インターンシップのお礼メールは出した方がいい!人事が語る作成のコツ

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かつては一部の学生のみが参加していたインターンシップですが、今や参加が当たり前のものになりつつあります。

インターンシップは、まだ社会経験を積んでいない学生の就業体験の場であると同時に、就活前の貴重な企業情報収集の場でもあるのです。

インターンシップ参加学生から必ずと言っていいほど出てくる質問が、「インターンシップに参加した企業には、お礼メールを送った方がいいの?」というもの。

この記事では、お礼メールについての疑問からタイミング、例文に至るまで、皆さんの欲しい情報をギュッとまとめています。ぜひ最後までご覧ください。

インターンシップのお礼メール、あなたは出す?出さない?

筆者は過去、数多くの企業の人事担当者と会い、話を聞いてきました。当然インターンシップについても話題になることは多く、何度も意見を交わしております。

人事担当者に対して、インターンシップ後のお礼メールについて聞いたところ、

  • 「必ずしも必要というわけではない」
  • 「出されなかったからといって、特に何か影響があるわけではない」

という意見がほとんどでした。

ですが、一方で

  • 「出してくれた学生に対しては、ちゃんとしているという印象を持つ」
  • 「マナー、礼儀を大切にしているのだと好感を持つ」
  • 「やはり他の学生と比べて印象に残りやすい」

という意見も。

積極的にお礼メールを求められているわけではないものの、人事担当者に好印象を持ってもらうにはとても効果的なようです。

出すか出さないかを迷うくらいなら、思い切って出して良い印象を残すようにしましょう。

出した方がいい。その理由は自分を印象付けさせることができるから

もし、インターンシップに参加した企業が志望度の高い企業であり、就活の本選考時にもエントリーするつもりなのであれば、なおのことお礼メールは出した方が良いでしょう。

先ほども少し触れましたが、インターンシップに参加した学生の名前や印象は、人事担当者の記憶に残ります。それが良いものであれば、就活の時に良い方向に働く可能性もあります。

もちろん、インターンシップは「就業体験を目的とするプログラムであり、採用選考活動には関与することはない」とされています。本選考に直接影響することはありません。

ですが、就活が始まる前に人事担当者から良い印象を持たれ、仲を深めておくことは就活時に役に立つこともあるでしょう。

例えば、企業の理解度を深めたり志望度を高めたいと感じた場合、ゆくゆくOBOG訪問や企業見学に参加したいと考えることがあるかもしれません。

その際、人事担当者と連絡が取りやすい関係であれば、先輩社員の紹介や社内見学を設けてもらいやすいかもしれません。

これらの対応が直接内定に結び付くというわけではありませんが、インターンシップ参加中も意識して過ごすことで損をすることはないでしょう。

実際に就活解禁後、企業の合同会社説明会のブースで人事担当者が学生を覚えており、「ああ、〇〇君、ウチのインターンシップに参加してくれていた子だよね」と話しかけているシーンを何度も見ることがありました。

お礼メールを送ることで、インターンシップ終了後も自分の名前をしっかり覚えていてもらえる、という効果もあるようです。

大きな企業で、インターンシップ参加学生も数多くいる場合などは、ほかの学生と差をつけるという意味でも特に効果的でしょう。

人事担当者の立場から

企業の人事担当者は、インターンシップを毎年より良いものにブラッシュアップしたいと考えています。参加してくれた学生からの意見は次回以降の開催に参考になる、非常に貴重な情報です。

企業に対する挨拶から一歩踏み込み、「企業のインターンシップがより良いものになるように」という目線で、感想や意見を伝えると非常に喜ばれるでしょう。

インターンシップに参加した企業にとても良い印象を持ったり、出会った人事担当者や先輩社員に好感を持った、などがあれば、感謝や恩返しの意味を込めてお礼メールを出してみる、という風に考えるのもいかがでしょうか。

インターンシップのお礼メールで心がけておくべきこと

「お礼」というと、手紙を使ってのお礼状を想像する人もいるかと思います。もちろん、より紙でのお礼のほうが丁寧な印象を受けますし、その方が思いが伝わるという人は手書きのお礼状でも良いでしょう。

