退職の手続きと心得。挨拶の例文、引き継ぎ、菓子折りの選び方

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今の職場から退職をして別の企業に転職をしたいと考えておられる方は多いでしょう。

だけど退職自体もうまくいくか分からないし、その先も果たして自分の思うように物事が進むのか…と不安になるのも仕方がないかもしれません。

ここで言えるのは、退職をするならそのための準備をしっかりとしておかなければいけない!ということです。

あなたの退職、そして転職が成功するかどうかはこの準備の段階をどの程度しておくのか…ということにかかっているんですよ。

準備を何もせずにいきなり会社を辞めてしまったら…?

では、もしも転職活動のための準備を特に何もせずに会社を退職してしまったとすれば、そのデメリットというのは何があるでしょうか。

  • 金銭的に厳しくなってしまう
  • 会社に大迷惑をかけてしまう・もちろん会社のメンバーと疎遠になる
  • 精神的にも追い詰められてしまう
  • 支払いに追われることになる(家賃・年金・住民税など)

やはり、一番の問題になるのは金銭面でしょう。自己理由によって退職をする場合には、三ヶ月は失業保険をもらうことができないことを覚えておきたいものです。

さらに、これまでは会社が負担してくれていた支払いなどもいくつも出てくるでしょう。

これらの支払いに追われて焦っていると正常な判断ができなくなるので、どこでもいいから入れる会社に転職すればいい…という思考になってしまうかもしれません。

そうして良くない条件の会社に転職してしまうと、また退職…と辛いループを繰り返してしまうことも考えられるのです。

これらのことを避けるために、退職するまえにはしっかりと準備をしてから挑むようにしましょう。円満に退職をするためには不可欠なことですよ。

退職のためにしておくべき準備とは

では、具体的に退職をする前にどのような準備をしておけばいいでしょうか。

  • 自分がこの先、働きたい仕事をはっきりさせておく
  • 次に転職したい企業をしぼっておく
  • 面接の準備と対策を万全にしておく
  • 転職希望の職種に合わせて資格を取得する

退職をしてからも別の企業に転職をして働いていかなければなりません。

ですから面接の準備はもちろんのこと、次の職場に移った時に有利に働くことができるように資格を保有しておくことが大事です。

そしてそのためには、自分が次にどんな仕事をしたいのかを明確にしておきましょう。その仕事によって取得する資格も変わってくるからです。

退職するときにどのように切り出すか

退職するときに、誰にどのように切り出すか…というのはとても大事なことです。ここを失敗してしまうと、転職がうまくいかない場合もあるほどなので、しっかりと計画しておきましょう。

  • 直属の上司に最初に退職したいことを伝えるべき
  • 伝える時期は退職する1ヶ月から3ヶ月ほど前にしておく
  • 他の誰かに聞かれないようにしておく(もちろん話さない)
  • この時に理由として使うのは「一身上の都合」
  • もし上司から引き止められたとしても、そこは丁寧にお断りする

まず、最初に伝えておくべきなのは自分から見て直属の上司になります。ここを飛ばしていきなり会社にいくとトラブルに発展する可能性が出てくるので注意してください。

ここで話すときには特にマナー良く行動するように気を付けましょう。

横柄な態度で退職したいと告げたりすることがないように、これまで会社にお世話になって感謝していることを告げつつ丁寧に話を進めていくようにしてください。

実際に直属の上司に切り出すとき

上司に切り出すタイミングというのは、とても難しいものです。なるべく上司が忙しくしていない時間帯を選びましょう。

昼間の休憩時間など、ちょっと一息つける時などがいいですね。切り出す言葉としては、「すみませんが、ちょっとよろしいでしょうか。」などと言うといいでしょう。

この時にいきなり「退職についてです」などと言うと、上司以外の人にも退職をすることがバレてしまうので非常に良くありません。

必ずこの時点で周りの人に気付かれたりすることがないように、しっかりと気を付けてください。

そして上司と話すときには、二人きりになれる個室にするなどしてもらうとさらにいいですね。

廊下だと周りに通行人がいますし、バタバタしていては落ち着いて話がしづらくなってしまいます。なるべく、ゆっくりと話せる環境を意識するようにしてくださいね。

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自分の働いている状況によって、退職の切り出し方が変わることを知っておこう

さてここでちょっと番外編ですが、自分が新卒か、それとも新入社員なのかー。はたまた試用期間だったのか。

それによって切り出し方にも違いが出てくるのです。それぞれの場合のポイントをご紹介していきますね。

新卒だった場合のポイント

新卒で採用されている場合、すぐに入ったばかりで退職をしたいなんて言いづらい…と考えてしまうでしょう。

しかし、自分が会社を辞めるタイミングは自分で決めることができるのです。ですからここははっきりと退職の意思を伝えていくべきですね。

新卒の場合にオススメなのは、早めに出勤して上司が出勤してくることを待つことです。

上司が来たらこう伝えましょう。「おはようございます。◯◯さんに折り入ってお話したいことがあります。またご都合が良いときに少しお時間いただけないしょうか。」

このように伝えると、急ぎの用がない場合にはそのまま話を聞いてくれたりするでしょう。その際にはこれまで教育してくれた上司にお礼を伝えつつ、退職する旨を丁寧に伝えましょう。

