面接に必要なコミュニケーション能力。採用側が見ているポイントとは

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新卒の学生が取り組む就職活動においても、転職者が取り組む転職の活動においても面接が成功するかによって、内定を獲得できるかどうかが決まります。

さまざまなことを準備しておく必要があります。志望動機や自己PRなど定番中の定番の質問には、一度自分が作成した回答に3回程度は突っ込みを入れてより精度の高いものに仕上げておく必要があります。

しかし、よく必要だと言われる能力としてコミュニケーション能力があげられます。面接を突破するためには、最後にはこのコミュニケーション能力が必要だと言われます。

このコミュニケーション能力とはいったい何なのか、具体的に把握する必要があります。そこで、今回は次のようなことをまとめて、面接で高い評価を得るために必要なことをまとめました。

  • コミュニケーション能力とは何なのか
  • コミュニケーション能力を高めるためには
  • コミュニケーション能力を実際の面接で示すためには

では、それぞれ確認していきましょう。

コミュニケーション能力とは何なのか

まず初めに、コミュニケーション能力とはそもそも一体何なのかを確認していきましょう。

大前提として挙げられることは、本来は自分からエントリーシートに記載したり面接でアピールしたりすることではなく、採用担当者が応募者のことをどのように思うか、という点です。

つまり自分からコミュニケーション能力があります、というような主張をすることは本来おかしなことにあたるという訳です。あくまで採用担当者に判断が委ねられている、ということを覚えておく必要があります。

これらを把握した上でコミュニケーション能力とは、突き詰めれば以下の3点にまとめられます。

  • 相手の話を聞いて理解し共感する能力
  • 自分の意図する話を伝え理解してもらう能力
  • 場の雰囲気を掴み言葉のキャッチボールをする能力

では、それぞれについて見ていきましょう。

相手の話を聞いて理解し共感する能力

最初にあげるポイントは、相手の話を聞いて理解し共感する能力です。この部分は、面接において一番大切なポイントになります。

採用担当者から出された質問を正確に理解しなければ、採用担当者の臨む回答を用意することはできません。この意味で、まず相手の話を理解することから始める必要があります。

その上で相手がなぜこのような質問をしたのかという意図を察して共感する必要があります。採用担当者は意味もなく応募者に質問をしているわけではないので、どのような点を知りたがっているのかを察してそれに沿って答える必要があります。

自分の意図する話を伝え理解してもらう能力

次にあげるポイントは、自分の意図する話を伝え理解してもらう能力です。主に採用担当者から受けて、回答する時において必要な能力になります。

質問の意図を正確に把握しても、次に頭の中で論理的に話す内容を決めていかなければ相手に理解してもらうことができません。話ベタな人には往々にして、自分が意図していないことを話してしまい誤解を生みだしてしまうことが多々あります。

全ての人に自分が思った通りの意図を伝えることは難しいですが、面接の場合はあくまでビジネスライクに伝えることが大切です。仕事としてのコミュニケーション能力を求められているので、論理的に簡素に答えることが鉄則になります。

場の雰囲気を掴み言葉のキャッチボールをする能力

次にあげるポイントは、場の雰囲気を掴み言葉のキャッチボールをする能力です。これは、面接はビジネスライクではありつつもあくまで根本的には、人間同士の会話であるという点から来ています。

最低限会話を成立させるためには、質問に簡素な回答を用意していけば事足ります。しかし、面接の場において採用担当者が見極めたい要素はそれだけではありません。応募者がどのような性格と過去を経験しているかを把握したいのです。

このいわゆる人間性の部分を把握するために、仕事の能力とは直接関係のない質問を面接ではよく聞かれます。それは、能力以外にも応募者が企業に入社して他の人とうまくやっていけるかどうかを見定めると言う意味合いがあるためです。

コミュニケーション能力を高めるためには

それでは、このようなコミュニケーション能力を高めるためにはどのような手法を使えばいいのでしょうか。

多くの場合は、コミュニケーションを取る練習をする時間を取っていくことになります。しかし、面接を受けるための訓練という意味もあるために友人と雑談をしていれば伸びるというものでもありません。

そのため、次のような手段がコミュニケーション能力を高めるために有効です。

  • 模擬面接を受ける
  • インターンシップやOB訪問
  • プレゼン練習

では、それぞれについて見ていきましょう。

模擬面接を受ける

初めに紹介する方法は、模擬面接を受ける、というものです。特に新卒の大学生などは、学生課や就職指導課が主催している場合もあり、希望すれば多くの場合訓練を受けることができます。

