就活によく使う封筒の選び方・書き方・送る時の注意点

就活中には、履歴書や内定承諾書など大切な書類を封筒に入れて企業へ提出する機会がしばしばあります。

普段はパソコンやスマートフォンで連絡を済ますことが多いと、かしこまった封筒の選び方、書き方がはっきりわからず、戸惑ってしまいますよね。

封筒を書く時のマナーに明確なルールはなく選び方、書き方には色々な説があります。しかし、失礼のないよう基本的なマナーは守らなければなりません。

迷う場合は、同じ企業を受けた人や転職エージェントのアドバイスを参考にするのもよいでしょう。この記事では、就活に関連する書類を封筒で提出する時に知っておきたいマナーの基礎について説明していきます。

就活で封書を送る時の封筒の選び方、用意する物は

就活中には、次のような用途で企業へ書類を提出する機会が訪れます。

  • 履歴書、エントリーシート
  • お礼状
  • 内定承諾書
  • など

それぞれの用途で封筒の選び方は異なります。

履歴書、エントリーシートを提出する場合

インターンや面接のエントリーシート、履歴書や職務履歴書などの応募書類を提出する時には封筒が欠かせません。

履歴書等の大きさはA4が一般的ですが、基本的に小さく折りたたんで提出するものではないので、A4の書類がそのまま入る定型外郵便用の封筒「角型2号」を使います。

履歴書は広げた状態がA3で、それを真ん中で2つ折りにするとA4サイズになります。企業には、2つ折りにしたA4の状態で履歴書を提出します。

また、かつて履歴書はB5(B4を2つ折りにしたもの)が一般的だったため、現在はA4とB5の両方が市販されています。

サイズは特にどちらが正しいという決まりはないので、企業から指定がなければ好きな方を選ぶことができます。

もし履歴書や同封する職務履歴書がB5ならば、封筒はB5の書類がそのまま入る「角型4号」を選びます。

お礼状を提出する場合

面接後に企業へお礼を出す時は、メールを使うのが主流になっていますが、手紙にしたためて封書で送ると、企業に対する熱意をアピールすることができます。

お礼状はB5の便せんに書き、三つ折りにしたものを封筒に入れて送るので、定型郵便用の封筒「長形4号」を選ぶのが適しています。

内定承諾書を提出する場合

内定が決まった後に内定承諾書の返送を求められたら、期限内になるべく早く内定承諾書を企業へ提出しましょう。

内定承諾書が返信用封筒と一緒に届いた場合は、その返信用封筒に入れて郵送します。

もし返信用封筒がなければ、自分で封筒を用意します。その際、封筒のサイズは、内定承諾書のサイズに合わせて選びます。

たとえば、内定承諾書が折った状態で届いていれば折って「長形2号」など小型の封筒で、折ってない状態で届いていれば、そのまま折らずに「角型2号」など定型外郵便用の封筒に入れて返送します。

封筒は白封筒を選ぶこと

どのような用途でも、就活関連の書類を提出する場合には白封筒を使うようにしましょう。

封筒には、事務的な書類を送る際に使われる茶色の封筒と、あらたまった手紙を送る際に使われる白い封筒があります。

「就活の書類を送る際に、必ずしも白封筒でなければならない」というルールはありませんが、やはり白封筒で送る方が印象が良いので、茶封筒は避けるのが無難です。

茶封筒より白封筒のほうが紙に厚みがあり、中の書類がすけにくいという点でも、個人情報が書かれた応募書類の郵送には白封筒を使うのが安心できます。

封筒を書く時に用意する物

就活で企業へ書類を送る際には、以下の道具を用意します。

  • 封筒
  • 黒ペン
  • 赤ペン(または「応募書類在中」のスタンプ)
  • のり
  • 書類、添え状(送り状)
  • クリアファイル(応募書類を送る時)

黒ペンは、濡れてもにじまないタイプのペンを選びます。油性のサインペンがおすすめです。

字の太さは、細すぎると弱々しく太すぎると優雅さに欠ける印象を与えるので「中」か「細」のペンを選びます。細いボールペンや極太のマジックは避けましょう。

筆ペン、消せるボールペンも封筒の宛名には適していません。

赤ペンは、封筒の表面に「応募書類在中」「履歴書在中」などの外脇付(そとわきづけ)を記入する時に必要です。外脇付を入れることで、中に大切な書類が入っていることを知らせることができます。

最初から印刷されている封筒もありますが、ない場合は黒ペンと同じく濡れてもにじまないタイプのペンで書き入れます。また、外脇付は文房具店や100円ショップにスタンプも販売されています。

ビジネス文書を送る時は、送り状を作成して同封するのがルールです。また、応募書類を提出する際は、書類を保護するためクリアファイルにはさんで封筒に入れます。

封筒の書き方、封の閉じ方

封筒の表面、裏面の書き方と封の閉じ方を基本的な知識をチェックしておきましょう。

封筒の表面には企業の住所と宛名、必要に応じて「応募書類在中」等の文字を記入し、裏面には封書を提出した日の日付と差出人の住所・氏名を記入します。

封筒の書き方テンプレート
(マイナビ転職 履歴書の見本(サンプル) より)