新入社員だった場合

会社としては、これからあなたを長い期間をかけて育てていくことを前提に雇っているわけです。

だから、それが達成することができず迷惑をかけてしまうことになるのですから、必ず三ヶ前には切り出すようにしてください。これは新卒の場合にも同じことが言えますよね。

切り出し方としても新卒と同じように考えれば良いでしょう。

まだ試用期間だった場合

本格的に社員として雇用される前に、試用期間として働く時期がありますよね。

この時期に「この会社はどうしても自分に合わない。辞めるしかない」と考えることがあるかもしれません。

この場合、試用期間だから辞めても特に問題ないだろうと考える人もいますが、そんなことはないんですよ。やはりきちんと自分の口で退職する旨を伝えるべきです。

試用期間の場合は、どうして今の仕事が合わなかったのかということをプラスに置き換えて伝えるようにしてください。

切り出し方は、やはり「ご相談があるのですが」などと言うようにしましょう。

どのパターンでも同じように言えることは、退職する旨を伝える時には必ず直属の上司に話すということです。

たとえ雑談の中だったとしても、同僚などに自分が退職したいなどと話してはいけませんよ。

退職の旨を伝えたら、次にするべきこと

最初の段階を無事に終えることができたら、次は何をすればいいのでしょうか。
この後もするべきことがたくさん待っているので、しっかりと順序に沿って行っていきましょう。

  • 退職届(退職願)を作る
  • まだ話をしていない同僚などにも、退職することを伝える
  • 後方への業務の引き継ぎを責任をもって行う

まずは退職届(退職届)の作成をしましょう。その他には直属の上司以外(同僚や先輩、他の上司)へ退職の話をしたり、引き継ぎをしていく必要があります。

「立つ鳥跡を濁さず」ですから、きちんと引き継ぎをしてすべてを片付けてから退職するように意識してくださいね。

退職届と退職願いの出し方とその違いについて

現在は退職届と退職願はあまり区別が付けられていないかもしれませんが、この2つには大きな違いがあるんですよ。

会社に自分が退職をしようという考えがあることを告げるために提出する書類には、退職届と退職願がありますよね。

そもそも、退職届と退職願はどのような違いがあるのでしょうか。

基本的に退職届の場合には、提出してから二週間経過すれば自動的に退職が受理され、会社との契約が終了することになります。いわば強引な形で退職をする、ということですよね。

この場合強制的に退職をすることになるのですから、どうしてもトラブルに発展しやすくなりますし、これまで会社で築いてきた良好な関係にも暗雲が立ち込めてしまうかもしれません。

反対に退職願の場合には、文字通り「退職をお願いする」わけですから、会社から却下されてしまう可能性もあります。

しかし、なるべく円満に退社をしたいなら退職届よりも退職願を提出することをオススメします。

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退職願と退職届マニュアル。それぞれの違い、書き方、提出の流れ

退職願にするなら、なるべく早い時期に提出しておくようにしましょう。

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後任者への引き継ぎの理想的なやり方とは

これまで行っていたすべての業務を完璧に引き継ぐのは無理かもしれませんが、それでもできるだけのことはしておきましょう。

後任者が見て分かるようなマニュアルを作成しておくのは喜ばれます。しっかりと表に残すことでこれからの業務内容を理解しやすくなりますからね。

さらに、取引先には後任者と二人で出向いて挨拶をしておくのが一番いいです。間に合わない場合はメールにしてもらうこともできますが、やはり顔を見て挨拶をしておくのが一番です。

次に引き継いていく人のためにも、ここは早め早めに逆算して動いておくことをオススメします。

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退職の引き継ぎガイド。後任&取引先に行う引き継ぎの流れと注意点