面接官役を担当する人も、現代の就職の状況に関してよくわかっている人物が担当することが多いので、10分程度の面接であってもコミュニケーション能力を上げるために必要なポイントを効率よく指摘してもらうことができます。

転職者の場合には、模擬面接専門のサービスを受講することが一般的です。1万円から2万円程で受講することができるので、こうした口座から学習したポイントを何度も復習して、自分のものにすることが大切です。

インターンシップやOB訪問

次に紹介する方法は、インターンシップやOB訪問をする、というものです。これは転職者よりは新卒の学生に適している方法です。

順調に進んでいれば、大学3年生の夏にはインターンシップの募集があり参加することができます。この段階で、社会人とビジネスとして触れ合うことができるので、この時により多くの人と話をしてビジネスの感覚を掴む事が大切です。

OB訪問もまた有効な手段です。自分の大学を卒業した先輩がやってくるので、親しみを持って色々なことを相談できる可能性もあります。相手もかつては就職活動を通じてさまざまなことを経験した人なので、助けになってくれるはずです。

こうした自分より上の先輩からもらうアドバイスは、社会人からもらうアドバイスとして活用することが大切です。自分よりも社会人経験が長い人と接することになるので、その経験をきちんと面接で活用できるくらい学ぶことが大切です。

プレゼン練習

次に紹介する方法は、プレゼン練習をする、というものです。これは、1人でもできビデオに録画するなどの方法で何度でも挑戦でき、費用もかからないのでオススメできる方法です。

方法としては、自分でまず志望動機や自己PRなどの回答を1分程度で回答します。その際の様子を全て録画していることが理想的です。そして、全て回答が終わった後に、その画像から自分が改善すべき点を発見するようにします。

志望動機などを述べる時に言葉が詰まっていないか、視線が動いていないか、きちんと前を見据えて話をしているか、といった点が確認すべき代表例です。これらは実際の面接においても確実に確認されるポイントです。

こうした方法で改善を続けていき、自分でこれ以上直すべき個所が分からないという状態になったら専門機関の人を尋ねるようにしましょう。そうすれば、さらにコミュニケーション能力を高められるようになります。

コミュニケーション能力を実際の面接で示すには

実際にコミュニケーション能力を磨いてきたとしても、面接の場所で採用担当者に示すことができなければ全く意味がありません。そのためには、どのような手法をとればいいのでしょうか。

コミュニケーション能力はいわばテクニックの部分が大きい能力です。極端な話、例え本当は採用担当者の話を全く聞いていなくても聞いているように見えれば問題がない、という不合理な一面もあります。

逆に本当にきちんと聞いていても、そうは見えなければ低い評価になってしまいます。周りからどう見えるかで勝負が決まってしまう一面があるので、このことには特に注意しなければありません。

このような点も含めて、以下のような態度を示すと高い評価をもらいやすくなります。

  • うなずきや相槌など見える部分で示す
  • 結論から話す
  • 面接官の興味を惹く話題を話す
  • 自分の得意な話題に誘導する
  • 大きな声で話す
  • 面接官に話してもらうように仕向ける

では、それぞれについて見ていきましょう。

うなずきや相槌など見える部分で示す

最初に紹介する方法は、うなずきや相槌など見える部分で示すことです。これは思った以上に大切であり大きな効果があります。

採用担当者は採用の時期には数多くの応募者を面接しています。ある時は新卒の応募者を面接し、ある時は中途採用の応募者を面接しています。

こうした採用担当者が一番気になり、かつストレスになる部分が自分がした話をきちんと聞いているかどうか、という点です。

友人同士の雑談を考えるとわかりやすいですが、必ず何かしらの相槌や反応があります。無反応ということは通常ありえません。

しかし面接の場合、応募者の中には一言一句もらすまいと緊張してしまい、そうした自然の反応が全くなくなってしまう応募者も少なからずいます。

このような場合、本人としてはきちんとやる気があり話も聞いているのですが、採用担当者からはそうは見えず結果的に低い評価になってしまうことがあります。

こうしたことを防ぐために、外から明らかに見えるうなずきや相槌などの目で見てわかる行動を示すことがとても大切なのです。

応募者が何を考えているかは本当の意味では採用担当者はわかりませんが、相手の首の動きや目線は見ればわかります。こうした点で評価していることは少なくないので、きちんとリアクションを取ることが大切です。

結論から話す

次に紹介する方法は、結論から話すということです。これはビジネスのシーンでは特に重要なことです。

面接の時間は限られており、個人面接の場合ならまだしも新卒の応募者に対して行われる集団面接では、1人当たり3分から5分程度しかないことがほとんどです。その時間で、3問から5問程度を聞かれるのですから時間はとにかく無いのです。

