仕事が遅い人の特徴と改善法。自覚した時や部下への接し方に悩んだら

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周りがどんどん仕事を終わらせていく中、自分だけ仕事が終わらない……といったことはないでしょうか。自分では必死にやっているつもりでも、周りの人から見ると明らかに仕事が遅いというタイプの人がいます。

仕事が遅いと周りにも迷惑をかけることになり、いたたまれない気持ちになりますよね。改善したいとは思いつつも、具体的に自分のなにが原因で仕事が遅くなっているのかわからないと悩んでいる人も多いようです。

逆に、仕事が遅い同僚や部下の扱いに困っている人もいるでしょう。

そんな時、仕事が遅い原因さえ明らかにすることができれば、対処法もおのずと絞られてくるはずです。

そこで、仕事が遅い人の特徴や、仕事を効率よくこなすためのコツをまとめました。

チェックしてみよう!仕事が遅い人の5つの特徴

なんとなく自分の仕事が遅いかもしれない、でもなぜ遅いのかがわからない。そんな人は以下のような特徴に当てはまっていないかどうか、まずチェックしてみましょう。

後回しにする

仕事が遅い人は、仕事をとにかく後回しにしがちです。特に面倒な仕事、大きな仕事ほど意欲がわかずに、いつまでも手をつけず眺めてばかりいます。

目先にある仕事や、簡単な仕事ばかりじっくり時間をかけて取り組むので、最終的に後半に大きな仕事がたまって慌ててやることになります。いわゆる「夏休みの宿題を最後の日にまとめてやる」タイプです。

いきあたりばったりで行動する

仕事が遅い人ほど計画性がありません。仕事をどの順番で、どのようにして進めれば最も効率よくさばけるかを全く考えることなく、とにかくできることから取り組んでいってしまいます。

そのため、準備が足りず途中で行き詰ったり、あるいは作業の途中で問題が発生してその処理に追われたりすることも。時間のロスが大変多いため、結果的に仕事が遅くなってしまいます。

覚えようとしない

普通、何度も同じ仕事をやっていればやがて嫌でも仕事を覚えるはずなのですが、まれに何度やっても仕事を覚えられないという人がいます。

また、作業の途中で問題が発生した時も、どのようにすれば良かったのか、どうすれば解決できるのかということを一切考えないため、毎回同じところでつまずきます。

仕事の手順を覚えていないため効率が悪く、また当人がミスをした分を周りがフォローしなくてはならないため、結果的に全体の仕事が遅くなってしまいます。

完璧主義

「仕事で失敗なんてしたことがない」「いつでも準備を念入りにしている」といういわゆる完璧主義の人も、実は仕事が遅くなりがちです。

決して周りに迷惑をかけないように、ミスをしないように計画的に物事を進めますが、とにかく少しでも気になるところがあるといちいち修正しなければ気が済みません。

また、自分の作業に対して何度も確認を繰り返すので時間がかかります。結果として非常に優秀な仕事をするものの、仕事が遅いという評価ももれなくついてくることになります。

なんでも引き受けてしまう

周りが困っていると放っておけない、「お人よし」も仕事が遅くなりがちです。頼りにされることが嬉しくて二つ返事で仕事を引き受け、しかも自分のキャパシティをオーバーしても断れません。

結果的に自分の仕事も他人の仕事もスムーズに進めることができなくなってしまいます。

仕事が遅いと言われたとき、人の仕事が遅いと感じたときの対処法

もし、自分が仕事が遅い部類であると気がついたなら、今すぐ改善努力をしていきましょう。仕事が遅いと、自分だけでなく周りにも迷惑をかけてしまいます。特に、他の人から仕事が遅いと指摘されるとショックですよね。

これ以上迷惑をかけないためにも、以下のようなことに気をつけていくとよいでしょう。

まず全体を見る

仕事を始める時、とりあえず目の前にある仕事に手をつけるのはよくありません。まずあらかじめ全体を見て、作業の全容を把握することから始めましょう。

仕事を効率よく確実にこなすために一番大事なのは計画性です。

仕事のどこに時間をかけるべきか、またどの仕事に時間がかかりそうなのかを一番最初に明らかにしておきましょう。その上でそれぞれの工程について時間配分を決め、その配分通りに仕事を進めていきます。

うまくいかなかった時のために「遊び」の部分を持たせておくのも重要です。計画性を持って仕事を進めていれば、今自分がやっている作業が全体として遅れているのか、それとも滞りなく順調に進められているのかが分かりやすくなります。