退職するときには挨拶が欠かせないものだということを覚えておこう

退職をする場合には、絶対に挨拶が欠かせません。やはりこれまでお世話になった方々に、お礼の気持ちを込めて挨拶をしましょう。

しかし、面と向かって挨拶をする時となるとどうしても緊張しますから、前もって文章を考えておくことをオススメします。

さらに、直接会って話せない場合にはメールを送ることもできますね。例文も参考にしてみてください。

社内で挨拶やスピーチをする場合に気を付けるべきことと例文

会社内で直接会える人には、やはり顔を見ながら最後の挨拶をしたいものですよね。挨拶の長さとしては、1分から2分程度の内容にしておくといいでしょう。

その場合の例文はこちらです。

本日は、お忙しいところお時間を取っていただきまして本当にありがとうございます。

私は、一身上の都合によって本日で退社をすることになりました。

この会社に入ってから◯年間、至らぬこともたくさんあったと思います。皆様にはいつもあたたかいご指導をしていただいたことを心から感謝しております。

現在まで仕事をこなしてこれたのも、ひとえに皆様のお陰だと感じております。この会社で経験してきたことは、私にとって大きな財産になりました。

これから歩んでいく道は違いますが、これまでの経験をしっかりと活かしていきたいと思っております。

これからの皆様のますますのご活躍とご健康を心からお祈りしております。皆様、本当にありがとうございました。

スピーチの内容として必ず盛り込みたいのは、退職するという報告とこれまでの感謝の気持ちだということを覚えておきましょう。

退職の挨拶をする時はどうしても緊張して早口になりがちなので、大きな声でなるべくゆっくり話すように意識してください。

なかなか会えない同僚などに挨拶メールを送る場合の例文

会社内でもなかなか会えない人にはメールにて挨拶文を送ることが最近では主流になってきています。

挨拶メールを送るタイミングとしては、退職をする当日かその1週間前くらいになります(会社によって規定がある場合もあるので、確認しましょう)。

では、メールで挨拶文を送る場合の例文もご紹介していきますね。

◯◯課のみなさま、本日もお疲れ様です。

私事ではありますが私◇◇は◯月末をもちまして退社することとなりました。

本来ならば直接ご挨拶に伺うべきなのですが、この度はメールでのご挨拶にさせていただきます。

在籍中は本当にお世話になりました。至らぬ点もあったかと思いますが、いつも助けていただき感謝しております。

業務をこなす上で困難に感じることもありましたが、壁を乗り越えることで多くのことを学ばせていただきました。

退職後の私の連絡先は下記になりますので、今後ともよろしくお願いいたします。
(携帯番号)

最後になりましたが、これからのみなさまのご活躍を心よりお祈りしております。誠にありがとうございました。

これまでお世話になったことへのお礼と退職の挨拶を伝えましょう。退職の理由は一身上の都合でOKです。

退職後の連絡先を記載しておくことで、「これからもお付き合いしたい」という気持ちの表れになります。

お世話になった上司へ、メールで挨拶文を送る場合の例文

入社してからずっとお世話になってきた上司には、他の人とは一味違う文面にすることをオススメします。

お世話になったことの感謝を散りばめた内容にしましょう。このメールを送るタイミングは、社内に送るものと同じく最終日かその1週間前などでOKです。

◯◯課の◇◇様

本日もお疲れ様です。◯◯課の◆◆です。

この度、私の一身上の都合によって◯月末で退社をすることになりました。本来ならばお会いして挨拶をするべきなのが、メールにて失礼させていただきます。

◆◆様には私が入社してすぐから本当にお世話になってきました。たくさんのことを学ばせていただき、おかげさまで私も大きく成長することができました。

なかなか成績が伸びず、私が悩んでいた時にも叱咤激励のお言葉をいただき、大変ありがたかったことを思い出します。

いたらぬ点も多々ありましたが本当にお世話になりました。◇◇様から教えていただいたことを、これからもしっかりと活かしていけたらと思っています。

退職後の私の連絡先はこちらになりますので、これからも連絡いただけましたら嬉しいです。(携帯番号)

最後になりましたが、◇◇様のこれからのご活躍を心からお祈りしております。誠にありがとうございました。

たくさんお世話になった上司なので、とにかくお礼の言葉を告げるようにしてください。

どのようにお世話になったのか、具体的に入れるとよりお礼の気持ちが伝わりやすくなりますね。

取引先の相手にメールで挨拶文を送る場合の例文

最後に、取引先の相手にメールで挨拶文を作成するなら、どのタイミングで送ればいいのでしょうか。

会社内で退職の意向が伝わっているなら、退職日から2.3週間前までには送るようにすると引き継ぎなどもしやすいです。

さらに、挨拶メールの文面はどのような文章にすれば良いでしょうか。こちらも例文を参考にしてみてみてくださいね。

株式会社◯◯ ◇◇様

いつも大変お世話になっております。◯◯株式会社の◆◆です。

私事で大変恐縮なのですが、きたる◯月31日をもって、一身上の都合により退社をすることになりました。

◇◇様には平素より大変お世話になり、心から感謝しております。本来ならば直接お会いして挨拶をするべきなのですが、メールでの挨拶になってしまうことをお詫びいたします。

◇◇様には何かとお力添えをいただきまして、本当に感謝しております。◇◇様がいつもしてくださる、楽しいお話を聞かせていただくのが私の楽しみでした。ありがとうございました。