ですが、手書きでのお礼状にこだわるあまり、送るのが遅れてタイミングを失ってしまう、などであれば本末転倒。お礼は、お互いに記憶や気持ちが鮮明なうちにやり取りするのが肝心です。

また、ただ形式に則ってコピーペーストで出すお礼状よりも、「あなたにしか出せない、オリジナルのお礼状」のほうがずっと価値のあるものです。

長々と書く必要もありませんし、きれいな文章である必要もありません。具体的なエピソードや感想を交えながら、感謝の気持ちを伝えましょう。

インターンシップ参加前

インターンシップ参加前にも、企業からの連絡があります。主に開催場所や開催時間、出欠の確認になると思います。

企業からの発信は、多くが他の学生にも送られている、同じ文面で送信されているものだと思いますが、だからこそ、このメールに対しても返信があると「細やかな気配りができる学生だ」などの印象を持ってもらえます。

企業担当者の方も、送ったメールが無事学生の手元に届いているか、メールの中身を見てもらえているかは気になっています。ちゃんと受け取ったという意味も兼ねて、返信しておくといいでしょう。

時に、「一斉送信・自動送信のため返信は不要です」「送信専用のメールですので返信はできません」などの注意書きがあります。その場合は返信する必要はありません。

また、のちに参加後のお礼メールを送るつもりなのであれば、インターンシップ開催前に送られてくるメールはしっかり確認しておきましょう。会場の場所や体験できる仕事のほか、参加予定の先輩社員の名前や人数が記載されていることもあります。

インターンシップ中

インターンシップ中は、当日プログラムに関わってくれた社員の方の名前や簡単なプロフィールをメモしておきましょう。お礼メールを書く際に、名前がフルネームでわからない、などで困ることを防ぎます。

また、そうして情報をメモしておくことで、インターンシップ中によりスムーズにコミュニケーションをとることができます。出身地や出身大学、趣味などは会話に繋がりやすい情報です。

いつ、どのような会話をしたのか、何かに困っていた時にどのように助けてくれたか、などもメモしておくと、お礼メールを書く際に具体的なエピソードとして盛り込むことができます。

インターンシップ参加後

インターンシップが終了したら、いよいよお礼メールを書く準備をします。注意したいのは、お礼メールを出すタイミング。

参加した時の記憶が一番はっきりしている、参加直後に出すのが最も好ましいでしょう。あまり日を置くことはおススメしません。

インターンシップに参加してどう感じたか、何が勉強になったか、先輩社員の〇〇さんの、こんな話が印象的だった、など、自分の中の熱が冷めないうちにひとまず文章にして書きとめておきましょう。

また、熱が冷めないうちにというのは企業の人事担当者にも同じことが言えます。参加した学生の顔や名前、印象がまだはっきりしているうちに、学生からお礼メールを送られるとやはりうれしいものです。

良い印象を強く残すという意味でも、タイミングは大切です。出来るだけ、インターンシップが終了した当日か翌日などに送るのが良いでしょう。

気を付けるべきこと

インターンシップに参加した際、企業の担当者とこれ以上ないほど打ち解けられた、ということもあるかもしれません。時には敬語を崩して会話したりというシーンもあったでしょう。

ですが、あくまでも立場は「企業の人事担当者」と「インターンシップ参加学生」であることを忘れてはなりません。社会人としてのマナーはきっちりと守りましょう。

お礼メールに(笑)や顔文字、過度な装飾文字を入れるのは当然厳禁です。失礼のないようにしましょう。

お礼メールの例文

以下に例文を掲載します。形式や出だしの部分はそのまま使っても支障はありませんが、感想の部分は実際に自分が体験したこと、感じたことをもとにオリジナルの文章を作りましょう。

【件名】

「インターンシップ参加の御礼(〇〇大学△△学部 名前)」

【本文】

株式会社 〇〇
人事部
△△ 様

大変お世話になっております。
×月××日から×月××日まで、〇〇支店で開催されたインターンシップに参加させていただきました、〇〇大学△△学部 □□学科の(名前)でございます。

今回のインターンシップのお礼をお伝えしたいと思い、メールさせていただきました。
このたびは、貴重な体験をさせていただき誠にありがとうございました。××日間の期間中、たくさんのことを学ばせていただきました。

