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【退職挨拶メール】返信する時の書き方(社外の取引先・社内)、件名、例文

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今回の記事では、退職挨拶メール(社内・社外)に返信するときの書き方の注意点と、件名の書き方・注意すべき点について解説しています。取引先と社内の人に返信メールを送信するときの例文・文例を紹介しています。

社外の取引先の退職挨拶メールに返信するとき、書き方の注意点

なるべく早く返信する

まず、社外の人から退職挨拶のメールが届いたら、なるべく早く返信(当日中)します。一般的にいって、この手のメールは出社最終日に送るのが普通だからです。翌日以降に返信をしても、送り手は社内にはもういない可能性が考えられます。

お世話になっていたり、退職後も関係が続きそうならば、相手にお礼の気持ちなどを記載して、返信をします。今までのお礼を含め、退職者の今後の活躍をお祈りする文面もあるのが望ましいです。

退職理由や転職先など、デリケートな質問は避ける

退職理由、転職理由や転職先を質問するのは避けましょう。退職する理由は人それぞれですが、こうした質問はデリケートなものです。せっかくお世話になった気持ちなどを伝えても、相手を不快にさせてしまう危険性があるからです。

関係性が浅い人や面識がほとんどない人には、返信しなくても良い

無理をして返信する必要はありません。社内の人間ならいざ知らず、個人的に付き合いがあったり、お世話になっていたりした場合に、返信をします。というのも、退職挨拶メールを送った側は、大勢に向けて送信しているはずです。そこまで関係のなかった人ならば、あえて返信しないのもビジネスマナーです。

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社内の退職挨拶メールに返信するときの注意点

なるべく早く気持ちの伝わるメールを返信する

社外の人と違い、社内の社員が退職する場合にも、注意点はあります。社外の人に返信する場合と同様に、なるべく早く返信するのが鉄則です。

これに加えて、社内の人間だと、仕事上の付き合いだけではないケースも多いはずです。その後の関係性をよく考慮して、文面を作成します。転職をしたり、定年で退職したりする場合も同じです。機械的になってしまわないように、気持ちの伝わるメールを返信します。

但し、砕けすぎてはいけません。気持ちの伝わるメールを丁寧に作成して、送信しましょう。

 

プライベートな内容には触れない

退職者とどの程度親しいのかにもよりますが、プライベートな話を書くのもNGです。

定年後、結婚や出産など、様々な退職事由があります。こうした事柄に関しては、触れずにおくのがベターです。あくまでも、これまでのお礼や今後の活躍を祈念する内容に留めるのが適切です。

 

退職挨拶の返信メールの件名はどうすれば良い?

返信メールもビジネスメールの一種ですから、件名をひねる必要はありません。「退職のご連絡ありがとうございます」や「退職連絡の件」などと、オーソドックスで奇を衒わない件名で大丈夫です。親しくしていた同僚に対してであっても、親しき仲にも礼儀ありです。

「♪」のような記号や顔文字は避けたほうが無難です。また、「(氏名)です」や「お疲れ様です」などと書くのもNGです。

一目で、退職の返信メールだと分かる件名にするのがマナーです。

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退職挨拶の返信メールの例文、文例

取引先の人の退職メールに返信する場合

お世話になっております。○○社△△部の××でございます。

この度はご多忙のなか、退職の挨拶を賜り、誠に有難うございました。

○○さんとは、××の業務で弊社に尽力頂きました。このご恩は決して忘れません。長期にわたり、弊社を支えてくださったことは、本当に感謝しております。同じチームで業務に当たった○○では、リーダーシップを発揮され、大変勉強になりました。

○○さんとはもうお会いできなくなると思うと寂しい限りですが、定年後もプライベートで会って頂けると嬉しいです。

繰り返しになりますが、今まで本当にどうも有難うございました。お体に気をつけて、お過ごしください。

 

社内の人の退職メールに返信する場合

この度は、ご多忙のなか退職のご挨拶を頂戴し、有難う御座いました。

××さんとは、○○の仕事で大変お世話になりました。時に優しく、時に厳しくご指導頂き、感謝しております。私が落ち込んでいるときに、仕事の相談に乗って頂いたことも感謝しております。

結婚をして、これから新しい人生を歩まれるとのことですが、○○さんの気概やメンタリティがあれば、難なく乗り越えていけると思います。スタッフ一同、○○さんのことを陰ながら応援しています。私達のことをどうか忘れずにいてやってください。

残念な気持ちで一杯なのですが、無事に元気なお子さんをご出産されることを祈念しております。

最後にこれから寒い日が続くようですので、健康には十分留意して、元気にお過ごしください。

今まで本当にお世話になりました。有難うございました。

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