就活中の企業への折り返し電話ガイド。マナーとパターン別例文集

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自分の携帯電話に、突然知らない番号からの着信があると驚きますよね。登録していない番号からの不在着信には折り返さない、という学生も多いのではないでしょうか。

しかし、就活中の不在着信へは折り返しが必須。電話対応そのものが選考の一部とみなされている場合も多いのです。

この記事では、就活中の企業から不在着信があった場合の折り返し電話のマナーと、電話の際の例文を紹介します。

折り返し電話の必要性

メールやメッセージでの連絡が主流な世代にとって、電話というだけで身構えてしまうもの。不在着信に折り返すのもなんとなく気が引けて、気づけば数日立ってしまったという経験もあることと思います。

しかし、用事があればまた企業から電話をくれるだろう、という甘えは禁物。不在着信が残っていた場合、必ず折り返しの電話を入れるようにしましょう。

就活はタイミングが命

就活はタイミングが命です。特に、多くの学生が一斉に選考される新卒の就活では、数日の間に他の学生に内定を出してしまう可能性もあります。

もし2日間折り返しをせずに放置してしまったとしたら、その間に新たな内定者が決まり本来あなたが入社するはずだった枠が埋まってしまう、という可能性もゼロではないのです。

また、新卒の採用担当者は多くの学生との面接をスケジューリングしなければならず非常に多忙です。あなたからの折り返しを待っている間にどんどん担当者の予定が埋まってしまい、希望の日時に面接ができなくなることもかんがえられます。

新卒の就活ではタイミングが非常に重要。不在着信に気づいた時点で、すぐに電話を折り返す習慣をつけることが大切です。

電話でのマナーも見られている

就活の際は、電話でのマナーも見られています。もしもあなたがきちんと折り返しの電話を入れなかったとしたら、印象は決していいものになりません。

また、実際に入社した後に取引先からの電話を折り返さない人になる、と考えられてしまうかもしれません。

逆に言えば、電話応対はマナーの良さをアピールできる場でもあります。次で紹介する事前準備をしっかりと行い、丁寧な対応ができると良いですね。

折り返すための準備

電話を折り返すとき、気づいたときにすぐに折り返すことは大切なポイントのひとつです。ただし、せっかく折り返したのに電話口で慌ててしまっては印象は悪くなってしまいます。

事前に準備をした上で、折り返しの電話をかけられるようにしましょう。

留守電を確認する

不在着信に気づいてすぐさま折り返しをするその前に、留守電が残っていないかを確認しましょう。簡単な要件であれば、担当者からのメッセージが残っている場合があります。

留守電のメッセージを確認できたとしても、そのまま放置しないことが大切です。

担当者からの質問やスケジュール調整に関する内容だった場合の折り返しが必要なのはもちろんですが、相手が一方的に要件を伝えている留守電の場合も、内容を確認した旨を折り返しましょう。

スケジュール帳を用意する

電話で受け答えをする際にメモを取る人は多いと思いますが、就活に関する電話の場合にはスケジュール帳も必須。

それは、企業からの電話は次回の面接日程や個別面談のスケジュール調整であることも多いからです。面接や面談が他の企業とダブルブッキングしてしまうのはとても失礼なこと。

スケジュールを再度調整してもらう、ということが起きないよう、自分の予定をしっかりと把握した上で折り返しの電話をかけましょう。

静かな場所を選ぶ

不在着信に気づいてすぐに折り返しをするのは良い心がけですが、電話を掛ける前にそこが電話にふさわしい場所か考えましょう。

地下鉄の構内などの電波が悪い場所は、声が聞き取りにくく相手にストレスを与えるだけでなく、内容が誤って伝わる可能性も大きくなります。

また、人混みの中や電車の中など、ざわついた場所で電話をかけるのもNG。なるべく静かな場所を選び、スムーズなやりとりができると良いですね。

折り返し電話の流れと例文集

志望企業への電話は緊張してしまうものですよね。スムーズな電話のコツは、電話口でよく使うフレーズをそのまま覚えてしまうこと。以下の流れを何度も口に出し練習しておきましょう。

まずは名乗る

相手が電話に出たら、まずは自分が名乗るのがマナーです。採用担当者ではなく他部署の社員が電話に出ることも多くあります。

企業「お電話ありがとうございます。○○会社です。」
就活生「こんにちは。○○大学の○○と申します。」

この時、自分の名前だけではなく大学名も伝えましょう。受け答えをしてくれたのが採用担当者でない場合も、大学名を名乗ることで「就活生かな?」と察してくれることが多いのです。

用件を伝える

自分の名前を名乗った後は、簡潔に用件を伝えます。

就活生「先程、人事部の○○様からご連絡をいただき折り返しのご連絡をさせていただきました。○○様はいらっしゃいますでしょうか。」
企業「はい、お繋ぎしますので少々お待ち下さい。」

担当者にも同様に

担当者に電話が繋がった場合、同様の流れで名前を名乗り、電話をいただいていたので折り返したという旨を伝えます。

担当者も忙しい場合があるので、「ただいまお時間よろしいでしょうか。」とはじめに確認ができると、相手に気を遣える学生として好印象を与えることができます。

担当者が不在の場合

折り返しをしたタイミングで担当者が不在ということも考えられます。その場合にも慌てずに、以下のパターンで対応しましょう。

企業「あいにく、担当の○○が不在にしておりまして……。」
就活生「承知いたしました。では、またこちらから改めてご連絡させていただこうと思うのですが、何時頃お戻りになりますでしょうか。」

いただいた電話に対しては、あくまでもこちらから改めて掛けるという姿勢を示しましょう。「またお電話いただけますか。」と言うよりも、相手に与える印象はグッと良くなります。

また、担当者の戻りの時間がわからないと言われる場合もあります。そんな時も慌てず、以下のように対応しましょう。

企業「申し訳ございません、戻りのお時間が約束できないのですが……。」
就活生「承知いたしました。では、お戻りになられましたらご連絡をいただけますよう○○様にお伝えいただいてもよろしいでしょうか。」

電話応対をしてくれている人も志望企業の社員です。折り返しをもらえるよう伝言してくださいという内容を、丁寧に伝えるようにしましょう。

ただし、その後自分が電話に出られなくなってしまうにも関わらず改めて連絡をいただくのはNG。授業や他の面接など電話に出られない状況が予想される場合には、自分から折り返しましょう。

電話応対も選考の一部

電話でのマナーは、選考に直接関わってはいないかもしれません。しかし、相手の顔が見えない電話だからこそ、電話の際のマナーは自分の印象を大きく左右します。

ここまで押さえてきた折り返し電話のポイントを心に留め、笑顔でハキハキと話すことで、きちんとしたマナーの身についている就活生だと企業に思わせることができます。

慣れない電話には緊張してしまうかもしれませんが、就活生のうちに基本的なマナーを身につけておけば、入社後もスムーズな電話応対ができるようになります。社会人に向けての第一歩と思い、勇気を持って折り返しの電話ができると良いですね。

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