事務職の志望動機の書き方。5つのポイントでアピールできる

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転職を考える時に大切なことは、ご自身の魅力を相手へ的確に伝えることではないでしょうか。履歴書や職務経歴書といった書面によるアピールの他、面接で自分の良さを伝えることも大切だと言えます。

なかでも「志望動機」は特に重要度が高く、企業にとって必要な人材であるかを判断する重要なポイントになります。

この記事では、転職で事務職を希望する際に着目すべき志望動機についてご紹介します。

事務職の具体的な仕事内容についても触れますので、ご自身がどの点で向いているのかを判断する指標になれば幸いです。

事務職へ転職するとき、志望動機を考えるポイント5つ

事務職を希望するに当たり、どのような点をアピールすれば企業側にプラスに響くのでしょうか?

もしご自身に事務職に向いている素質があるのならば、それをしっかりと相手に伝えておきたいものです。

まずは、事務職に必要なスキルに触れると共に、おすすめの志望動機についてご紹介します。

人と協力して作業するのが得意なことを伝える

事務職は、社内のさまざまな部署の人、クライアントさんやお客さんなどとの関わりがとても大切な仕事です。

縁の下の力持ち的のような仕事ですが、1つ1つの作業が人との繋がりの上で成り立っているのです。

そのため、他人と協力して物事を完成させることが得意な方にとっては、とても達成感のある仕事だと言えます。他人と円滑にコミュニケーションを取り仕事を進められる方は、その点をアピールすると良いでしょう。

持っている資格や知識についてアピールする

事務職の仕事内容には、数値の計算をしたり、パソコンでデータ入力したりする作業があります。

そのため、簿記やタイピング能力といった資格を持っていると、作業が円滑に行なえることが多いのです。

また、さまざまな人との関わりがあるため、色々な分野の知識が豊富だと、コミュニケーションの上でプラスになってきます。業務内容の知識に長けている場合だけでなく、知識内容が幅広い場合もアピールしてみると良いですね。

細やかで素早いサポート力をアピールする

仕事を進める際に、物事を先読みしてサポートしてくれたり、気を遣って丁寧な対応をしてくれたりすると、とても仕事がし易くなりますよね。

丁寧かつ素早い作業は難しいですが、それが出来るとなれば伝えるべきです。仕事に対して几帳面に、さまざまなことに配慮できる能力が大切なのです。

作業が素早くこなせるかどうかは、元々の処理速度以外に、仕事内容が得意かどうかも関係してくるでしょう。

得意なことは素早くこなすことができますよね。前もって業務内容を確認し、その作業をすることが得意な場合は、具体的に伝えてみましょう。

これからスキルを身につけたいことを伝える

今までに事務職経験がない方・細やかな作業を得意になりたい方などは、これから習得したいという熱意を伝えるのも大切です。 

会社によって事務職の内容には微妙に違いがありますが、どの業種の事務員になったとしても共通して、培った能力は生かせます。デスクワークについては事務職以外にも応用できますよね。

違う職種であっても、事務的な仕事ができるというのは大きな強みになるため、スキルを身につけたいという思いを、しっかりと伝えることがポイントなのです。

その会社で働きたいという熱意を伝える

事務職という職種に限らず、その会社の考え方に強く共感できる場合はその熱意を伝えましょう。

基本的な考え方に強く共感できるとか、行動指針が明確で自分の今後がイメージしやすい会社であると、働いていて強くやりがいを感じます。

その会社のことを知るためには、多くの会社で一般公開されている、経営理念・行動指針などを読むこと、実際に企業に赴いてみることが大切でしょう。

企業に赴くと、実際に働いている方の姿を見られたり、疑問に思っている内容を聞く機会がとれたりするので、よりイメージが湧きやすくなりますね。

事務職の志望動機の例文

実際に文章にしてみました。自分の立場や経験と、採用側が求めているものを照らし合わせ、グッとくる志望動機を考えましょう。

未経験者が転職を希望する場合

私は人と人とを結ぶ仕事をするのが好きです。前職で働いていた際も、私の提供するサービスによって、多くのお客様から感謝される事にとてもやりがいを感じていました。御社の営業部でのアシスタント業務は未経験ではありますが、私の前職の接客業の経験が生かせると思い、志望させて頂きました。

また、「気遣いがある」と人から評価される事が多い為、サポート業務の多い営業部でのアシスタント業務で活躍できると確信しております。

高校生や新卒の場合

学生時代に〇〇部に所属しており、スポーツを通じて仲間とのチームワークの大切さや、一つの目標に向かってひたむきにこつこつと努力し、達成する事の大切さを学びました。

御社の事務職の業務ならば、学生時代の部活動での経験と共に、私の「こつこつと最後まで責任を持って物事に取り組み、必ず遂行させる」という性格を生かして働けると考えております。

内面をアピールする場合

私は、一つの事を長時間、真面目に取り組める根気の強さに自信があります。その為、御社の経理事務の業務ではこの性格を生かして、丁寧かつ確実な業務を行いたいと考えております。

また、経理関係の資格取得を目指すなど、常に上を目指して業務に取り組む姿勢を忘れず、初志貫徹で仕事に臨みます。

経験者が前職の経験をアピールする場合

私は前職で、メーカーの事務職として7年間勤務し、新人の教育なども担当させていただきました。事務作業を効率良く、ミスなくこなすことはもちろん、新しく入ってきた未経験の方に分かりやすく仕事を説明するスキルがついたと考えています。

私は御社の〇〇という商品を小さい頃から使っており、もっと世の中に広まって欲しいと考えております。

前職で培った事務職のスキルを活かし、バックグラウンドから御社の営業担当の方をサポートさせていただきたいと感じております。

事業や商品への興味をアピールする場合(1)