その上で、作業が遅れている場合は作業を巻きで進めたり、あらかじめ人に頼んだりなど致命的に遅れが出る前に手を打つことができます。

仕事が遅いと言われないためには、実際の作業だけでなく、それ以前の下準備が非常に大切なのです。

作業の順番を組み立てる

作業の全容を把握したら、次は効率の良い作業の順番を組み立てましょう。

  • すぐにできるものはまとめてさっさと終わらせる
  • 作業内容によっては隙間時間を利用して処理する
  • 席を立つ場合は同じところで済ませられる用事をまとめて処理する

といったようなことを心がけます。

例えば、普段の買い物を想像してみて下さい。大きなショッピングモールに行ったとします。ショッピングモールの中は広く、移動するにも苦労しますよね。

そんな中、もし買い物を短時間で効率よく済ませるとしたら、ショッピングモールの1階と2階、端と端をいちいち行き来していては大きなタイムロスになります。

2階でできる買い物を端から順に済ませた上で1階に行き、1階の買い物をすべて済ませて外に出た方が導線が短くなりますよね。

また、2階でかさばる荷物を買う場合は最初に1階で買い物を済ませた方が、動く時に楽だな、などあらかじめ想像することもできます。

そして、そもそも欲しい商品が1階で売っているのか、それとも2階で売っているのか、店がどこにあるのかということも知らなければ移動できませんから、あらかじめショッピングモールの店の配置を確認しておく準備も必要ですよね。

このように、仕事を効率よく進めるためには想像力を働かせ、最も短い導線を導き出すことが重要です。

後回しにしない

大きな仕事ほど、腰が重くなりなかなか上がりません。しかし、思い切って最初に面倒なことを全て済ませておけば時間にも余裕ができるので、後々非常に楽ができます。

また最初の方が気持ちに余裕があるので、トラブルが発生した時も対処しやすくなります。仕事を後回しにしがちな人は、やる気が出るのを待つ傾向がありますが、実際にやる気が出るのを待っていると本当にギリギリになってしまいます。

やる気は出すものであって、待っていて勝手に出てくるようなものではありませんから、待つだけ無駄というものです。できる仕事は今やっておきましょう。

タスクを細分化する

特に仕事を後回しにしがちな人におすすめしたいのが、「タスクをすぐにできる程度に細かく分ける」という方法です。

いきなり大きなことに手をつけようとすると面倒になるのは誰でも同じです。問題はそこから動けるか動けないかなのです。

どうにか着手するためにも、まずは全ての作業を細分化し、小さく簡単にできることから始めていきましょう。いわゆる「ベビーステップ」です。

小さいことを積み重ねることによって、自然と大きな作業を確実に終えることができます。例えばメールを1通書くだけでも、もしも面倒だと思ってしまうのならば、

  • メールクライアントを起動する
  • メールの作成ボタンを押す
  • 相手のアドレスを入力する
  • 件名を考える
  • 件名を入力する
  • 相手の名前を書く
  • 挨拶文を書く
  • 本題で伝えたいことをとりあえず箇条書きにする
  • 箇条書きにしたうち、ひとつの項目を清書する
  • もうひとつの項目を清書する
  • さらにその次の項目を清書する
  • 結びの言葉を書く
  • 一度見直す
  • 送信ボタンを押す

などのようにこれ以上ないところまで作業を細かくしてみます。メールを1通書くという作業が面倒に感じても、メールのクライアントを起動するだけなら簡単なはずです。

このように、わずかな労力でできることを積み重ねていくようにすれば作業を始める抵抗感が薄くなり、仕事を後回しにすることがなくなります。また、作業を細分化することで仕事の工程を深く理解することにも繋がります。

人の手を借りる

「自分の仕事であるのだから、自分がするのは当然」だという考えも確かですが、必要な場合に周囲に助けを求められないのは良くありません。

結果として仕事が遅いと周りに迷惑をかけてしまうのですから、「このペースでは間に合わない」と感じたらその時点で周りに助けを求めましょう。

また、余裕がある時は職場の中でも作業の早い人に、どうすれば作業ペースを上げられるのかアドバイスをもらうのもおすすめです。

多くの場合、仕事は自分1人で完結するものではありません。

周囲とコミュニケーションを取りながら進めることで、意外なところから助けの手が伸びてきたり、あるいは周囲を観察することで自分の仕事をスムーズに進めるきっかけがつかめたりするかもしれません。

