書いていくべきでしょう。

また、退職することで、担当者も変わることになるでしょうから、後任者を簡単に紹介しておくのもいいでしょうし、後日、新担当がご挨拶に伺う旨も合わせて伝えておくといいです。

そして、本文の最後は、「末筆ではございますが、貴社のご発展と○○様のますますのご活躍を心よりお祈り申しあげます。」などと記載しておきましょう。

しかし、先程から何度も触れさせていますように、ここまで情報社会になっているわけですから、基本的には手紙よりもメールが通常では良く利用されているというのが実態です。

メールで済ませるような感じでもそんなに大きな問題はないと思われます。でも、だからといって、以下のような方々に退職の挨拶を伝える場合には、手紙の方が良い印象を与えます。

  • 100年以上も続いているような伝統もあって老舗といわれている企業
  • あまりパソコンやスマートフォンなどの機器を使わないとか、そういったものは苦手であると聞いている方
  • その企業の社長や役員などのトップクラスの方と親交がある場合

会社のトップの方に対しては、しっかりと手紙に記した方がいいです。丁寧な対応とご自身にもいいでしょうし、それまでいらっしゃった会社のイメージアップにも影響を及ぼします。

ただし、会社のトップなどでなく、多くの方に送らなければいけないという場合には、印刷でもいいです。一通ずつわざわざ手書きにしなくても大丈夫です。

手紙だから伝えられること、伝わることがある

ここまで、物事のやりとりがSNSなどで簡素化に向かっている中、時間はかかるし、面倒かもしれないという「手紙を書く」行為は手を出しにくいのかもしれません。

しかし、こんな時代だからこそ余計に手紙を書くということには大きな意味を持つわけですし、手紙をもらう側もいろんな気持ちにさせられるものになるわけです。

書く側には、当然手書きでしか伝えることができない、人間が実際に書いた文字や言葉の数々にはとても温かみが感じられます。

メールなどで同じ文言が並べられていても、もちろん受け手側から見ても、同じ気持ちにはなることはまずありません。それだけ人間の書いた文字というのは味があるのです。

反対に、受け取った側からしてみれば、自分のために、一生懸命手間をかけて、時間を割いてこんな手紙を書いてくれたんだと思わないはずがありません。

手紙というものは、実際それだけ特別なものにさせる力を持っているのです。

今までの感謝の気持ちを伝えるという意味でもやはり手紙という選択は素晴らしいものになることでしょう。ぜひ一番お世話になった方に送ってみてはいかがですか?

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