以前より、御社の〇〇という事業に大変興味がございました。私の持つ〇〇の資格や前職で携わっていた技術開発で得た能力や知識、経験を御社の〇〇事業部でぜひ生かしてみたいと考え、志望させて頂きました。

また、事業に取り組みながらも、自分の能力や技術力を上げる努力を怠らず、常に上のレベルを目指して業務を遂行したいと考えております。

事業や商品への興味をアピールする場合(2)

私が御社を初めて知ったきっかけが〇〇という商品でした。生活で身近な〇〇を作っているメーカーである御社でぜひ働きたいと考え、生産部での業務は前職の在庫管理や受発注業務が生かせると確信し、志望させて頂きました。

また、〇〇の資格も取得しておりますので、御社の生産部で資格と経験を生かして活躍したいと考えております。

事務職の主な仕事内容3つ

事務職は具体的にどのような仕事をするのでしょうか?

仕事内容が分かれば

  • 自分にできる仕事なのか?
  • 自分の得意としている作業内容であるのか?

イメージが湧きやすくなりますよね。ここでは大まかになりますが、事務職の基本的な仕事内容について説明します。

書類作成やデータ入力などのデスクワークが多い

事務員と聞いて一番イメージが湧きやすい仕事内容としては、デスクワークではないでしょうか。確かに、机に座って黙々とパソコン作業をすることが多いです。

パソコン作業の内容としては、必要な書類を作成したり、顧客名簿・必要なデータなどを指示通り入力したりといったものがメインになります。

そのため、タイピング能力・計算能力・指示の適切な理解などが、事務職に必要なスキルだと言えます。

スピード重視かつ間違いが許されないため、素早く慎重な作業が大切でしょう。

メール・電話の対応以外に来客対応も行なう

デスクワーク作業を進めながら、お客さんや業者の方への電話・メール対応をしなければなりません。突然、来客の方が来ることもあるでしょう。

電話やメールの対応が、相手の気持ちを考えた丁寧な対応であれば、相手の方は安心しますよね。事務的すぎない、相手を思いやった対応が必要なのです。

来客対応については、ちょっとした気配り・顔の表情・素早い対応が大切です。人前に出ることも考え、身なりにも気を配る必要がありますね。

郵送物の管理・備品の発注などをする

会社に郵送物が届いた時に受け取ったり、会社から郵送物を発送したりする場合に、その手続きを任されることが多いです。

会社に運送会社の方が取りに来てくれる場合もありますし、事務員自ら郵便局などの機関へ出向くこともあるでしょう。

その他、会社で使用する備品の数量をチェックし、不足しないように発注する業務もあります。長期休みの前後は特に、それを見越した発注が必要になるわけです。

事務職はこんな人に向いている!

おすすめの志望動機・事務員の仕事内容を聞いて「私に適職だ」と感じた方もいるかもしれませんが、イメージが湧かない人もいるかもしれません。

最後に、事務職に向いている性格などについて、今までご紹介した内容も含めて、おさらいしていきましょう。

人とのコミュニケーションを取るのが好きな人

人と会話するのが好きな方、人と協力して成果物を作るのが好きな方には事務職は向いています。事務職の人は、毎日誰かしらと話をしなければなりません。

仕事の内容だけでなく、空き時間に日常生活の何気ない会話を挟むことによって、信頼関係の構築にも繋がるのです。

デスクワークを一人でこなすことが多いと思われがちですが、人とのコミュニケーションが、仕事の良し悪しにも関わってきてしまうのが現実です。

人と人間関係を構築するのが得意な方、さまざまな境遇の方と打ち解けやすい方は、ぜひ挑戦してみて欲しい職種だと言えます。

物事をコツコツこなすのが得意な人

事務員は、頼まれた書類などをミスがないように迅速に作成する必要があります。そのため、一つの作業をコツコツと集中して行なえる人には向いています。

何か作業をしている途中に別の作業を頼まれたとしても、それぞれの指示を適切に理解し、優先順位を考えて作業をこなします。

強い集中力をもって仕事に取り組み、時間内にこなせる力が必要でしょう。

柔軟性があり急な予定変更にも対応できる人

1つの作業だけを黙々とこなしていれば良いのではなく、視野を広く持って、自身が優先的にこなさなければならない作業を判断しなければなりません。

新しい仕事を頼まれたら、こなさなければいけない順番を素早く判断し、融通の利いた行動のできる人が望まれます。

周囲の人と共に気持ちよく仕事が出来るよう、常に状況を見渡してさまざまな不測な事態に対して、迅速に対応できると良いのです。

広く浅くさまざまな分野に知識がある人

事務員の仕事内容は幅広いため、どれか1つが著しく得意と言うより、何をやっても飲みこみが早くスムーズにこなせる方が適切です。

ある作業が得意でも、また別の作業は苦手で時間がかかる状態だと、総合的に見れば、時間内に与えられた仕事がこなせないかもしれません。

コミュニケーションの観点で見ても、普段からニュース・情報などをチェックして、さまざまな分野に詳しい方の方が人間関係を築きやすいと言えます。

なぜなら、人と話す際に色々な分野の内容を知っていることで、会話の中で話が盛り上がるからです。共通の話題が多いと、人は親しくなりやすいですよね。

事務職の仕事内容と自分の性格を理解して、志望動機に繋げよう!

事務職の仕事内容・適性のある特徴などに迫ることで、ご自身が事務職に向いているのかどうかが判断できたでしょうか?

誰でもこなせる仕事ではありますが、その中でも向いている性格があることが分かったでしょう。

ご自身の性格や得意なことを振り返り、事務員との共通点を探ることから始めてみると良いかもしれませんね。

この記事を参考に、自分が事務員として働きたい理由について、面接官の方へ魅力的に伝える際の少しでも参考になれば幸いです。

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