私の後任には、同じ部署の△△が努めさせていただくことになっております。

後日改めて△△がご挨拶に伺わせていただきますので、今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。

貴社のご発展と、◇◇様のさらなるご活躍を心からお祈りしております。誠にありがとうございました。

このように、これまで取引をしていただいたお礼がしっかり伝わるような文章にしてください。

お世話になった上司への挨拶メールと同じく、個人的なエピソードを少し入れるようにするといいでしょう。

最後の挨拶の時に渡す、菓子折りはどのようなものを選ぶべきなのか

退職をするときに一番最後に会社のみなさんに配るお菓子は、どんなものを選べばいいのでしょうか。

さらに、1人1人にちゃんと配らなければならないのか…そのあたりも初めてであれば分からないことだらけですよね。

さらに、菓子折りを選ぶ時に注意しておくべきことをご紹介していきます。

  • お菓子の種類は詰め合わせにするのが良い
  • 賞味期限が長いタイプのお菓子を選ぶようにする
  • 誰にでも問題なく無難なのは、焼き菓子やクッキー
  • 年配の方が多いなら煎餅やおかきなどが人気
  • 「のし」はいらない
  • 菓子折りの値段は気を使わせない、1000円から4000円程度にする
  • 特別にお世話になった人には小さなギフトをプラスする
  • 基本的に一人ずつ配る必要はない

退職の時に渡すお菓子はどんなものがいいか分かりにくいですが、逆に自分に置き換えて考えてみれば分かりやすいでしょう。

たとえば、会社で仕事をしながら片手間に食べられるようなものがやはり助かりますよね。ですから、1つずつ個包装されていてなおかつ色んな種類があるものが喜んでもらえそうです。

さらに、お菓子によってはもともと短い賞味期限のものもありますが、なるべく余裕があって1ヶ月以上もつお菓子にしておくと皆から重宝されるでしょう。

賞味期限が短いと、急いで食べなければなかったり休んでいる人は食べられなかったりと、余計なストレスを与えてしまうかとになるからです。

やはりこのあたりも、会社のメンバーへの気遣いをするのが大事だということですね。人数が少なければ1人ずつ配ってもいいですが、多い場合には直属の上司に渡すのが良いでしょう。

▼関連記事
退職時の菓子折りマナー。ハズレのないお菓子の種類や渡すタイミング

退職してから必要になる書類などの手続きもある

退職が完了したあとに会社に返却するべきものは結構あるんです。まずは、会社に返却する物から見ていきましょう。

  • 会社で使用していた身分証明書
  • 会社のお金で購入したもの(パソコンや備品など)
  • 健康保険証
  • 名刺(自分の物と、取引相手の物)
  • 制服や社章・印鑑
  • 通勤定期券

これらをちゃんと返却していないと、あとになってから連絡があったりしてトラブルの元になるので気を付けてくださいね。

制服や作業着などはそのまま返すのではなく、ちゃんとクリーニングに出してから返却をするようにしましょう。

続いて、会社から受け取るべきものはこちらです。

  • 年金手帳
  • 源泉徴収票
  • 離職票(転職先がまだ決定していない場合)
  • 雇用保険被保険者証

この中で源泉徴収票と離職票は、退職が完了してから発行されることになります。必要な場合には自宅に発送してもらえるようにお願いしておいてください。

円満に退職をする秘訣を頭に入れておこう!

これまでたくさん転職をするためのポイントが考えてきましたが、最後に円満に退職をするためにしっかりと覚えておいてほしいことをまとめます。

  • 退職の旨は早めに(1ヶ月から2ヶ月まえまでに)伝える
  • 直属の上司以外には絶対に漏らさないように気を付ける
  • 最後まで気を抜かずにしっかりと仕事をやり遂げる

最初に直属の上司に伝える時期や、他に漏らさないことなどは徹底しましょう。最後まできちんと仕事をするのは本当に大切なことです。

円満に退職できない人にはやはり特徴があった

同じように退職していても、円満に退職ができない人がいます。そのような人には、やはり何かしら原因があるのです。

  • 退職することが決まった途端に仕事が適当になってしまった
  • もともと会社での人間関係がうまくできていなかった
  • 転職をする計画を綿密に立てていなかったから
  • 引き継ぎが十分にできなかった
  • 会社の悪口を言ってしまったから

やはり、退職をするためのステップをしっかりと計画しておくことはとても大事です。

ちゃんと計画内容を理解しておけば、退職をすることによる不要なトラブルをなるべく避けることができるでしょう。

退職の手続きと心得をしっかりと理解しておく必要がある

やはり最後の印象というのは人にとって深く印象に残りやすくなるので、途中で気を緩めることなく進めていくことが大事ですよ。

退職をする時の切り出し方やスピーチの仕方、提出するべきものなど漏れがないようにしておきましょう。

順序通りにしっかりと退職ができれば、その次に希望している職場でも自信をもって働いていくことができるでしょう。

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