事務職の自己PR。事務の種類ごとで違う、アピールすべきスキルとは

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事務職は、ライフステージが変化しても続けやすく、女性から大変人気の高い職業となっています。

競争率の高い職業だからこそ、書類選考や面接では自分の長所を最大限にアピールし、ライバルにぐんと差をつけたいです。

今回のテーマである「自己PR」は、事務職を目指す人が作成する時に苦手意識を持ちやすい項目でもあります。事務職向けの自己PRを作成する時のポイントをまとめましたので、参考にしていただけると幸いです。

事務職の自己PRは作成するのが難しい?

事務職は、企業の事務処理を担当する職種です。働きやすそうなイメージがあり、女性に人気の高い定番の仕事となっています。

人気があるだけに、採用は倍率も高いので「楽そう。」「簡単に採用してもらえそう。」と安易に考えている人は、採用の枠からあぶれてしまうかもしれません。

事務職に応募したら、まずは書類選考、面接の通過を目指しましょう。履歴書、職務履歴書の内容を充実させ、企業へ存在をアピールする必要があります。

履歴書、職務履歴書に設けられている「自己PR」は自由度が高く、自分のスキルやキャリアをアピールできる絶好の場です。このスペースを十分に活かしましょう。

自己PRの書き方は、具体的なエピソードを交えながら自身の長所を説明し、その長所を活かしてどのように業務へ貢献できるかアピールする形になります。

ポイントは、応募先の部門で役立つようなスキルやキャリアを盛り込み、採用担当者が「ぜひ我が社の事務職に採用したい」と思うような具体的な文章に仕上げること。

ただ、事務職は「サポート役」「縁の下の力持ち」的な職種で、職務にからめたエピソードを書こうとするとインパクトが弱いものになりがちで、意外に作成するのが難しいと言われているのです。

抽象的、ありきたりなエピソードではアピールする力に欠けるので、ひと工夫してアピールポイントを強調する必要があります。

特別なキャリアや実績がないため自己PRに苦手意識を持つ人もいますが、どなたでも学生時代や前職の経験から棚卸しをすれば、ほかの人にはない強みがいくつか見つかるはずです。

応募先の業務内容や求めている人材がどのようなものかしっかり研究したうえで、自己PRの構成を練ってください。

事務職全般に求められるスキルを把握しよう

まず、事務職の仕事内容、事務職にはどのようなスキルが必要か知ることが大切です。

業種や部門、事務職の種類によっても仕事の内容は少しずつ異なりますが、事務職全般に共通して、次のような仕事が中心となっています。

  • 書類の作成や整理
  • 電話・来客の応対
  • データ入力
  • 備品の管理・郵便物の管理等

そして、事務職の人がこれらの仕事を潤滑に行うためには、特に次のスキルが必要とされます。

  • パソコンスキル
  • コミュニケーション能力
  • 事務処理の正確さ
  • ホスピタリティ

自己PRを作成する時は、これらのスキルの中からテーマ(自分の長所)を選び、その根拠となるようなエピソードを拾い上げて、具体的に説明していけばよいのです。

パソコンスキル

事務職は、データの集計や資料の作成などパソコンを使った業務が中心になります。自己PRでも、どれくらいパソコンが使えるのかアピールすることが大切です。

パソコンによる処理をスピーディかつ正確に行うためには、少なくともWord、Excelで文書を作成する基本スキルが必要です。部門によってはPowerPointで資料を作成することも多くなります。

採用時に特別な資格は求められないことも多いのですが、マイクロソフト社「MOS」や商工会議所「日商PC検定」など基礎的なPCスキルの資格があると重宝されます。

コミュニケーション能力

事務職は、社員が業務をスムーズに行えるよう、職場のチームワークを保ちながらサポートを行う立場にあります。

デスクに向かってコツコツと作業するばかりが事務職の仕事ではありません。電話や来客の対応、書類のやり取りや打ち合わせなど、社内外の人とコミュニケーションを取る機会は意外に多いのです。