※感想※
今回、〇〇様から△△事業についての今後の展望についてお話をお聞きし、参加前に想像していた印象とはまた違った、貴社の魅力を知ることが出来ました。

先輩社員の〇〇様から、□□という仕事内容についてお聞きすることが出来ました。
仕事のやりがいや喜び、大変だったことなど、現場の方だからこそ語ることができる生の声を聞くことができ、仕事内容についても理解を深めることが出来ました。

一番印象的だったのは、インターンシップのプログラム内の〇〇です。とても興味深い内容で、もっと時間が欲しいと感じるほど夢中になってしまいました。

参加させていただき、心よりお礼申し上げます。
ご多忙中の折、皆様には大変丁寧に対応いただきまして誠にありがとうございます。
取り急ぎお礼を申し上げたく、メールにて失礼いたします。

末筆ながら、貴社のますますのご発展と皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。

【署名】

(名前)

〇〇大学 △△学部 □□学科
携帯番号:×××
メールアドレス:×××
住所:××

・メールなので、手紙に書くような「拝啓」や「敬具」などの頭語を入れる必要はありません。

・相手の会社に対する敬称は、メールや手紙、文章上では「貴社」となります。口頭では「御社」とするのが一般的です。

・企業担当者の手元には、学生からのメール以外にも様々な連絡が届きます。いつ、どこで、何のインターンシップに参加したのかを情報として入れましょう。また、名前のほかに大学、学部、学科などの所属を述べましょう。

・メールだからこそ、文字変換や誤字脱字がないか、送信先に誤りはないか、添付漏れなどがないかを必ず確認してから送信しましょう。

・署名を入れておいた方が良いでしょう。企業担当者から返事が来たり、今後連絡があることも考えられます。企業からのメールはパソコンからがメインとなります。パソコンからの送付メールを受け取れるアドレスを記載しましょう。

・リクナビやマイナビなどの就職サイトからインターンシップにエントリーした場合は、すでに住所登録していると思いますので文面に記載する必要はありません。直接申し込みなどで企業担当者が住所を知らない場合などは記載しておくと親切です。

特に夏や冬、帰省シーズンなどは実家に帰ったりなど移動することも多いかと思います。企業から何か郵送物があるときのことも考え、記載しておいても良いでしょう

あなたにしか出せない、オリジナルのお礼メールを

きちんとした書式を使い、マナーに反しないような文章にすることは大切です。

ですが、定型文をそのまま使い、儀礼的に作った文章は逆につまらない印象を相手に与えることにもなりかねません。インターンシップ中に感じたり見聞きしたことで、自分だからこそ言える内容を具体的に伝えましょう。

また、インターンシップの参加体験が心に残ったなら、それは立派な企業の志望動機になります。将来、就職活動の際に面談、面接の場で話すことができる材料となりますので、作成したお礼メールの内容は手元に残しておくことをおススメします。

(例)
・先輩社員の〇〇様から聞いた話に感動しました。現場の仕事のやりがいを知り、自分もいつかこんな仕事がしたいと強く思いました。

・体験型インターンシップで、私は実際に〇〇の作業をさせていただき、新しい発見が多くありました。

・〇日目の××というプログラムがとても印象的でした。

・体験終了後、参加者全員に〇〇を用意してくださっていたことにとても驚き、感激いたしました。

例文はあくまで例文です。参考にしながらも、自分なりの文章を考えてみましょう。

お礼メールであなたの最後の印象が決まる

お礼メールを送るというと、就活を意識しているような、打算的なイメージを持ってしまう方もいるかもしれませんが、変に意識せず、貴重な時間を割いてくれた企業の方に純粋にお礼の気持ちを伝える。それで良いと思います。

社員の方は、通常業務を抱えながらも学生により良い就業体験をしてもらいたい、という気持ちから、業務時間を抜けてプログラムに参加してくれています。忙しい中自分たちのために時間を割いてくれた。

そう思うと、なんだか感謝の気持ちがわいてきませんか?

その感謝の気持ちで送った一通のお礼メールが、あなたの最後の印象を決めます。

結果的に、それが企業とあなたの方の縁をより深め、良い関係を築くことに繋がれば、企業にとってもあなたにとっても、とても良いことではないかと思います。

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