人の手を借りたら自分もお返しをすればよいのだと考え、必要な時には手を借りるようにしましょう。

競走相手を見つける

単純にやる気が出なくて作業の効率が悪いという場合、競争相手を見つけることでおそろしく仕事の速度を上げることができます。

自分と同じくらいの能力を持った人、「この人にだけは負けたくない」という人を見つけて、その人より速く仕事をするように意識してみましょう。普段何気なく進めている作業でも、時間を気にするだけで驚くほどスピードが上がります。

良きライバルを見つけることは仕事をする上でもモチベーションの維持に大きく貢献します。自分の周りを見渡して、自分の競争心を煽る相手を見つけておきましょう。

集中できる環境を整える

仕事が遅い人はうまく段取りができません。しかし、うまく段取りができないのには計画性だけでなく、環境が原因ということも実は多々あります。よくあるのが、

  • 机が散らかっていて必要なものをすぐに取り出せない
  • 必要なものが途中で行方不明になり、作業がスムーズに進まない

などです。このような場合は日頃から整理整とんをきちんとするように心がけるだけでも、驚くほど作業速度が改善するでしょう。

また机の上だけではなく、例えば

  • 冷房が強く、寒くて仕事に集中できない
  • 周りにうるさい人がいて、なかなか自分の机で物事が進められない

というような場合は、あらかじめ1枚羽織るものを持って行ったり、静かに作業できる場所を見つけて移動したりなどする努力も必要です。仕事が遅くて困るのは結局のところ自分なので、自分が集中できる環境を積極的に整えていきましょう。

分析して改善する

なぜかわからないけれど自分の作業が遅い。あるいは周りから遅いと言われる。このように、原因がわからない場合は自分の行動を振り返ることが必要です。

また、自分の作業について全て細かく時間を計り、いったいどこに時間を取られているのかを調べましょう。

そして、必要以上に時間がかかっているものを見つけてどうして時間がかかるのか、どうしたら上手くいくのかを考え改善努力をしていきます。

この試行錯誤を繰り返すことで、仕事は確実に速くなっていきます。自分の作業に改善の余地がないか、日頃から常に意識しましょう。

8:2の法則を知ろう。仕事の8割は全体の時間の2割でこなせる!?

ところで、仕事が遅い人にぜひ知っておいてほしいのが「8:2の法則」です。「パレートの法則」とも呼ばれており、日常生活のあらゆるものに適用される面白い法則です。

例えば、全体の作業にかかる時間を10時間とすると、実は全体の作業の8割は、10時間のうちたった2時間で済ませることができるのです。

そして作業の仕上げとなる残りの2割を済ませるには、全体のうち8時間もの時間が必要になります。

仕事の速い人、仕事がミスなく確実に終わっている人というのは、作業の8割にかける時間をできるだけ少なく抑え仕上げの2割の作業にじっくりと時間をかけています。

仕事が遅い人の場合、本来は全体の2割で済むはずの作業時間に対して、さらに多くの時間を使っているために、仕事が遅くなるのです。

作業の8割が全体の2割の時間で済むとなると、ほとんどの仕事はとても簡単なように思えないでしょうか。

重い腰が上がらずに悩んでいる人は、ぜひ8:2の法則を意識して、「2時間で8割の作業をこなす」という心づもりで仕事に取り掛かってみて下さい。

8:2の法則を理解して仕事を進めれば、仕事の適切な配分がわかりますし、仕事の進め方にも余裕ができるので、焦ることが少なくなります。また計画性を養うのにも有効です。ぜひ試してみてください。

仕事が遅いのには理由がある。仕事が速くなる方法を見つけよう!

仕事が遅くても、大部分は自分自身の努力で改善することができます。やみくもに手を速くしようとするだけではミスが多くなりますから、まず一度落ち着いて、自分の仕事ぶりを振りかえってみましょう。

自分の努力で仕事が速くなっていくのは大きな喜びになります。仕事に対するモチベーションもアップするので、一歩一歩頑張っていきましょう。

小さな努力でも毎日少しずつ進めていけば、数カ月後、1年後には大きな成果として返ってくるはずです。常に時計を意識し、全体を見ることを忘れずに、自分が一番仕事を効率よくこなせる方法を見つけましょう。

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