そこに必要なのは、周囲と円滑にコミュニケーションがとれる能力です。自己PRでは、

  • こまめに報告・連絡・相談が行える
  • 場の空気を読みながら穏やかに行動することができる
  • 周りにすすんで声かけをすることができる

…といったアピールができると印象が良いでしょう。

事務処理の正確さ

事務職に就いたらどの職場でも、書類の作成や処理、データ入力などを任されます。

これらの業務が締切りに間に合わなかったり間違いが起こったりすると、大きなトラブルの原因につながるため、事務処理はあくまでもスピーディかつ正確に行わなければなりません。 自己PRでは、

  • 不備を出すことなくデータが納品できる
  • 納期に合わせて計画的に処理が進められる
  • 複数の業務を同時にこなせる

…など、正確性、計画性、タスク管理能力のアピールできるエピソードがあると心強いでしょう。

ホスピタリティ

ホスピタリティとは、おもてなしや思いやりのことです。接客業に必須とされるだけでなく、事務職にもホスピタリティが求められます。

事務職は、表立った役割をするというよりは周りの社員が担当業務に専念できるよう、裏方として支える立場にあります。

事務職のホスピタリティとは、社員の業務がしやすいように先まわって環境を整える、さりげない気配りで社員のモチベーションを保つ、といったサポートのことです。

こういった気配りがあると、職場の生産性が高まり業績アップにつながりますよね。

事務職は、単に事務処理をこなすだけでなく「職場のために貢献したい」「周りの人を支えたい」という気持ちを持って周囲に接することも必要なのです。

自己PRでは、学生時代、前職で体験したエピソードを持ち出し、思いやりや気配りが役に立ったことをしっかりアピールするのがポイントです。

事務職の種類ごとに必要なスキルを意識してアピールしよう

ひとくくりに事務職と言ってもさまざまな種類があり、それぞれの業務内容に特色があります。

一般的な事務処理を行う「一般事務」と各部門の職務をサポートする専門的な事務(営業事務、総務事務、経理事務、貿易事務など)とでは、求められるスキルも少しずつ異なります。

自己PRを作成する時は、どの応募先にもあてはまるような抽象的なアピールをするのではなく、応募先の業務内容に合わせて自分の持っているスキルやキャリアを明確に説明していきましょう。

一般事務の自己PR

一般事務は、書類の作成・処理や来客・電話の応対など、あらゆる事務全般を担当します。専門性が高い仕事というよりは、裏方で社員をサポートしながらコツコツ作業することが多くなります。

新卒、事務職が未経験の人でも始めやすい仕事ですが、女性から非常に人気が高く応募者が多いため、書類選考を通過するには、担当者の目を引くような自己PRを作成する必要があります。

しかし、特別な資格やスキルがなくても応募できる半面、自己PRを作成する際には「アピールするようなスキルや実績が見つからない」「特に書くことがない」といった悩みが生じたり、地味な内容になったりしがちです。

一般事務は、事務処理の正確性、ホスピタリティが求められるので、真面目さ、誠実さ、責任感などが伝わるようなエピソードを拾い上げ、具体的な言葉で説明をします。

Excel・Wordのスキルがあれば、どのような場面で役立ったのか明確にアピールすると良いでしょう。

営業事務の自己PR

営業事務は、営業担当者のサポートにまわって専門的な事務処理を担当します。

主な仕事内容は、営業に必要な資料や書類の作成、商品の発注や在庫管理、社外や顧客の電話・来客の対応などです。

営業担当者とはこまめなやり取りを行い、顧客と直接対応することも多いので、特にコミュニケーション能力やビジネスマナーが求められます。

自己PRでは、積極性が感じられるエピソード、あれば折衝の経験がアピールできるとよいでしょう。

また、営業数字をまとめたりプレゼン用の資料を作ったりする際には、パソコンの専門的なスキルを持っているほうがのぞましいため、自己PRではパソコンのスキルレベルや資格が明確にアピールできると、かなり有利になります。

経理事務の自己PR

経理事務は、お金のやり取りを管理する仕事です。具体的には、現金の出納、預金の管理、帳簿の管理、集計業務などがあります。

電卓や帳簿を相手にひたすら数字を管理する仕事ではありますが、お金を管理しているので責任重大です。処理に間違いは許されず、決して単純なルーティンワークとはいえません。