封筒は、縦書き、横書きのどちらでもかまいませんが、縦書きが一般的です。その際は、右上から書き始め、数字は漢数字を使います。

封筒や中の書類が横書き仕様の場合、企業の社名にアルファベットがたくさん使われ縦書きで読みにくい場合は横書きにするとよいでしょう。その際は、左上から書き始めます。

封筒の表面の書き方(縦書きの場合)

まず、封筒の右側に企業の住所を都道府県から始めて、すべて正確に書いていきます。

丁目、番地、号、ビルの階数などは「-」を使って略さずに書きましょう。

<例>
〇 A県B市C町1丁目2番地3号 Dビル5階
× B市C町 1-2-3 Dビル

住所が長く、1行でおさまりきらない場合は、ビルやマンション名の前などキリの良いところで改行します。

また、改行してビルやマンション名を書く時は、1行目と同じように上から書き始めるのではなく、一番下に揃えて書きます。

封筒の中央には、宛名を会社名、部署名、役職名、担当者名の順に書きます。

会社名は住所の書き始めと高さを合わせて書き始め、改行して部署名と役職名、さらに改行して担当者名を書きます。封筒のちょうど真ん中に担当者名が来るよう、バランスを考えながら改行していきましょう。

宛名を書く時は次の点に注意します。

  • 宛名は住所より大きめに書く
  • 社名等は事前にきちんと調べ、書き間違いのないように注意する
  • 担当者の個人名がわかっていれば、なるべくフルネームを書くようにする
  • 名前に旧字体が使われている場合はその通りに書く(渡邊、澤田など)
  • 個人名には「様」をつけ「御中」と「様」は併用しない
  • 担当者が複数いる時は連名にする

そして、履歴書やエントリーシートなどの応募書類を提出する場合は、封筒の左下に「履歴書在中」または「応募書類在中」と赤字で外脇付を入れておきます。内定承諾書を郵送する場合は「重要」「親展」と入れておくとよいでしょう、

字の大きさに規定はありませんが、はっきり見えるような大きさで書いておきます。強調したい時は文字を枠で囲みます。線がゆがまないよう定規を使って書きましょう。

横書きの場合は、封筒の左上から、縦書きと同じように改行を入れながら住所と宛名を書き、右下に外脇付を入れておきます。

封筒の裏面の書き方

封筒の裏面は、封筒の左下に差出人の住所、次に氏名を記入します。そしてその上部に封書を送付する日付を年月日で書いておきます。(封筒の真ん中にある線を挟んで右側に住所、左側に氏名を書く方法もあります。)

封の仕方

封筒に書類等を入れたら、丈夫にあるフラップ(ふた、のりしろ)の裏側にのりをしっかり塗って折り、封を閉じます。セロテープやホッチキスで封をするのはNGです。

次に、フラップの境目に封字(封かん)をします。封字とは、たしかに封をしたことを表すため、封筒の差出人が〆(しめ)などの文字を書くことです。封字があることで、第三者が途中で開封していないことが証明できます。

〆のほかに色々な文字が使われますが「締める」という意味を持つ〆を書き入れておけば問題ありません。×(バツ)と書きがちですが、これは間違いで失礼にあたるので注意しましょう。

就活で封書で送る時の注意点

履歴書の準備や宛名の書が完璧でも、封書の送り方でうっかりミスがあると台なしになってしまいます。配達中のトラブルを防ぐためにも、細かい部分まで気を配って封書を送りましょう。

添え状を忘れない

ビジネスシーンでは、書類を送る時に必ず添え状(送り状)を作成して同封します。

必要な書類だけ入れて送らないよう、注意しましょう。 (企業から「添え状は不要」と指示があれば、入れなくてかまいません。)

履歴書は小型封筒に入れない

市販の履歴書には小型の「長形封筒」が付属されていることがあります。しかし、履歴書は小さく折らず角型2号などの大きな封筒で提出するのが基本です。

せっかくだからと付属の長形封筒を利用し、三つ折り、四つ折りにした履歴書を入れて提出しないように気をつけましょう。

履歴書を折って提出して良いとされるのは、アルバイトやパートの場合です。それ以外は、履歴書は折らずに提出しましょう。

郵便局の窓口から郵送する

就活に関連する書類を郵送する際は、ポストに投函するのではなく、郵便局の窓口に持って行って、重量と切手代を確認したうえで送るのが無難です。

窓口を通さないと、万が一切手代が不足していた時に気づくことができず、郵便物が戻って来たり企業に迷惑をかけたりしてしまい、面接どころではなくなってしまいます。

トラブルを防ぐためにも、窓口から確実に郵送することをおすすめします。

個性的な切手を貼らない

自分で切手を貼って郵送する場合、企業あての封書に記念切手やキャラクターがデザインされた切手を貼るのは避けましょう。個性的なデザインの切手は使わず、通常の切手を貼るのが無難です。

見やすく美しい封筒で好印象を与えよう

履歴書など就活に関する書類を提出する際は、つい書類の作成のほうに意識をとらわれがちですが、書類を企業へ確実に届けるためにも、細かいところまで丁寧に気を配って封筒の準備をしたいものです。

マナーをきちんと守り、企業に 「この人はできる人材だ」「中身が気になるな」と思ってもらえるような、見やすく美しい封筒を提出しましょう。