退職が決まったら避けては通れない道のひとつである「引き継ぎ」。特に外部とのやりとりがある人は社内だけではなく、社外の人に対してもこの業務をしなければなりません。

しかし、何からしていけばいいかわからない、どのようなことをしていいのかわからない、といった人も多いはず。

ここではその引き継ぎのノウハウを紹介し、円滑に退職できるようなお手伝いをしていきたいと思います。

引き継ぎとは誰のために行うものなのか

まずはじめに引き継ぎは「誰のために」「何のために」行うのか。そこをしっかりと理解しましょう。

何点か例を挙げるとすると、

• 退職後も会社が円滑に取引できるようにするため
• 後任の担当者が困らないようにするため
• 取引先の担当者へ迷惑をかけないようにするため

が挙げられます。

さて、これらのどれが正しいのか?ということですが、「全部」です。

「立つ鳥後を濁さず」という言葉がありますね。

退職する会社にも、後任者にも、今までお世話になった取引先の担当者にも、全てにおいて迷惑をかけるわけにはいきません。

特に「取引先の担当者」に関しては、転職したとしたら転職先の企業の取引先であるかもしれません。

どのような場所で再会するかもわかりません。

その時になにかトラブルが発生していたとしたら会わせる顔も無くなってしまいます。

今までお世話になっている方なので細心の注意を払いましょう。

後任者へ引き継ぎする際に必要なこと

さて、ここからが引き継ぎの流れになります。

後任の担当者が決まっていれば自分が行っていた業務や担当先を引き継ぎしなければなりません。所属している組織に「引き継ぎ書」のフォーマットがあれば、それを活用して必要な情報を記入しましょう。

必要な情報以外に「担当者しか知り得ない」情報(例えば、取引先担当者の好みや趣味等、距離を詰める際に有効と思われるワード)があるのであれば、今後の関係構築が楽になるので、しっかりと後任者に伝えるべきです。

しかし、プライベート過ぎる情報は、あなたが「口が軽い人」というレッテルを貼られてしまう恐れもありますので、伝えない方がいいです。

もしフォーマットがない場合、以下の情報をもとに行うといいでしょう。

• 取引先企業名
• 取引先の所在地
• 直近の取引情報(売り上げ状況等)
• 現在進行形の案件(ある場合)
• 特に気を付けなければならない情報(クレームの発生経緯や注意事項等)
• 担当者の基本情報(名前、部署、役職等)
• 担当者の個人的な情報

次の項目では、実際の引き継ぎでの注意点や流れについて説明します。

後任への引継ぎの流れ

さあ、いよいよ後任者への引き継ぎです。引き継ぎはどのように行うのが円滑に進むのでしょうか。

まずは、先ほどの項目で挙げた「引き継ぎ書」。これを使って引き継ぎを進めていきます。

後任者とスケジュールを調整して申し送り(ミーティング)を行いましょう。ここで引き継ぎ先の情報を共有します。

次に行うべき内容は「取引先への挨拶訪問」です。あなたが仲介人となり、後任者と取引先の顔合わせを行います。

現担当者であるあなたと新担当者が一緒に訪問し、しっかりと挨拶を交わすことで取引先担当者に安心感が生まれます。

それと同時に今までお世話になった取引先担当者へ今までのお礼を必ずしましょう。

前述した通り、またどこかで仕事のパートナーとして再会するかもしれません。しっかりと人としての礼儀を尽くしましょう。

後任者が決まっていない状態で引き継ぎをしなければならないとき

今までは後任者がいる場合の引き継ぎの流れを説明しました。

ですがこのご時世、人材不足で引き継ぎができない、後任となる人員が補充できない等はよくある話です。その際はどのように引き継ぎを行うべきか。それについて解説をします。

まずは社内の引き継ぎですが、後任者が決まらない場合は所属部署の上司が代理で勤めることが多いです。

その際にやはり必要なのが前述した「引き継ぎ書」。これをしっかりと書いて残しましょう。申し送りも必須です。注意事項等も必ず共有しましょう。

取引先には安心材料を与えて

次に取引先です。やはり取引先には迷惑はかけられません。

後任が決まっていない旨は必ず伝えます。ちゃんとした後任者が決まるまでは上司や部署全体でしっかりとフォローする旨を伝え、取引先を安心させましょう。

しっかりと誠意を伝えれば先方も状況を汲んでくれるはずです。

引き継ぎにおける重要なキーワード

今までの項目で営業職における引き継ぎの流れを説明しました。

ここで重要なキーワードは「社内外問わず、お世話になった方々に対して迷惑をかけない」ということです。

退職する会社にも取引先の担当者にも「あの人は中途半端な引き継ぎをして辞めていった」と言われないように、このキーワードをしっかりと心得て引き継ぎをし、退職する日まで業務を遂行していきましょう!

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