経理事務には、事務処理の正確性と専門的な知識が求められます。応募先の業務内容にもよりますが、やはり経理に関連した資格やスキルは大きな強みになります。自己PRではパソコンスキル、簿記検定を取得していることをアピールしたいです。

性格的には、几帳面で細かいことに気がつける人が適していると言われます。転職の場合は、前職でミスなく業務が処理できたエピソードがあると、信頼性が高まります。

人事・労務・総務事務の自己PR

人事は、社員の採用や異動、社員教育を行う部門、労務は給与計算、社会保険の手続きなどをする部門、総務は備品の管理や企画など総合的な業務を行う部門です。

3つをまとめ管理部門として設置している企業もありますが、大企業ではこれらの部門が独立していることも多いです。人事・労務・総務は会社を運営するために重要な役割を持つ部門で、事務職の陰ながらの支えが欠かせません。

人事・労務事務は、データを処理・管理したり各機関へ手続きを行ったりと、幅広い業務に対応します。

個人情報を扱う機会が多く、事務処理の正確性が求められることから、慎重で責任感のある人が適しています。

また細かい事務処理が多いため、事務の実績がある人が優遇されます。自己PRでは、事務処理に慣れていることをアピールするため、前職で身につけたキャリアやスキルをしっかり伝えましょう。

また総務は何でも屋のような役割があり、積極的にお手伝いしたり、社内外のさまざまな人とやり取りしたりする機会が多くなります。

総務事務を目指す人は、ぜひ自己PRで前向きさやコミュニケーション能力をアピールしておきましょう。

貿易事務の自己PR

貿易事務は、輸出業務や輸入業務に関するさまざまな手続きを行う仕事です。ほかの事務職と比べても専門性が高い職種となっています。

勤務先は、貿易を行っている商社やメーカー、倉庫会社など多岐にわたり、貿易事務の業務内容も業種や部門によって少しずつ異なります。

主な業務は、通関の手配や書類の作成、海外との交渉、荷物の配送や商品納入などの手続きなどです。

貿易に関する法的な知識、海外とコミュニケーションをとるための外国語のスキルが必要になります。

自己PRではこれらのスキルに加え、前向きにスキルアップしようとする姿勢、タスク管理能力の高さをアピールしていきましょう。

事務職の自己PRの作り方・ケースごとの例文

自己PRは、まずアピールしたいテーマ(長所やスキル)を決め、次にテーマに関連したエピソードを見つけて具体的に説明していきます。そして、どのように企業へ貢献していきたいか熱意を伝えて締めくくります。

  1. 自分の長所は何か
  2. その裏付けとなる根拠は何か、実際にどのようなエピソードがあったか
  3. そのエピソードでどのような実績が得られたか
  4. 以上の実績を活かして企業でどう貢献していきたいのか

1~4は、自己PRの構成の一例です。この流れでストーリー仕立てにして文章を組み立てたものが次の例文になります。

自己PR(営業事務)の一例
「①私は、先を読みながら業務に対応することができます。(長所)

②前職では販売業務をしておりました。お客様とは直接、またはお電話で応対することもあり、いかに気持ち良くお買い物をしていただけるかを常に考えて行動してきました。(エピソード)

③お客様のニーズをくみ取り、先を読んだ対応を心がけたことで、在庫を切らしてお客様にご迷惑をおかけすることもなく、商品の発注や在庫管理をこなすことができました。(実績)

④営業事務の仕事に就くにあたり、コミュニケーションを取りながら、先を読む行動が成果に繋がるように仕事に取り組んでまいります。(どのように貢献したいか)」

自己PRの文字数は履歴書で3~5行程度、職務履歴書で200~300文字程度とされています。文字数が少なすぎると熱意不足、多すぎると文章をまとめる力がない、とみなされてしまいます。

履歴書は記入するスペースが限られるので多くは伝えられませんが、職務経歴書を提出する場合は、エピソードを交え具体的な自己PR文が作成できます。

自己PRでスキルをアピールする場合

スキルをアピールする場合は、スキルや資格のレベルまで明確に記載し、実際にどのような場面で役立てることができたか具体的に説明しましょう。

単に「得意」「できる」「頑張れる」と抽象的な表現をするのではなく、数値やスキルの名称やレベルを挙げて成果を具体的に伝えることが大切です。

例文:パソコンスキルをアピールした自己PR
「私はパソコンスキルに自信があります。

学生時代はパソコン部に所属し、毎日タイピングの練習を重ねてきました。1分間に100文字を入力するスピードでタッチタイピングができます。またパソコンスキルを磨くためにMOSも取得しました。