そのため、必要なことは採用担当者が出した質問の意図を理解して、結論から話すことです。冗長に話すような人は必要ありませんし、何より聞いている採用担当者がストレスを感じてしまいます。

こうした話し方をする人は、例え内容が素晴らしいものであったとしてもまとめられていない=コミュニケーション能力がない、と見なされて低い評価になってしまいがちです。

求められた答えを、論理的に簡素に答えることが高い評価を得るために必要なポイントになります。

面接官の興味を惹く話題を話す

次に紹介する方法は、面接官の興味を惹く話題を話すことです。これは、採用担当者である面接官の心情を想像するとわかりやすくなります。

採用担当者は、前述の通り採用のシーズンには1日にかなり多くの応募者に会って面接を担当することになります。細かい点は違いますが、基本的に質問する内容は同じなのでアピールされる内容も大同小異といったところになります。

そのため、端的に述べれば採用担当者は同じような話を聞くことに飽きています。「またか」という心情を持ちつつも、仕事である以上聞いて評価を出して次の選考のステップに進ませるかどうかを判断しなければならないのです。

こうした心情であることを理解すると、面接官の興味を惹くことはそれほど難しくはありません。応募者側が述べる際に、こうした心情を理解していますよ、という心を込めて述べることによって大きく評価が変わります。

例として、自分が疲れている時にどのような対応をしているかを自己PRにさりげなく混ぜていたりする方法があげられます。そのような意外性が、採用担当者の注目を惹き結果的に次の選考に進める可能性を高めることができます。

自分の得意な話題に誘導する

次に紹介する方法は、自分の得意な話題に誘導することです。これは、主に長所や短所、趣味を話す時に有利になります。

誰しも自分の得意なことに関しては饒舌になり、話を展開しやすくなります。反対に話題についての知識がない場合には、かなり厳しくなってしまいます。

集団面接では他の応募者と被ったりすることがあるためにあまり尋ねられませんが、個人面接ではよく尋ねられる質問でもあります。

自分が得意なことを話す様子は生き生きとしており、これを活力の原動力と見なす場合もあるので、なるべく自分で話題を自分が得意な方向に仕向けるようコントロールすることが大切です。

大きな声で話す

次に紹介するポイントは、大きな声で話すことです。これは、コミュニケーション能力が低いと見なされる人に共通するポイントです。

人により性格の差があるためにその部分は致し方ないところでも有りますが、個人面接で採用担当者と面と向かって静かな部屋で話をしているのに応募者の声が聞こえない、というレベルの声量では採用担当者も困ってしまいます。

また声の大きさは自信の大きさと見られることも多くあります。ある程度堂々と構えて話すことも、1つの戦術です。そのほうが全体の印象が明るくさわやかになり、より高い印象を与えやすくなるためです。

ただし大きすぎることは良くありません。逆にガサツなイメージを与えてしまいマイナスの評価を受けてしまいます。TPOを考えた声量を使って、採用担当者と話すように面接を受けることが、総合的に高い評価を得るためのポイントです。

面接官に話してもらうように仕向ける

次に紹介するポイントは、面接官に話してもらうように仕向けることです。これは応募者が、採用担当者に的確な質問をすることによって成立します。

人は聞くことよりも話すことのほうに快感を感じる傾向があります。そのため、相手が答えやすく自分も採用担当者のことを理解していますよ、という雰囲気をアピールする質問をすることが大切なのです。

新卒の応募者の場合は会社説明会や書類選考などの場面で感じたことを質問しても構いませんし、転職者の場合には企業の具体的な技術や戦略の部分を質問しても構いません。

採用担当者が詳しく把握していると思われる質問を問いかけることによって、応募者が企業に興味を持っていることを間接的にアピールすることができます。このために、採用担当者に話をしてもらうように仕向けることが大切なのです。

コミュニケーション能力は一種のテクニックです

コミュニケーション能力は抽象的で具体性に欠ける要素である、と巷では言われますが少し細かく掘り下げてみれば人と人が意思疎通を図るために必要な要素をまとめただけです。

よって相手からの評価が欲しい場合には、自分が話をどのように聞いてもらえると嬉しいかを考えると基本的な方針が見えてきます。

こうしたことを、質問の内容や話し方、態度などで示すことによって評価をもらうステップが面接という選考になります。

評価をもらう以上、一種のテクニック的な要素があることは否めませんが逆にそれを把握することによって高い評価をもらうことができます。

こうした点は面接以外の選考過程でも同様ですので、それらを把握した上で望み内定を獲得するようにしましょう。

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