前職では事務職を3年間経験しており、ExcelとWordを使った基本的な業務は迅速にこなせます。特にExcelが得意で、VLOOKUP関数やピボットテーブルを使ったデータの集計は、ほかの部署から依頼されて引き受けることもありました。

今までの経験で培ったパソコンスキルを御社(貴社)でも活かし、大量のデータを効率よく抽出・蓄積できるよう貢献したいと考えています。」

自己PRで人柄や性格をアピールする場合

事務職は、コツコツと作業に取り組む真面目さや責任感、社員を細やかにサポートするためのコミュニケーション能力やホスピタリティが求められます。

人柄や性格がどのように企業へ役立つのかが一目でわかるようなエピソードを用い、自己PRを作成しましょう。

例文:真面目さをアピールした自己PR
「私はどのような仕事にも真面目に取り組み、丁寧に仕上げることに自信があります。

一般事務を5年間経験しております。書類の作成やデータの処理においては絶対にミスをすることのないよう細心の注意を払って、コツコツ作業に取り組んでまいりました。その姿勢が社内で評価されるようになり、大きな信頼を得てからは重要な書類の作成をすべて私が担当することになりました。

御社でも、仕事へ真摯に取り組んでまいりたいと思っております。」

例文:ホスピタリティをアピールした自己PR
「私は、フロントオフィスのスタッフが働きやすいような雰囲気作りを心がけてきました。

前職では総務部門に5年間所属し、業務がスムーズに回るよう毎日30分早く出勤して仕事の準備をしてきました。また、どのような仕事も笑顔で引き受け、電話や来客の対応ではさわやかな接客対応を心がけるなど、明るい雰囲気づくりを心がけておりました。

常にスタッフの皆さんが気分良く働けるように努めたことが評価され、ベストサポート賞をいただいたこともあります。

御社では新しい職務に挑戦することになりますが、入社した暁にはさらに細やかな目配りと気配りで業務に貢献していきたいと考えています。」

自己PRに書くことが特にない場合

新卒や第二新卒など、業務に必要なスキルや社会人としての実績がない人は、自己PRで何を書けばよいのかわからず、悩んでしまうことがあります。

このような人が応募してきた場合、実績を述べるのが難しいことは企業側もわかっているので、自己PRで実績がアピールできなくても評価は下がりません。

代わりに些細なことでも良いので、業務に貢献できるような自分なりの工夫や努力の成果をなるべくたくさん探し出してみます。

「やる気」「責任感」「気配り」などがテーマに取り上げやすいでしょう。学生時代のサークル活動、アルバイト、ボランティア活動、前職などからエピソードを取り挙げて長所をアピールすることをおすすめします。

例文:実績がない場合(新卒)の自己PR
「私は、協調性と気配りを心がけることができます。

在学中にアルバイトをしていたファミリーレストランでは、より良い仕事ができるようにと、同僚とのコミュニケーションをはかっていました。

同じホールシフトに入った同僚に目配りをしながら行動し、困っている時にはすすんでフォローすることで、お互いに気持ち良くスムーズに仕事ができることを学んだのです。

私はこのアルバイト経験を通して、協調性、周りの人への気配りを心がける習慣が身につきました。

御社でもこまめなコミュニケーションと気配りを心がけ、社員の皆さんと団結して成果に繋がるような仕事ができるよう精進してまいります。」

事務職の自己PRはポイントをつかめば作成は難しくない

事務職の自己PRの書き方のポイントや、ケースごとの例文について説明しました。

「書くことが見つからない」とつまずく人も多い自己PRですが、ポイントをつかんで作成すれば、誰でも魅力的なアピールができることがおわかりいただけたのではないでしょうか。

また、転職を希望している人は、転職エージェントを利用する機会もあるかと思います。転職エージェントでは履歴書や職務経歴書の添削、自己PRの書き方のポイントのアドバイスもしてくれます。困った場合には、相談してみるとよいでしょう。

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